Projektin tuottamien lopputulosten hyöty

Projektissa on kaikki hyvin. Työtä on tehty suunnitelmien mukaan. Vaatimusten toteutus etenee hienosti, aikataulu pitää ja resurssit on saatu käyttöön halutulla tavalla. Kustannukset ovat toteutuneet ilman budjettiylityksiä ja laatuongelmiakaan ei ole esiintynyt. Projektin päätöspäivämäärä häämöttää tulevaisuudessa alkuperäisellä paikallaan. Projektipäällikkö ryhmineen, projektin omistaja ja ohjausryhmä loistavat tyytyväisyydestä.

Älä unohda projektisi lopputulosten tuottamia hyötyjä

Mutta onko kaikki sittenkään hyvin? Voimmeko tuudittautua tähän turvallisuuden ja tyytyväisyyden tunteeseen, vaikka hyviä uutisia on aina mukava kuulla? Oletteko muistaneet rehellisesti tarkastella sitä, että projektin tavoittelemat hyödyt tulevat toteutumaan halutulla tavalla? Projektin aikana pitää olla rohkeutta nostaa tämä asia esiin. Voi olla raastava kokemus huomata ja tunnustaa, että nyt ei tehdäkään enää oikeata asiaa. Todennäköisesti projektin käynnistyessä tehtiin kaikki oikein niillä lähtötiedolla ja kokemuksella, jota oli käytettävissä. Sen jälkeen maailma on saattanut muuttua tavalla, johon kukaan projektin osallistuvista ei ole voinut vaikuttaa. Lopputuloshaasteeseen voi olla syynä sisäiset tai ulkoiset tekijät. Sisäisesti voidaan oppia toteutuksen aikana jotain ratkaisevaa uutta, joka romuttaa alussa tehdyt olettamukset. Ulkoisesti kilpailijat ovat voineet tehdä ”peliliikkeitä”, jotka kaatavat alkuperäisen liiketoimintatarkastelun. Markkinoille saattaa tulla myös esimerkiksi uusia teknologioita hyödynnettäväksi, joista ei ollut tietoa projektin alussa.

Kuinka tässä tilanteessa onnistutaan? Pitää olla rohkeutta nostaa haasteet esiin!

Kun tämä haaste tulee vastaan, se ei tarkoita sitä, että pitää alkaa etsiä ”syyllisiä” tilanteeseen vaan pitää katsoa eteenpäin. Kysymys kuuluukin: ”Mikä on parasta, mitä tässä tilanteessa voimme yhdessä tehdä?” Tuolloin vaihtoehtona voi olla, että projektin tavoitetta säädetään hallitusti vastaamaan muuttuneeseen tilanteeseen. Alkuperäistä projektiorganisaatiota pystytään hyödyntämään ja projektia jatketaan tällä korjatulla kompassisuunnalla. Tällöin päivitetyllä tavoitteella edennyt projekti saattaa päästää onnistuneiden joukkoon. Joskus tosiasioiden tunnustamisen jälkeen voi olla sopivin vaihtoehto keskeyttää koko projekti, vaikka se saattaakin olla joillekin tuskallinen kokemus. Keskeytetystä projektista voidaan kuitenkin sanoa, että sekin ”onnistui”, koska se ymmärrettiin lopettaa ajoissa eikä sitä jatkettu katkeraan loppuun. Tekemällä ”ei niin optimaalisia lopputuloksia” tuhlataan vielä enemmän aikaa ja resursseja, jotka olisi voitu kohdistaa kannattavampaan tekemiseen tuona aikana.

Turha työ meni ihan hukkaan!

Turhaa työtä pitää välttää, jotta yritys toimisi mahdollisimman kannattavasti. Kaikki tekeminen pitää kohdistaa niin, että se tuottaa hyötyjä ja sitä kautta arvoa halutulla tavalla. Sehän on luonnollisesti jokaisen yrityksessä toimivan henkilön etu. Tämä on loppujen lopuksi varsin ilmeinen asia eikä sitä ole vaikea tiedostaa. Asian käsittely organisaatiossa vaatii kuitenkin keskinäistä luottamusta ja avoimuutta, jotta siitä voidaan aidosti keskustella jatkuvan parantamisen periaatteella. Tämä taasen ei ole aina niin helppoa.

Jarmo Kotkajuuri toimii Kumurassa konsultoivana projektipäällikkönä. Jarmolla on yli 25 vuoden kokemuksella laaja-alainen näkemys ICT:n mahdollisuuksista ja erilaisista ICT-kehitysprojekteista sekä projektimaailman menetelmien ja työkalujen kehityksestä.

Kumura Oy on olemassa, koska projektien kuuluu onnistua. Autamme asiakkaitamme onnistumaan projektitoiminnassa ja yksittäisissä projekteissa. Edistämme projektikulttuuria sen kaikilla tasoilla. Otamme projektit vakavasti.