Onnistuneeseen yhteistyöhön ulkoisen projektinjohdon kanssa

Kun käsillä on projekti, joka vaatii ammattimaista projektijohtajaa, on vaihtoehtona joko palkata ulkopuolinen ammattilainen tai johtaa projekti sisäisin voimin. Molempiin vaihtoehtoihin liittyy mahdollisuuksia ja haasteita, eikä ”yksi koko sopii kaikille” -tyyppistä vastausta kysymykseen ole. Useissa organisaatioissa työskenteleekin sekä palkattuja että ulkoistettuja projektijohtajia rinta rinnan.

Jos talonne sisältä ei löydy sopivaa projektijohtajaa, miten ulkoinen projektijohtaja kannattaa valita? Tämä blogi koostaa projektinjohdon ulkoistuksen tärkeimmät hyödyt sekä vertailee tilanteita ulkoisen ja sisäisen projektijohtajan valintaan.

Laajempaa pohdintaa varten koostimme sinulle oppaan, joka auttaa sinunkin organisaatiosi onnistuneeseen yhteistyöhön ulkoisen projektipäällikön kanssa!

Oppaan voit ladata käyttöösi maksutta täältä.

Jos olet ulkoistamispäätöksen edessä ensimmäisiä kertojasi, löydät oppaastamme useita huomionarvoisia ja muistettavia asioita sekä parhaita käytänteitä. Jos taas olet jo kokenut ulkoistaja, saatat haluta peilata ja puntaroida aikaisempia ajatuksiasi ja kokemuksiasi, sillä etenkin ICT-maailmassa muutoksen tahti on huima.

Mitä hyötyjä projektinjohdon ulkoistamisesta on?

Ulkoinen projektijohtaja harvoin vain tulee ja tekee pelkän työnsä. Sen sijaan ulkopuolisen projektijohtajan palkkaaminen antaa organisaatiollenne paljon hyvää ja useita hyötyjä! Ulkoisen ammattilaisen hyödyntäminen projektissanne kasvattaa samalla koko organisaationne projektiosaamista, sillä hän tuo mukanaan kokemuksensa kaikista aiemmista projekteistaan. Lisäksi projektin kustannukset ovat helpommin ennakoitavissa, kun maksat vain tehdystä työstä.

Jos talon sisältä ei löydy sopivaa projektiammattilaista, ei uuden henkilön varsinainen palkkaaminen ehkä ole kannattavaa. Joskus projektit ovat lyhytkestoisia tai työtunneiltaan osa-aikaisia, ja tällöin voi olla vaikeaa löytää sopivaa kandidaattia, joka tahtoisi tulla palkatuksi projektiin. Ulkoisen projektipäällikön kanssa tällaisetkin tarpeet täyttyvät helposti.

Ulkoisen projektipäällikön kanssa haasteellisetkin resurssitarpeet täyttyvät helposti.

Tärkeää on muistaa sekin, että projektin tiimissä työskentelee yleensä useita ihmisiä, jotka eivät välttämättä ole koskaan aiemmin tehneet töitä yhdessä. Kokemuksensa ansiosta ulkopuolinen projektiammattilainen saa nopeasti koko tiimin puhaltamaan yhteen hiileen.

Ulkoinen projektipäällikkö kannattaa valita, kun

Milloin kannattaa valita talon sisäinen projektijohtaja?

Projektijohtajan työn onnistumisessa avainroolissa on avoin tiedonkulku. Jos projektinne sisältää sellaisia tietoja, joita ulkopuoliselle ei voi jakaa, kannattaa sinun valita projektiinne johtaja talonne sisältä.

Joskus projektit ovat ikään kuin kasvattajaseura, jonka jälkeen projektipäällikön on tarkoitus jatkaa toisessa projektiin liittyvässä roolissa. Jotta rooliin valittava voisi kasvaa tulevaan tehtäväänsä jo projektin aikana, kannattaa hänet valita projektin johtoon.

Tällöinkään ulkoisen projektipäällikön hyödyntäminen ei ole täysin poissuljettua, vaan voit ottaa sisäiselle projektipäälliköllenne sparrauskumppanin ulkoisesta projektiammattilaisesta. Sparrauskumppania voit hyödyntää myös silloin, kun projektiin valitaan sisäinen projektipäällikkö projektin laajaa organisaatiotuntemusta vaativan luonteen vuoksi.

Miksi valitsisit projektikumppaniksenne Kumuran?

Meillä Kumuralla työskentelee sertifioituja, pitkän linjan ammattilaisia. Kumuralaisilla on taustaa monenlaisissa projekteissa, joten löydät meiltä varmasti projekteihinne sopivat ammattilaiset. Asiakaskokemus on meillä arvojen keskiössä, minkä lisäksi luomme myös arvojemme mukaista työntekijäkokemusta. Haluamme kumuralaisten voivan hyvin, joten projektipäällikkömme tuovat hyvinvointia myös teidän projekteihinne!

Kumuralaiset eivät jää yksin haastavissakaan tilanteissa, sillä meillä on vahva sparrailun kulttuuri. Lisäksi projektipäälliköillämme on käytössään päivittyvä Projektien pelikirja, joka kokoaa kumuralaisten projekteista saamat parhaat opit ja käytänteet samoihin kansiin.

Kumuralta löydät projektinne tarvitseman, osaavan projektiammattilaisen.

Yllä olevasta oletkin saattanut jo ymmärtää, kuinka paljon ihmisistä ja projekteista välitämme. Siksi meille on tärkeää, että projekteissannekin vallitsee hyvä fiilis ja tekemisen meininki, sillä näissä tunnelmissa saavutetaan myös tuloksia. Hyvän fiiliksen varmistamiseksi teemme noin kerran kuussa projektin fiilismittauksen, joka tuo esiin hiljaisetkin signaalit ja mahdollistaa epäkohtiin reagoinnin ennen kuin ongelmat kasvavat suuremmiksi.

Löydät tämän artikkelin pohjana käytetyn oppaan täältä tai voit tutustua projektinjohtopalveluihimme laajemmin täällä.

Kirjoitus on julkaistu alun perin syksyllä 2021. Tekstiä on päivitetty alkuvuodesta 2023.

Mika Punta

Kuulumisia

Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna

Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.

Lue lisää