Projektin riskienhallinta on toistuvasti top kolmosessa projektin onnistumisen kannalta, kun asiaa kysytään projektihallinnan ammattilaisilta. Sekä positiivisten että negatiivisten riskien hallinta ja hyödyntäminen on mahdollista viedä aivan uudelle tasolle, kun projektissa otetaan käyttöön heikkojen signaalien (weak signals / early warning indicators) analysointi.

Riskienhallinta laiminlyödään nykyään valitettavan usein varsinkin yritysten sisäisissä muutos- ja järjestelmäprojekteissa. Riskienhallinta on kuitenkin yksi tärkeimmistä työkaluista projektin laadukkaassa läpiviennissä. Tavoitteena on saavuttaa ne hyödyt, joita varten projekti on suunniteltu, ja saada projekti kaikin puolin onnistumaan. Maailma muuttuu jatkuvasti, uusia riskejä tulee ja vanhoja poistuu, tämän takia riskienhallintaa pitää tehdä käytännön tasolla päivittäin.

Riski on myös mahdollisuus

Kun positiivisia tai negatiivisia riskejä tulee esiin, niin niitä vahvistamalla tai taklaamalla vaikutetaan projektin onnistumiseen. Positiivisista riskeistä puhuttaessa matkan aikana nousee esiin asioita, jotka hyödyntävät projektia tai jotain sen ulkopuolista seikkaa. Esimerkkinä tästä voidaan mainita vaikkapa Rantatunnelihanke Tampereella. Rantatunnelin Allianssissa saatiin isoja säästöjä aikaiseksi esim. maanläjityksessä siten, että maa-ainesta pystyttiin siirtämään suoraan sinne missä sitä tarvittiin. Tällaista toimintaa on mahdotonta suunnitella ennen projektin alkua, mutta töiden edetessä läjitysprosessia voitiin kehittää kustannustehokkaammaksi. Tunneliprojektin budjetti oli noin 20 miljoonaa euroa yli sen mitä oltiin valmiita maksamaan. Mahdollisuuksia johtamalla kustannukset saatiin siihen budjetin raamiin, eli kokonaiskustannus pieneni 10%:lla positiivisten riskien mahdollisuuksia hyödyntäen.

Varhaisen puuttumisen malli projektinjohdossa

Projektin onnistumisen kannalta on hyvä asia, jos projektitoiminnassa voidaan kerätä sekä positiivisten että negatiivisten riskien varhaisia merkkejä. Asiantuntevan riskienhallinnan avulla voidaan vaikuttaa niiden muodostumiseen: mitä aiemmin tilanteeseen päästään vaikuttamaan, sitä tehokkaammin negatiivisten riskien todennäköisyys saadaan estettyä. Jos negatiivinen riski alkaa lähestyä toteutumispistettä, niin toimenpiteet riskin estämiseksi ovat merkittävästi suuremmat kuin jos riskin aiheuttajaan oltaisiin päästy reagoimaan jo riskin alkuvaiheessa. Jos riskiin välttämiseen johtavat toimenpiteet aloitetaan liian myöhään, niin on erittäin todennäköistä, että riski toteutuu eli ‘tulee silmille’. Tämä tarkoittaa yleensä merkittävää kustannus- ja aikatauluvaikutusta.

Riskienhallinta on useasti projektipäällikkövetoista. Riskin syntysijoilta saattaa olla pitkä matka siihen, kun asia kantautuu projektipäällikön korviin saakka. Tällaisia heikkoja signaaleja täytyy osata kuunnella projektitiimiltä ja erityisesti kaikilta merkittäviltä sidosryhmiltä (toimittaja, asiakas, johto jne). Heikkojen signaalien kerääminen projektitiimiltä on vielä verrattain helppoa, koska tiimin kanssa toimitaan yhdessä päivittäin tai viikoittain. Keskustelu voi herätä vaikkapa kahvihuoneessa tai muussa vastaavassa tilanteessa, ja näitä keskusteluhetkiä syntyy tiimin kanssa herkästi. Covid-19 rajoitukset ovat toki tuoneet tähänkin asiaan lisää vaikeusastetta. Projektipäällikön ammattitaitoon perustuen hän puntaroi ja analysoi, tarvitseeko esiin nousseille seikoille tehdä jotain, jottei asia hyppää silmille muutaman kuukauden päästä jostain muualta. Kun ollaan tekemisissä jonkin muun sidosryhmän edustajan kanssa, niin varhaisten varoitusmerkkien kerääminen ja analysointi muuttuu monta astetta haastavammaksi.

Sidosryhmiä ei saa unohtaa

Merkittävien sidosryhmien suunnalta esiin nousevat riskiaihiot putoavat useasti projektipäällikön pöydälle vasta siinä kohtaa, kun tilanteen välttäminen ei enää ole mahdollista. Tämä on tietysti se kaikkein pahin skenaario. Jos päästäisiin riskeihin kiinni jo aikaisemmassa vaiheessa varhaisia varoitusmerkkejä keräämällä, analysoimalla ja käsittelemällä, niin kaikkien sidosryhmien kohdalla parannettaisiin sekä projektin tavoitteiden saavuttamista että aikataulussa ja budjetissa pysymistä.

Projektin budjetti on parhaassa tapauksessa mahdollista alittaa ottamalla erilaiset hiljaiset signaalit tai varhaiset varoitusmerkit huomioon jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Lisäksi aikataulua voidaan jopa nopeuttaa, tai parhaimmassa tapauksessa jopa ylittää tavoitteet. Parhaimmassa tapauksessa projektin sivutuotteena muodostuu asioita, joita ei ole osattu alun perin miettiä, tai joita ei ole ollenkaan asetettu projektin tavoitteisiin.

Riskienhallinnan laiminlyönti voi kostautua hyvin ikävillä tavoilla. Projektin asiakkaan tai muun sidosryhmän kohdalla voi viestinnässä olla tietynlainen rajapinta tai “muuri”. Tyypillistä on, että projektin sidosryhmien välillä käytetty viestintä on hyvin muodollista tai jäykkää, eikä ehkä kunnolla tunneta ihmisiä toisella puolella. Käytetty viestintätyyppi sisältää tyypillisesti sähköposteja, uutiskirjeitä ja muita tämän tyyppisiä asioita, ja näiden osalta täytyy myös osata hyödyntää heikkoja signaaleja ja kerätä tietoa. Esimerkiksi jos loppuvuodesta 2019 olisi Wuhanista saatu ajantasaista tietoa, niin tulevaan oltaisiin voitu riskienhallinnan näkökulmasta valmistautua paremmin, jotta Suomessa ei olisi tarvinnut tilata paniikissa kasvosuojia virolaiselta kauneusklinikalta.

Hyödynnä kaksi korvaa ja yksi suu

Viestinnän kanssa täytyy olla aktiivinen, ja ammattilainen tiedostaa viestinnän olevan kaksisuuntainen asia. Tämä on projektipäällikön syvää ammattitaitoa, osaamista ja johtamista, toki yhdessä koko tiimin kanssa.

Nykyajan hektisessä ympäristössä ihmisillä on monella tavalla rajalliset resurssit toimia. Esimerkiksi toimitusprojekteissa projektipäällikön kohdalla lasketaan yleensä hyvin tarkkaan kaikki kuluerät, ja minimin ylittävät ‘ylimääräiset kustannukset’ raksitaan tällaisista projekteista pois. Huomionarvoista tämän tyyppisissä toteutuksissa on se, että kun riskit sitten tulevat silmille eli aktivoituvat, voi projektin katteelle sanoa hyvästit.

Kumuran riskienhallintaosaaminen rakentaa voittavaa liiketoimintaa

Kuten jo aiemminkin on todettu, riskienhallinta on kuuntelun lisäksi myös viestintä- ja kommunikaatioasia. Pöydän toisella puolella tieto voidaan käsittää sellaiseksi, jonka kaikki osapuolet jo tietävät, tai niin merkityksettömäksi ettei sitä viitsitä tuoda erikseen keskusteluun kun luullaan että vastapuoli tietää jo. Projektipalaverissa on tyypillisesti etukäteen koostettu asialista, jolloin sen ulkopuolella olevien asioiden puheeksi ottaminen tai tiedottaminen vaatii tietynlaisen ihmistyypin, joka kysyy tai kertoo jos aihetta on.

Kumuran kaverit osaavat hoitaa projektien riskienhallinnan ja kommunikoinnin. Meillä osataan kerätä sekä positiivisia että negatiivisia heikkoja ennusmerkkejä, ja ymmärrämme tämän asian tärkeyden. Tästä syystä olemme tekemässä isoa investointia projektien hiljaisten signaalien ja riskien ennusmerkkejä tunnistavan oman työkalun kehittämiseksi. Uutta työkalua tullaan käyttämään asiakasprojektien laadun kehittämiseen ja onnistumisen parantamiseen, sekä positiivisten riskien tunnistamiseen ja mahdollisuuksien hyötykäyttöön. Yhdessä projektipäälliköidemme työpanoksen kanssa tämä tulee auttamaan asiakkaitamme heidän projektiensa laadunvarmistuksessa ja onnistuneessa läpiviennissä.

PASI KIVIMÄKI

Pasi on kokenut projekti- ja liiketoiminnan kehittäjä sekä Kumura Oy:n hallituksen puheenjohtaja.