Projekti­malli pohjana projekti­salkun käyttöön­otolle

Helsingin yliopistossa toteutetaan vuodessa useita tietotekniikkaan tai toiminnan kehittämiseen liittyviä projekteja. Projektitoiminnan kehittämisellä on organisaatiossa jo pitkät perinteet. Projektien johtaminen halutaan kiinnittää tiiviimmin talon muuhun johtamiseen ja siksi käyttöön otettiin yhteinen projektisalkku.

Helsingin yliopistossa Leijona-projekti­johtamis­malli toimii pohjana projekti­salkun käyttöön­otolle

Helsingin yliopistossa toteutetaan vuodessa tietotekniikkaan tai toiminnan kehittämiseen liittyvä projekti jos toinenkin. Projektitoiminnan kehittämisellä on organisaatiossa jo pitkät perinteet. Parisen vuotta sitten pintautui tarve siihen, että projektien johtamisen on kiinnityttävä tiiviimmin talon muuhun johtamiseen. Käyttöön haluttiin myös yhteinen projektisalkku.

”Meillä on tehty projektitoiminnan kehittämistä kymmenisen vuotta. Olemme järjestäneet henkilöstölle projektinhallintaan liittyvää koulutusta ja edistäneet yleisiä projektipäällikön taitoja”, kertoo hallintopalvelujohtaja Antti Savolainen Helsingin yliopiston yliopistopalveluista.

Savolaisen mukaan tämä ei pidemmän päälle kuitenkaan riittänyt, vaan esiin nousi selkeä tarve löytää yhtenäinen tapa johtaa projekteja. Projekteille haluttiin saada yhteinen terminologia sekä selkeät päätöksentekomallit ja roolitukset – toisin sanoen haluttiin eroon siitä, että jokaista projektia johdetaan vähän eri tavoin.

Kumuran julkishallinnon tarpeisiin kehittämä Leijona-projektijohtamismalli oli jo entuudestaan tuttu.

Helsingin yliopisto lähti kartoittamaan millaisia hyödynnettävissä olevia projektimalleja löytyisi valmiina. Kumuran julkishallinnon tarpeisiin kehittämä Leijona-projektijohtamistamalli oli yliopiston tietotekniikkakeskuksen projektiväen keskuudessa jo entuudestaan tuttu ja tähän malliin päätettiin tutustua tarkemmin.

”Totesimme varsin nopeasti, että Leijona-malli tarjoaa juuri niitä työkaluja, joita tarvitsemme projektien johtamisen kehittämiseen ja lähdimme rakentamaan yhteistyötä eteenpäin”, Savolainen kertoo. ”Leijona-malli tarjoaa juuri niitä työkaluja, joita tarvitsemme projektiemme johtamisen kehittämiseen.”

Leijona-mallilla haluttiin yhtenäistää käytännöt ja luoda pohja projektisalkulle

Savolainen nostaa Helsingin yliopiston projektitoiminnan keskeiseksi haasteeksi eri puolilla organisaatiota vallinneet vaihtelevat johtamisen erilaiset käytännöt. Lisäksi päätöksenteon roolit ja vastuut oli riittämättömästi määritelty.

”Projekteihin liittyviä päätöksiä on tehty tahoilla, jotka eivät ole sitoutuneet resursseihin.”

Pitkän tähtäimen tavoitteena Helsingin yliopistolla on saada käyttöönsä projektisalkku, joka koostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista.

”Leijona-malli luo pohjaa tälle tavoitteelle. Emme voi ottaa projektisalkkua käyttöön, ellei meillä ensin ole olemassa yhtenäistä mallia projektien johtamiseen. Muutoin projektisalkussa oleva data on täysin epäyhteneväistä”, Savolainen toteaa.

”Meiltä on puuttunut projekteihin liittyvä kokonaisuuden hallinta ja läpinäkyvyys. Nämä ovat niitä isoja haasteita, jotka haluamme projektisalkun avulla ratkaista. Haluamme saada yhtenäisen näkymän projekteihin, jotta voimme tehdä priorisointeja.”

Tuloksia näkyi jo työstön aikana

Leijona-mallia on räätälöity Helsingin yliopiston tarpeisiin ennen kaikkea terminologian suhteen. Lisäksi toimintatapoihin liittyviä prosesseja on sovitettu projektimalliin.

”Kyseessä on malli, jota kehitämme kokemusten karttuessa. Projektisalkun hyödytkin alkavat näkyä siinä vaiheessa kun saamme sinne riittävästi projekteja”, Savolainen toteaa.

”Helsingin yliopistossa on saatu nopeasti tuloksia, sillä siellä uskallettiin lähteä projektikulttuurin kehittämiseen oikeassa järjestyksessä ja riittävällä panostuksella”, toteaa Kumuralta valmentaja Mia Petäinen.

Petäisen mukaan projektijohtamisen kehittäminen edellyttää, että johto ymmärtää asian tärkeyden, projektisalkun johtaminen nähdään osana kokonaisjohtamista ja itse kehitysprojektille nimetään omistaja ja projektipäällikkö.

”Omistajien osaamisen lisääminen ja pilotointi ovat auttaneet muutoksen toteutumisessa.”

”Helsingin yliopistossa muutoksen toteutumista on edesauttanut myös se, että ensin lisättiin projektien omistajien osaamista ja innostusta lähteä pilotoimaan sekä yksittäisen projektin johtamista että projektisalkun johtamista. Vasta toisessa aallossa käynnistyivät projektipäällikkövalmennukset”, Petäinen lisää.

Savolainen on puolestaan iloinen, että projektisalkun käyttöönottoa on odotettu henkilöstön keskuudessa innokkaasti.

Myönteisiä vaikutuksia oli nähtävissä jo projektimallin soveltamisen ja projektisalkun käyttöönoton aikana.

”Päätöksentekoon on selvästi saatu ryhtiä ja selkeyttä. Lisäksi projekteihin liittyvä läpinäkyvyys on lisääntynyt eli näemme helpommin mitä projekteja on menossa. Projektien johtamisessa käytetään myös samoja käsitteitä ja projekteihin liittyviä henkilöresursseja hallinnoidaan paremmin”, Savolainen luettelee.

Tarvittu ja odotettu asiantuntemus on saatu

Yhteistyöhön Kumuran kanssa Savolainen on kaikin puolin tyytyväinen. Kaikki se asiantuntemus ja tuki on saatu, mitä on tarvittu ja odotettu.

”Tämä on ollut todella palkitseva projektikokonaisuus ja kaikilla on ollut hyvä tahtotila projektimallin kehittämisessä ja käyttöönotossa. Itselleni on ollut palkitsevaa nähdä, miten voimme mallin avulla auttaa ihmisiä onnistumaan omassa työssään. Minulla on vahva usko siihen, että pääsemme nyt hyvin kohti parempaa projektien johtamista.”

Projektitoiminnan kehittämisellä parempi kannattavuus teidänkin organisaatiollenne

Olethan matalalla kynnyksellä yhteydessä, niin varmistetaan yhdessä projektitoiminnan laadukkuus teidänkin organisaatiossanne!

Juuso Äikäs
sales@kumura.fi
+358 50 520 2882

Marcus Ahlroth
sales@kumura.fi
+358 40 758 3680

Tutustu muihin asiakastarinoihimme