Näillä viidellä vinkillä hallitset toimitusprojektin aikataulun
Miksi projektien loppusuoralla tuntuu aina tulevan kiire?
Kiireen kasautuminen projektitoimitusten loppuun ei ole väistämätön luonnonlaki, vaan aikataulussa pysymistä voi kehittää. Projektitoimitusten realistinen ja pitävä aikataulu parantaa esimerkiksi työn laatua, asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia. Kiireen syyt korjaamalla toimittaja välttää sopimussakot ja asiakas varmistaa onnistumisen ja laadun pitämisen. Tyytyväinen asiakas tilaa toisenkin kerran.
Lue, miten voit parantaa aikatauluissa pysymistä etenkin viime metreillä. Poimi myös viisi vinkkiä, joilla aikataulussa pysyminen on taattu.
Hyvin laadittu aikataulu jakaa työt tasaisesti projektitoimituksen ajalle
Yhä useammin yritykset tarjoavat varsinaisten tuotteiden ja ratkaisujen lisäksi palvelua ja kehityshankkeita, mikä tekee projekteista monimutkaisempia ja laajempia. Jos tällaisissa laajoissa projekteissa aikataulut sakkaavat, sekä työn laatu että työntekijöiden hyvinvointi kärsivät. Pidemmän päälle aikataulut pettävät, ja kiireen alla työskentely heijastuu myös asiakastyytyväisyyteen.
Kiirettä ja projektien myöhästymistä yritetään ehkäistä nytkin esimerkiksi myöhästymissanktioilla. Sakot eivät kuitenkaan hallitse aikatauluja: jos projektin aikataulu on alun alkaen ollut liian karkea tai epärealistinen, mikään määrä sakkopelotteita ei sitä pelasta. Ovatpa sakot kuinka korkeat tahansa, ei asiakas saa tilaamaansa kokonaisuutta käyttöönsä, jos se ei ole valmis.
Apu kiireen välttämiseen löytyy kokonaisuuden tarkastelusta.
Apu viimeisten viikkojen kiireen välttämiseen löytyy siitä, että tarkastelet projektia ja koko projektitoimituksen mahdollistavaa koneistoa, alusta lähtien, kokonaisuutena.
Realismia, välietappeja ja yhteisvastuuta – siitä on pitävä projektiaikataulu tehty
Koko projektiketjun aikataulun täytyy olla hallittu, suunnitelmallinen ja realistinen. 80-prosenttinen aikataulussa pysyminen ei siis riitä. Projektin aikataulun hallinnan täytyy olla myös joustavaa, koska harva projekti säästyy muutoksilta.
Pitävän aikataulun edellytykset luot jo tarjousvaiheessa ja vastuun projektista siirtyessä myynnistä tuotantoon. Kun tarjouksessa antamasi lupauksen pohja on pitävä, lupaus on helppo lunastaa toteutusvaiheessa. Myynnin ja toimituksen saumaton yhteistyö auttaa luomaan toimivan kokonaisuuden, joka perustuu sekä asiakkaasi tarpeisiin että yrityksesi käytössä oleviin resursseihin.
Pysyt aikataulussa paremmin, kun teet kaikkien osapuolten vastuun selväksi. Aikataulu ei ole pelkästään projektipäällikön harteilla, vaan jokaisen on ymmärrettävä oma osuutensa. Hyviä kysymyksiä tämän selkeyttämiseen ovat esimerkiksi Mikä on juuri minun vastuuni?, Miten työni vaikuttaa muihin?, Kuinka kriittinen tehtävä minulla on, jotta koko projekti valmistuu aikataulussa?.
Aikataulu pitää helpommin, kun jokainen ymmärtää oman osuutensa.
Asiakas on myös tärkeä saada osaksi projektitiimiäsi, onhan heillä usein projektin onnistumisen kannalta tärkeä rooli. Ja toisaalta asiakas, jos kuka, haluaa projektin onnistuvan!
Löydät oikean rattaan öljyttäväksi, kun tarkastelet monipuolisesti resurssienhallinnan haasteita, johtamista, työkaluja ja asiakkaasi vaatimuksia. Joskus syynä on johtaminen, joskus menetelmät, osaaminen – joskus hieman kaikki näistä.
Keskity näihin, kun haluat parantaa projektitoimitusten aikatauluja
1. Laadi väliaikataulut ja välietapit
Mitä pienempiin ja tarkempiin osiin aikataulu on pilkottu ja mitä tarkemmin alussa pidetään välietapeista kiinni, sitä varmemmin myös projektisi loppu etenee suunnitellusti ilman kiireen kasautumista. Tarkkaan aikataulutukseen käytetty ajallinen panostus maksaa itsensä myöhemmin takaisin.
2. Varaa resurssit projektiin tarpeeksi aikaisin
Toimita projektin suunnitelma resursseista vastaavalle taholle hyvissä ajoin. Läpinäkyvyys resursseihin ja työtilanteeseen läpi organisaation on myös tärkeää, jotta esimerkiksi myynti ja projektipäälliköt lupaavat vain sellaista, minkä toteutuminen on mahdollista ilman muiden työntekijöiden työkuorman kohtuutonta kasvamista. Varmista kumppaneittenne aikataulujen ja resurssienhallinnan yhteensopivuus pääprojektin kanssa.
3. Hyödynnä rullaavaa suunnittelua ja ketteryyttä
Koska tieto lisääntyy matkan varrella, loppuvaiheessa tarvittavat toimenpiteet ja tekemiset hahmottuvat tarkemmin vasta ajan kanssa. Samoin muutoksia tulee melko varmasti. Tarkenna loppumatkan suunnitelmaa koko ajan, erityisesti projektin vaiheesta toiseen siirryttäessä. Usein matkalla tulee tilanteita, jotka vaativat asioiden pohtimista uudelleen. Olemalla ketterä löydät parhaat etenemistavat.
4. Tunnista, onko projektin sisältö ja toteutustapa tavanomainen vai poikkeuksellinen
Jos asiakkaalle on myyty tavallista laajempi, kehittämistä sisältävä toimitus, pitää myös projektinhallinnan ja aikataulutuksen koneiston mukautua muutokseen. Toimintatavan pitää rakentua tehtävien projektien mukaan, ei toisinpäin.
5. Tee toimintamalli ja aikataulut näkyviksi asiakkaille
Enää tuotteen ominaisuudet eivät ole ainoita tärkeitä asioita, ja samanlaisia palveluja on monella muullakin tarjolla. Esittämällä asiakkaalle yrityksesi projektinjohtamistavan, projektimallin uskottavuus kasvaa, mikä voi ratkaista kaupat. Hyvä ja selkeä projektinjohtaminen on kilpailuetu. Tästä kerromme lisää oppaassamme, jonka pääset lataamaan täältä.
Ei enää paukkuvaa aikataulua toimitusprojekteissa!
Tie entistä varmempiin aikatauluihin löytyy kehittämällä koko projektin ketjua. Viemällä nämä viisi neuvoa käytäntöön pystyt tekemään sovitusti laatua ja pitämään työmotivaation korkealla.
Lue asiakastarinoistamme, millaisia hyötyjä asiakkaamme ovat saaneet projektitoimitusten mallien hiomisesta.
Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.
Markku Aarni
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
