Vaatimusmäärittely pelastaa projektit – ja joulun

Jouluun kohdistuu paljon odotuksia – ihan kuten projektiin tai mihin tahansa kehityshankkeeseen. Voisivatko projektityöstä tutut vaatimustenhallinnan ja vaatimusmäärittelyn opit auttaa Pikku-Maijaa, Liisa-äitiä ja Joulupukkia pääsemään tavoitteisiinsa tänä jouluna?

Vaatimusmäärittely selkiyttää joululahjatoiveet

Rakas Joulupukki,

Minulla on vain yksi pieni toive. Haluaisin pikkuisen valkoisen ponin, jolla on sateenkaarenvärinen harja, vaaleansininen häntä ja mintunvihreät silmät. Oikeasti haluaisin lentävän yksisarvisen, mutta jos en sitä saa, saanhan edes tavallisen ratsastusponin? Sellaisen ihanan kiltin, pitkäripsisen ja sinisilmäisen? Minun ponini kiiltää auringossa kullanruskeana, ja sen otsatukka, häntä ja vuohiskarvat ovat valkoiset. Se saisi olla sellainen melkein hevosen kokoinen ja villi. Vähän kuin Musta ori, joka laukkaa kovempaa kuin formula-auto, jota veljeni Matti toivoo.

Terveisin
Maija

Niinpä niin… Epärealistiset ja epäselvät vaatimukset ovat tyypillisiä vaatimusmäärittelyn haasteita. Hyvä vaatimus on selkeä, ytimekäs ja yksiselitteinen. Se ei ole ristiriidassa muiden vaatimusten kanssa ja se on myös toteutettavissa.


Maijan olisi hyvä tarkistaa toivomuskirjeensä ja miettiä vielä kertaalleen vaatimusmäärittelyn oppien mukaan:

  1. Mikä on tavoitteeni/visioni? Miksi toivon ponia?
  2. Mitkä ovat ponin tärkeimmät ominaisuudet?
  3. Ovatko listaamani vaatimukset ymmärrettäviä, riippumattomia, ristiriidattomia ja realistisia?


Ratkaistavan ongelman ymmärtäminen ja ”Miksi?”-kysymys ovat ensiaskeleet onnistuneeseen vaatimusmäärittelyyn. Itse asiassa koko projektin onnistumiselle tärkein yksittäinen kriteeri on selvyys siitä, miksi projekti on olemassa.*) Kun Maija saa tavoitteensa kirkastettua, tulee toivomuskirjeestäkin napakka ja yksiselitteinen eli vaatimusmäärittelyn kriteerien mukainen.

Ratkaistavan ongelman ymmärtäminen ja ”Miksi?”-kysymys ovat ensiaskeleet onnistuneeseen vaatimusmäärittelyyn.

Oikeastihan jokaisen vaatimuksen tulisi olla tarpeellinen ja perusteltu. Lapsen joululahjatoiveiden kohdalla tämä voi olla liikaa vaadittu, mutta vähän edes voisi haastaa. Jos vaativalle asiakkaalle, tässä tapauksessa Pikku-Maijalle, ei uskalleta tai pystytä kertoa faktoja suunnitteluvaiheessa, ei pettymys ole ainakaan sen pienempi käyttöönoton hetkellä. Vaatimusmäärittelyssä onnistuminen voi pelastaa lapsen joulunkin suurelta surulta.

*) Haluatko tietää, mitä muita yhteisiä nimittäjiä on onnistuneilla projekteilla? Tutustu kyselytutkimuksemme tuloksiin ja lataa Merkitykselliset projektit onnistuvat paremmin -raportti.

Vaatimusmäärittelyllä joulukuusi koristautuu unelmien mukaiseksi

Mäkelän perheen taloudelliset resurssit ovat niukemman puoleiset. Yksinhuoltajaäiti-Liisa on luvannut lapsille, että joulukuusen he saavat joka tapauksessa.

Lapset ovat piirtäneet kuvan unelmiensa kuusesta. Liisa-äiti tuskailee budjetin kanssa. Hän ei millään pysty hankkimaan kaikkia lasten haluamia koristeita. Lapset puolestaan eivät ole valmiita luopumaan niistä mistään.

MVP-ajattelu auttaa, kun budjetti ja toiveet eivät kohtaa

Liisa-äiti voisi ottaa käyttöön MVP-ajattelun (Minimum Viable Product). Ehkä hän saisi lapset vakuutettua pidemmän tähtäimen tavoitteesta. Liisa-äiti ja lapset voivat suunnitella yhdessä joulukuusen MVP:n ja roadmapin sen jatkokehittämiseksi kohti unelmakuusta.

Tänä jouluna riittää, että saadaan ylipäänsä kuusi ja siihen kynttilät. Ensi vuonna kynttilöiden kaveriksi saadaan lippuviiri, kolmantena jouluna olkienkelit ja lopulta neljäntenä jouluna vielä ne karkkikepit. Unelmien kuusi rakentuu siis joulu joululta valmiimmaksi vaatimusmäärittelyn avulla.

Lapset saavat myös mahdollisuuden arvioida unelmakuustansa vuosittain. Ehkä olkienkelit eivät enää parin vuoden päästä kiinnostakaan? Siinä tapauksessa niiden sijaan voidaankin hankkia hopeiset pallot. Jos kaikki koristeet olisi hankittu kerralla, niihin olisi sijoitettu sen verran rahaa, ettei Liisa-äiti enää suostuisi korvaaviin hankintoihin. Kerran kuviteltu unelmakuusi jäisi pysyväksi ja käyttäjät tyytymättömiksi.

Korvatunturin lahjatuotanto hyötyisi vaatimusmäärittelystä

Jouluaatto sarastaa Korvatunturilla. Joulupukin pajassa on täysi kaaos. Joka puolella ajelehtii toivomuskirjeitä tai niiden osia – ”Kenen kirje se tämäkin on?” huokaa Pukki epätoivoisena repeytynyttä kirjettä katsellessaan. Lattia on sahanpurun peitossa, mutta yhtään valmista leikkuulautaa tai leluautoa ei näy. Pukki tarkastelee yksittäisiä lahjaesineitä päätään pyöritellen: ”Miksei tällä nukella ole silmiä? Miksi tässä suklaarasiassa on vain yhdenlaisia konvehteja?”

Pukin pinna palaa lopullisesti, kun Tonttu-Terävä esittelee ylpeänä rakentamiaan kasettisoittimia. ”Enkö minä sanonut sinulle jo vuonna -95, että varastossa olevat kasettisoittimet riittävät loppuelämän jouluiksi? Nuo joutavat museoon!”

Vääriä, viallisia, puoliksi paketoituja lahjoja… Ei mitään, mitä voisi lahjasäkkiin laittaa. Petteri kuopii jo reen edessä ja kello käy. Miten tässä näin pääsi käymään?

Vaatimustenhallinta on pettänyt pahan kerran

Vaatimusten kerääminen ei liene Joulupukille ongelma – ihmiset kyllä kertovat toiveensa. Mutta onko toiveet analysoitu ja dokumentoitu? Entä miten vaatimukset kelpuutetaan ja priorisoidaan Korvatunturilla? Edes Joulupukki ei pysty täyttämään kaikkia maailman toiveita.

Joulupukki voisi perustaa tonttujen ohjausryhmän katselmoimaan asiakasvaatimukset a.k.a. joululahjatoiveet ja päättämään niiden toteutuksesta.

Kun vaatimusten johtaminen otetaan haltuun, huolehditaan vaatimusmäärittelyn oppien mukaisesti myös vaatimusten jäljitettävyydestä. Missään olosuhteissa ei saisi käydä niin, että toivomuskirjettä ei osata yhdistää sen lähettäjään. Tai että toteutettua lahjaa, esimerkiksi kasettisoitinta, ei osata yhdistää vaatimukseen, jonka perusteella se on tehty.

Vaatimuksilla on taipumus muuttua ajan kuluessa

Korvatunturillakin tarvitaan reagointia ja muutoksenhallintaa. Tonttu-Terävä on jäänyt kiinni joihinkin alkuperäisiin toiveisiin ja spekseihin, eikä ymmärrä, että markkina on muuttunut. C-kasettien kulta-aika oli ja meni. Jatkuva vuoropuhelu asiakkaiden ja toteuttajatiimin välillä onkin tärkeää.

Se ei riitä, että Pukki on kerran yli 25 vuotta sitten tokaissut jotakin – tuoteomistajana hänen pitää huolehtia aktiivisesta viestinnästä ja viedä kehittämistä iteratiivisempaan suuntaan. Lyhyempiä kehitysjaksoja ja vaatimusten tarkentaminen ennen kutakin jaksoa.

Pukin pitää myös varmistaa, että kukin kehitysjakso tuottaa valmiita tuotoksia. Nuket ja leluautot on saatava julkaisu- eli paketointikuntoon. Vaatimusten täyttyminen tulee todentaa. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti tuotetestausta. Testaaja-Tontun kuuluu huomata, jos esimerkiksi konvehtirasian sisältö ei vastaa määritystä.

Vaatimukset tarkennetaan ennen kutakin kehitysjaksoa ja kultakin jaksolta tulee syntyä valmiita tuotoksia.

Alkuun päästäkseen Pukki voi palkata vaikka konsultin auttamaan vaatimusmäärittelyissä. Seuraava joulu sujuukin sitten jo omin voimin. 😉

Ilona Särkelä

Ilona Särkelä

Vaatimusmäärittelystä kouluttavalla Ilonalla on kokemusta niin ketterästä kehityksestä, vesiputousmallista kuin näiden yhdistelmästäkin. Monitoimittajamalli ja kokonaan tai osittain offshore-toteutus on myös tuttua. ”Projektipäällikkönä pyrin luomaan sellaisen työskentely-ympäristön, jossa kaikki uskaltavat antaa parastaan virheitä pelkäämättä”, kertoo hyviä viestintä- ja fasilitointitaitoja painottava Ilona.

Kuulumisia

Tilaa verkostokirjeemme

Haluatko olla ajan tasalla kiinnostavista toimeksiannoistamme, joihin etsimme tekijää joko vakituiseen työsuhteeseen tai alihankintasopimuksella? Tilaa silloin verkostokirjeemme, jonka lähetämme noin kerran kuukaudessa.

Lue lisää

Merkityksellinen ICT-projekti voi paremmin

Onnistuneita ICT-projekteja yhdistää tuoreen kyselyn mukaan hyvä vuorovaikutus ja yhteishenki sekä työn arvostus. Yhdessä selkeän päämäärän kanssa ne synnyttävät merkityksellisyyden kokemusta. 

Lue lisää

Kuka sparraa projektipäällikköä?

Kun asiat näyttävät menevän pieleen, keneltä kysyt apua? Kenen puoleen käännyt, kun tarvitset apua esimerkiksi projektikyselyn tekemiseen, vinkkejä riskien kartoittamiseksi tai motivoidaksesi tiimin jäseniä? Toisen projektipäällikön, totta kai!

Lue lisää