Kuka sparraa projektipäällikköä?

Kun asiat näyttävät menevän pieleen, keneltä kysyt apua? Kenen puoleen käännyt, kun tarvitset apua esimerkiksi projektikyselyn tekemiseen, vinkkejä riskien kartoittamiseksi tai motivoidaksesi tiimin jäseniä? Toisen projektipäällikön, totta kai!

Jokaisella projektipäälliköllä on hiljaista tietoa

Vaihdettuani työpaikkaa jäin pohtimaan ”uraani” projektipäällikkönä ja mitä olen näinä vuosina oppinut. Monitoimittajaympäristössä projekteissa on usein useampi projektipäällikkö, joten sparrausapua löytyy helpommin. On kuitenkin projekteja, joissa projektipäällikkö on yksin uudessa ympäristössä. Parhaimman tuen ja avun kinkkisemmissä projektinhallintaan liittyvissä kysymyksissä olen saanut toiselta projektipäälliköltä sekä sote-alueella työskennellessä erityisesti oman alueensa asiantuntijoilta tai järjestelmän pääkäyttäjältä oli kyse sote-järjestelmistä, lokivalvonnasta tai jostain muusta.

Jokainen projekti on erilainen, kuten myös projektipäällikkökin. Vaikka kyseessä olisi periaatteessa samanlainen projekti, oli se sitten Windows 10 -päivitys tai UNA-lomakkeiden käyttöönottoa, on jokaisella projektipäälliköllä omat tapansa johtaa projektia, seurata kustannuksia, määritellä projektin mittareita ja niin edelleen. Jokaisella projektipäälliköllä on omaa hiljaista tietoa, jota ei pysty sellaisenaan siirtämään, ainakaan kirjallisesti. Saumaton yhteistyö asiakkaan edustajien ja asiantuntijoiden kanssa on ehdoton edellytys projektin onnistumiselle.

Saumaton yhteistyö on edellytys projektin onnistumiselle.

Sparraus antaa paljon oppeja

Oman kokemukseni mukaan antoisimpia sparraushetkiä ovat olleet työajan ulkopuolella tapahtuneet pitkät puhelinkeskustelut kollegoiden kanssa tai lounaat projektitiimin jäsenten kanssa. Puhelut kollegoiden kanssa ovat avanneet monia solmuja ja tuoneet erilaisia näkökulmia asioihin. Näitä ei opi mistään kirjoista. Näiden puheluiden tai lounaskeskusteluiden ansiosta olen saanut kullanarvoisia neuvoja ja tukea haastaviin projekteihin. Suurimmat hyödyt näistä sparraussessioista ovat olleet muun muassa

  1. Uusien ideoiden saaminen.
  2. Haastava asia on ratkennut jo ennen kuin siitä on noussut ongelma.
  3. Konkreettisten neuvojen saaminen päätöksenteon tueksi.
  4. Ymmärrystä asiakkaan jokapäiväisestä työstä tai tiimin jäseniltä uusia oppeja.
  5. Ulkopuolisen erilainen ja kannustava näkökulma asiaan.

Monesti oma vuosien saatossa tullut kokemus ja opitut asiat saattavat olla jopa esteenä uusille ratkaisuehdotuksille. Oletko käyttänyt koskaan edes pienen hetken aikaasi miettiessäsi jo päättyneitä projektejasi? Onko jokin osa-alue sellainen, jossa hyötyisit keskustelusta toisen kollegan kanssa? Tai oletko itse omatoimisesti jakanut osaamistasi ja kokemuksia? Samalla vahvistat myös omaa osaamistasi.

Sote-projektit ovat opettaneet uutta kieltä

Sote-projekteissa projektipäällikkönä työskennellessäni olen oppinut sopeuttamaan viestintää sidosryhmien tarpeisiin heidän ymmärtämällään kielellä. Lisäksi riskienhallinnan merkitys on kriittisessä ympäristössä korostunut, ja siihen on tarvittukin omat säännölliset palaverit ja useampia asiantuntijoita mukaan myös projektitiimin ulkopuolelta. Eniten olen kenties oppinut kuvantamisen henkilöstöltä esimerkiksi sairaalafyysikoilta (kiitokset erityisesti Mirjalle loistavasta perehdytyksestä!), kuvantamisen henkilöstöltä (kiitos Merville!), osastonhoitajilta, yksiköiden ATK-yhdyshenkilöiltä, radiologeilta ja sairaanhoitopiirin tietohallintopäälliköiltä vain muutaman mainitakseni.

Sairaanhoitopiireissä käytettävät lyhenteet ovat myös tulleet ajan mittaan tutuiksi, käytän jo miltei sujuvasti seuraavaa kieltä: KFI, KNEF, VETO, RF, MEG, NM, OT, UÄ, PET, SPECT jne. Lisäksi ajan mittaan on tullut tutuiksi useat järjestelmät, tosin korkealla tasolla, kuten Romexis, Hermes, Pacs, RIS, Medimaker ja niin edelleen. Edellä olevista voi jo päätellä, että erityisesti kuvantamisen projektit ovat olleet hyvin mieluisia ja opettavaisia!

Erityisesti kuvantamisen projektit ovat olleet hyvin mieluisia ja opettavaisia.

Projekteissani on korkeat laatutavoitteet, mutta miltei joka projektissa käyn saman vaikean pohdinnan läpi. Millä mittareilla mittaan projektin onnistumista, mitä haluan mitata ja miten saan palautetta projektin osapuolilta ja, ennen kaikkea, miten sitouttaa projektin osapuolet projektin onnistumiseksi? Palautteen saaminen sekä projektin aikana että projektin jälkeen on aina yhtä haastavaa. Miten saan osapuolet vastaamaan kyselyyn omien kiireiden lomassa? Jos tähän on jollain loistava ratkaisun, otan mielelläni sparrausta vastaan!


Haluaisitko kuulla uusista artikkeleistamme ensimmäisten joukossa? Seuraa meitä silloin LinkedInissä!

Päivi Kähönen-Anttila
Kumura

Päivi on asiakasorientoitunut projektijohtamisen ammattilainen, joka on määrätietoinen ja nostaa rohkeasti esiin vaikeatkin asiat. Hän on ratkaisukeskeinen vaativissakin tilanteissa. Päivillä on kyky hahmottaa osista muodostuvia kokonaisuuksia sekä priorisoida ja keskittyä olennaiseen monitoimittajaympäristössä.

Kuulumisia

Tilaa verkostokirjeemme

Haluatko olla ajan tasalla kiinnostavista toimeksiannoistamme, joihin etsimme tekijää joko vakituiseen työsuhteeseen tai alihankintasopimuksella? Tilaa silloin verkostokirjeemme, jonka lähetämme noin kerran kuukaudessa.

Lue lisää

Vaatimusmäärittely pelastaa projektit – ja joulun

Mitä yhteistä joululla on projektien ja kehityshankkeiden kanssa? Niihin kaikkiin kohdistuu paljon odotuksia. Vaatimusmäärittelyn ja vaatimustenhallinnan opit auttavat sujuvoittamaan niin joulun valmistelua kuin projektien tavoitteiden täyttymistä. Lue, kuinka!

Lue lisää

Merkityksellinen ICT-projekti voi paremmin

Onnistuneita ICT-projekteja yhdistää tuoreen kyselyn mukaan hyvä vuorovaikutus ja yhteishenki sekä työn arvostus. Yhdessä selkeän päämäärän kanssa ne synnyttävät merkityksellisyyden kokemusta. 

Lue lisää