Projektijohtamisen prosessit ja johtamisarkkitehtuuri – mitä PMO:n tulisi kehittää?
Projekti- ja salkkujohtamisen asiantuntijat tietävät kuinka tärkeää on, että organisaatiolla on projektijohtamismalli eli yhteiset, dokumentoidut toimintatavat projektien ja salkkujen johtamiseen.
Yhteinen toimintamalli ja siihen liittyvä osaaminen helpottavat yhteispeliä ja tavoitteiden saavuttamista, luovat näkyvyyttä ja johdettavuutta, varmistavat vertailukelpoisen ohjauksen ja ennen kaikkea tukevat strategian toteutumista ja arvon tuottamista. Etenkin kun maailma on yhä vaikeammin ennustettavissa.
Mutta onko tämä riittävää?
Usein PMO:n tehtäväksi mielletään projektimallien kehittäminen, projektipäälliköiden tukeminen ja projektisalkkujen hallinta. Tärkeitä asioita. Jääkö jotain kuitenkin puuttumaan, jos tämä tehdään erillään muusta johtamisesta ja organisaation muutoskyvyn edistämisestä? Myöskään tekoälyn hyödyntäminen ei tapahdu itsestään, vaan vaatii perustakseen yhteensopivia liiketoimintaprosesseja sekä tiedonhallintaa.
Projektit, ketteryys ja hybridiys – ihmisten ja muutosvirran johtaminen liiketoimintatuloksiin
Projektien toimintaympäristö ja -tavat ovat yhä monimuotoisempia. Muutosten aikaansaaminen vaatii monen eri muuttujan yhteensovittamista: ketteryyttä ja hybridejä tapoja tarvitaan, mutta suuret linjat vaativat myös suunnitelmallista etenemistä. Näin hallitaan oppimista ja ympäristöstä tulevia muutoksia arvon maksimoimiseksi. Rakenteiden ja prosessien tulee aina palvella ensisijaisesti arvontuottoa, ei hallinnointia.
Rakenteiden pitää palvella arvontuottoa, ei hallinnointia
Projektit ja ohjelmat ovat aina olleet erinomaisia muutoksen välineitä, olipa kyseessä oman toiminnan kehittäminen tai projektitoimitus. Jostain syystä projektien ihmispuoli jää usein liian vähälle, ja edelleen on runsaasti pelkkiä teknisiä projekteja.
Muutoksen aidosti kokonaisvaltaistuessa tekoälyn vaikutuksesta on tehtävä yhtä aikaa sekä onnistuneita muutoksia yksittäisillä projekteilla että kehitettävä toimintatapoja, joilla muutoksia tapahtuu jatkuvana proaktiivisena virtana.
PMO:lla on uusi rooli muutosten realisoijana
Näinä aikoina testataan organisaation muutoskyvykkyyttä, jonka keskeisiä osa-alueita ovat
- motivaatio ja suunta
- osaaminen
- toimintaprosessit
- johtamisrakenteet.
Kun uudistuksilla lähdetään hakemaan aitoa kilpailuetua hyvinkin uusista suunnista, tekoälyä ja muita mahdollisuuksia hyödyntäen, nyky-ympäristössä ei enää riitä yksittäisen projektin tekninen suoritus. Projektin tai ohjelman sisällä on syvennettävä muutosjohtamisosaamista onnistumisen varmistamiseksi. Samanaikaisesti on kehitettävä organisaation muutoskyvykkyyttä, koska suunta on jatkuvaan, virtauksenomaiseen kehittämiseen.
Tämä asettaa myös PMO:lle uudenlaisen roolin: ei vain projektien ja salkkujen ohjaajana, vaan muutoskyvykkyyden rakentajana ja muutosten realisoijana.
Yhteispelin johtaminen ja johtamisarkkitehtuuri
Suuret organisaatiot ovat usein monimutkaisia ja koostuvat erilaisista yksiköistä ja salkuista, esimerkkeinä ideasalkku, projektisalkku, asiakassalkku, ketterä salkku, palvelusalkku, tuotekehityssalkku… Näiden rinnalla toimii linjaorganisaatio omine tavoitteineen, prosesseineen ja johtamishierarkioineen, lisämausteenaan investointiprosessit sekä strateginen johtaminen.
Monet ihmiset ovat orientoituneet oman vastuualueensa optimoimiseen, mutta eri kerrokset ja ketjun osat eivät linkity aina kovin hyvin toisiinsa. Edelleen on myös tilanteita, joissa projekti- ja salkkujohtamista ei ole nivottu yhteen muun johtamisen kanssa, vaikka se selvästi tehostaisi strategian realisointia ja nostaisi organisaation muutoskyvykkyyden keskeistä osa-aluetta.
Johtamisarkkitehtuuri rakentaa muutoskyvykkään kokonaisuuden
Johtamisarkkitehtuuri auttaa kokoamaan tämän hajanaisuuden. Se on tapa rakentaa organisointi ja toimintamallit toiminnan ja asiakkaiden tarpeista lähtien. Yhteen toimiva johtamisen ja ihmisten toiminnan kokonaisuus, niin että eri roolit, prosessit ja päätöksenteon foorumit muodostavat yhdessä toimivan järjestelmän.
PMO voisi toimia tämän arkkitehtuurin kehittäjänä ja yhdistäjänä. Ei yksin, mutta yhteistyössä strategia-, liiketoiminta- ja HR-toimijoiden kanssa.
Organisaatiokaavioiden sijaan tarvitaan kykyä muuttua, sopeutua ja uudistua
Juuri tässä kohtaa astuu kuvaan myös muutosjohtaminen: Kun projektit ja salkut viedään osaksi johtamisarkkitehtuuria, ei rakenneta vain organisaatiokaavioita, vaan vahvistetaan organisaation kykyä muuttua, sopeutua ja uudistua. Kyvykkyydeksi asti viety muutosjohtaminen on silloin osa organisaation toimintakulttuuria.
Johtamisarkkitehtuuri tarjoaa keinon kytkeä digikehitys, tekoäly ja liiketoiminta samaan pelikenttään. Koska kaikki tämä perustuu ihmisten osaamisen, motivaation ja hyvinvoinnin varaan, ihmisten johtaminen myös näkyy prosesseissa ja määrittelyissä.
PMO: Keskity integrointiin, älä kirjaimiin
Perinteinen PMO on edelleen hyvä lähtökohta monille – mutta mikä on kehityksen seuraava askel? Pitäisikö sen olla CMO (Change Management Office), VMO (Value Management Office), tai kenties SRO (Strategy Realization Office)?
Tärkeintä ei ole oikea kirjainlyhenne, vaan oivallus, että strategian realisointi, palvelukehittäminen, liiketoiminnan päivittäinen toteuttaminen, digitalisointi ja muut vastaavat vaativat integroivaa toimintatapojen ja ihmisten johtamista.
Kun kokonaisuuden kehittymistä johdetaan taitavasti, hyödyt realisoituvat, ihmiset voivat paremmin ja teillä on proaktiivinen “muutoskone”, jolloin vältätte jatkuvan selviytymistaistelun.
Näin aloitat johtamisarkkitehtuurin ja muutoskyvykkyyden kehittämisen
Jos haluat kehittää organisaatiosi johtamisarkkitehtuuria ja muutoskyvykkyyttä, tässä muutama näkökulma alkuun:
- Miten johtaminen ja organisaatiorakenne mahdollistavat arvontuoton ja auttavat ihmisiä työnteossa?
- Onko meillä yhteinen käsitys siitä, miten projektit, kehittäminen, digihankkeet ja tuotanto kytkeytyvät toisiinsa ja strategiaan?
- Miten projektisalkut, tuotesalkut, investoinnit ja tekoälyhankkeet linkittyvät toisiinsa?
- Onko johtamisessa ja toiminnassa yhteisiä rytmejä, foorumeita ja mittareita vai rinnakkaisia maailmoja?
- Millainen rooli PMO:lla on tällä hetkellä – ja mikä voisi olla sen tulevaisuuden rooli?
- Miten organisaatiossamme johdetaan muutosta – ja missä määrin se on osa rakenteita ja kyvykkyyksiä?
- Miten digitalisaatio ja tekoälyn käyttöönotto ovat osa arjen tuotantoa ja päätöksentekoa?
Markku Aarni
Kuulumisia
Onnistu strategisessa muutoksessa
Strateginen muutos on organisaation pitkän aikavälin suunnitelmien ja tavoitteiden merkittävä uudistaminen. Entä mitä ihmisen huomioiminen strategisessa muutoksessa tarkoittaa?
10CON Oy ja Kumura Oy ryhmittymänä Hanselin johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2024–2032 DPS:ssä
Kumura Oy ja 10CON Oy ovat iloisia voidessaan ilmoittaa, että yritykset on hyväksytty ryhmittymänä osaksi johtamisen ja kehittämisen konsultoinnin hankintajärjestelmää (DPS) vuosiksi 2024–2032.
Tekoälylukutaito projektipäälliköille – vastauksia webinaarin kysymyksiin
Järjestimme 17.3.2025 Tekoälylukutaito projektipäälliköille – Pakollinen taito vai turhaa hypeä? -webinaarin. Tässä artikkelissa webinaarin asiantuntijat projektityön tekoälydraiveri Mika Purola ja muutosjohtamisen konsultti Virpi Elers vastaavat webinaarin aikana nousseisiin kysymyksiin.
