Mikä on merkityksellistä projekteissa?
Merkityksellisyyden teeman äärellä saa aikaan mielenkiintoisia pohdintoja ja ajatuksia. Mikä on perimmäinen syy olemassaolooni? Löytyykö syy työn ääreltä, vai vapaa-ajalta vai molemmista? Voiko juuri tämän työn toteuttaminen olla elämäni tarkoitus? Koska vietämme työn äärellä niin paljon aikaa, olisihan se vain aivan mahtavaa, jos siihen liittyisi runsaasti merkitystä ja elämäniloa.
Projektin merkityksellisyys
Projektien parissa ammatikseen työskenteleville kokemus työn merkityksellisyydestä syntyy suurelta osin juuri projekteissa. Merkityksellinen työ motivoi ja lisää hyvinvointia. Merkitykselliseksi koetuilla projekteilla on myös parhaimmat onnistumisen edellytykset.
Pitkällä aikajänteellä tarkoitetaan projektin tarkoitusta ja päämäärää, kun taas lyhyellä aikajänteellä merkityksellisyys syntyy itse matkasta
Projektityössä merkityksellisyyttä voi kokea kahdella aikajänteellä: pitkällä ja lyhyellä. Pitkällä aikajänteellä tarkoitetaan projektin tarkoitusta ja päämäärää, kun taas lyhyellä aikajänteellä merkityksellisyys syntyy itse matkasta. Molemmilla on paikkansa ja tehtävänsä. Tässä blogikirjoituksessani keskityn pitkän aikavälin merkityksellisyyteen.
Projektin päämäärä vahvistaa merkityksellisyyttä
Jokaisella projektilla on ollut jokin syy, miksi se on käynnistetty. Projekti voi tuoda kustannushyötyjä, tehostaa toimintaa tai vaikkapa parantaa asiakaskokemusta. Mutta aina syytä ei ole kovin kummoisesti avattu. ”Pakko” on yleinen syy, samoin kuin epäviralliset kahdenväliset keskustelut ja kättä päälle -päätökset. Kumpikin voi kokemukseni mukaan johtaa herkästi epäonnistumisiin, eivätkä ainakaan paranna onnistumisen edellytyksiä.
Oli kyseessä kuinka suoraviivainen tai monimutkainen projekti hyvänsä, aina on perusteltua pysähtyä kirjaamaan ylös minimissään, miksi projekti on olemassa, mikä on projektin tarkoitus ja hyöty, sekä kuvaus siitä, miten projekti tukee organisaation strategian toteutumista.
Koetko olevasi mukana strategisessa työskentelyssä?
Tähän ulottuvuuteen kannattaa myös hetkeksi pysähtyä, sillä osallistuminen strategiseen projektiin voi olla merkittävä motivaation lähde osallistujille. Kuinka moni projektitiimiläinen kokee olevansa mukana strategisessa työskentelyssä, muokkaamassa organisaation toimintoja strategian mukaiseksi? Mitä selvemmin osallistujat kokevat saavansa olla mukana muuttamassa tai uudistamassa toimintoja yrityksen strategian mukaiseksi sitä suurempi ja aidompi merkityksen kokemus on. Projekti voi myös tarjota mahdollisuuden normityön ulkopuolelta osallistua organisaation toimintojen tai toiminnan kehittämiseen.
Projektipäällikkö on keskeisessä roolissa merkityksellisyyden vahvistajana
Omakohtainen paras kokemukseni on tiimin yhteinen työstö, jossa tavoitteet tulevat tarkastelluiksi eri kohderyhmien ja tahojen näkökulmasta. Näin merkityksellisyys on moniulotteisempi ja laajempi; osa osallistujista kokee yrityksen työn tehostumisen tärkeimpänä hyötynä ja toiset taas löytävät merkityksellisyyden tunteen asiakaskokemuksen parantumisen kautta.
Projektipäällikölle on hyödyllistä käyttää ohjaavana ja tiimiä oivalluttavana kysymyksenä esimerkiksi: Peilaa projektin tavoitetta omaan arkityöhösi ja kuvaa mitä hyötyjä juuri sinä odotat ja toivot projektin tuovan konkreettisesti omaan työhösi nähden? Vastauksia pyritään löytämään eri tahojen näkökulmista, kuten organisaatio, asiakas, loppukäyttäjä, rahoittaja, yhteiskunta jne. Nämä vastaukset auttavat projektipäällikköä jäsentämään projektin kaikki hyötynäkökulmat, ja siten laajentamaan merkityksellisyyden kokemusta. Samalla tulee kirjatuksi ne asiat mihin projektilla pystytään aidosti vaikuttamaan ja ne, mitkä rajataan ulkopuolelle. Nämä rajaukset vähentävät myöhemmin pettymysten määrää sen lisäksi että ne auttavat kirkastamaan projektin tavoitteet.
Mitä hyötyjä juuri sinä odotat ja toivot projektin tuovan konkreettisesti omaan työhösi nähden
Olen nähnyt myös useita esimerkkejä, joissa projektiryhmän jäsen kohtaa työssään päivittäin sidosryhmänsä kanssa tietyn haasteen tai peräti ongelman. Jos näitä epäkohtia on mahdollista korjata projektin aikana, niistä voi tulla parhaimmillaan tulla oikeita tehomoottoreita projektiin. Projektin hyödyt konkretisoituvat, tulevat osaksi jokapäiväistä työtä ja positiivinen kierre pääsee liikkeelle.
Projektipäällikkö voi tukea pitkän aikavälin merkityksellisyyttä mm. näiden kolmen kohdan kautta
- Varmista että kaikki projektitiimiläiset ovat samoilla linjoilla projektin lopputuotoksesta itsestään ja siitä mikä on hyväksyttävä tulos. Kysymällä esimerkiksi ”Miltä hyvä näyttää”, auttaa kirkastamaan projektin tuotoksen lisäksi hyväksyttävän tason sen onnistumiselle.
- Kirjaa yhdessä projektitiimin kanssa ylös kaikki sidosryhmät, joiden elämään projekti vaikuttaa. Määrittele jokaiselle sidosryhmälle projektin tuoma hyöty tai arvo.
- Varmista keskustellen ja ajatuksia ylös kirjaten, että tiimi näkee projektin merkityksen ja tavoitteet mahdollisimman samansuuntaisesti sekä pidä näitä näkyvästi esillä koko projektin ajan. Tätä et voi liikaa korostaa.
Panosta projektin käynnistykseen
Luovuus on aivan aliarvostettua etenkin ICT-projektien onnistumisen tukena. Suosittelen olemaan rohkea ja luova myös tavoitetilan kuvaamisessa. Sen lisäksi että tavoitteet on kuvattu kirjallisesti, on kannattavaa käyttää tukena visualisoivaa materiaalia. Voit vaikkapa videoida eri roolien sanoitukset siitä, miltä työarki projektin hyötyjen toteutumisen jälkeen näyttää. Joissakin projektin kick-offeissa näitä tilanteita on jopa näytelty!
Me ihmiset olemme erilaisia ja omaksumme uusia asioita eri aistein ja formaatein, hyödynnä siis tätä moninaisuutta. Hyvin onnistunut ja innostava käynnistysvaihe viitoittaa sen, millä mielellä ihmiset lähtevät mukaan projektiin!
Lataa maksuton oppaamme vaativan ICT-projektin käynnistämiseen.
Merja Galler
Kumura Oy
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoitukses
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
