Usein ajatellaan, että projekti tarvitsee vain taitavan projektipäällikön ja osaavan projektiryhmän. Ei pidä kuitenkaan unohtaa, että myös projektin omistajan panos on välttämätön onnistuneelle projektille. Omistajan johdolla on löydettävä projektikokonaisuudelle yhteinen tahtotila, joka luo pohjan koko projektitekemiselle sen elinkaaren ajaksi.

Mistä löytyy projektille aito omistaja?

No, mistä projektille löytyy omistaja? Tätä asiaa ei pidä lähteä ratkomaan siten, että nimetään siihen nyt vain joku päällikkö tai johtaja, joka saa sitten kunnian istua myös projektin ohjausryhmässä. Projektin omistajaa etsiessä pitää esittää kysymys: ”Kuka hyötyy eniten projektin lopputuloksista?” Jos halutaan vielä lisävarmistusta oikean ja aidon omistajan löytämiseksi, voidaan kysyä myös toisin päin: ”Kuka kärsii eniten projektin epäonnistumisesta?” Toivottavasti tämän jälkeen sopivin projektin omistaja nostaa kätensä. Jos vieläkään ei löydy ehdokasta omistajaksi, niin kannattaa vakavasti kyseenalaistaa koko projektin tarpeellisuus!

Projektipäällikön ja projektin omistajan yhteisen tavoitteen tarkentaminen

Kun projektin omistaja sekä projektipäällikkö ovat löytyneet ja he aloittavat yhteistyön, on olennaista varmistaa heti yhteisen näkemys kaikkiin projektin tavoitteisiin sekä toteutukseen liittyviin asioihin (tavoiteltavat hyödyt, toteutustapa, laajuus, resursointi, aikataulu, kustannukset, laatu, …). Tämä näkemys viedään suunnitteluvaiheen aikana projektisuunnitelmaan. Luonnollisesti tässä vaiheessa pitää käyttää apuna projektiin liittyviä muita avainhenkilöitä kuten esim. business manageria tai pääarkkitehtia. Kun yhteisen tavoitteen sisältävä realistinen projektisuunnitelma on valmis, projekti voidaan käynnistää yrityksen päätöksentekomallin mukaisesti. Tässä vaiheessa pitää olla tarkkana eli jos projektipäällikkö ja omistaja eivät löydä yhteistä tahtotilaa projektin alussa, kohdataan varmasti erilaisia vaikeuksia toteutuksen aikana.

Yhteisen näkemyksen jatkuva varmistaminen

Projektin toteutusvaiheessa projektipäällikön ja omistajan pitää säännöllisellä kommunikoinnilla ja yhteisillä tapaamisilla varmistaa, että heillä on koko ajan sama kuva projektin etenemiseen. Projektin omistaja voi osallistua tarvittaessa myös esim. projektiryhmän säännöllisiin statuspalavereihin tai valittuihin työpalavereihin oman tilannekuvansa parantamiseksi. Tällä tavalla omistaja pystyy myös tekemään itsensä näkyväksi projektiryhmälle. Ennen ohjausryhmän kokousta on välttämätöntä, että projektipäällikkö ja omistaja tekevät yhdessä tiedontasauksen tilanneraporttiin sekä mahdollisiin ohjausryhmälle esitettäviin muutos- ja päätösehdotuksiin. Kun valmistaudutaan projektin päättämiseen sekä lopputulosten hyväksymiseen, omistaja ja projektipäällikkö varmistavat, että projekti on toteuttanut vaaditut asiat sovitulla tavalla. On siis tärkeää, että projektipäällikkö ja omistaja jakavat myös saman näkemyksen projektia päätettäessä kuten sitä aloitettaessa, jotta projekti saadaan hallitusti ja hyvässä yhteisymmärryksessä suljettua. Tavoitteenahan tässä vaiheessa on todeta: ”Teimme oikean asian oikeaan aikaan!” Tämän jälkeen omistajan ja projektipäällikön on hyvä jatkaa kohti uusia mielenkiintoisia projekteja.

Jarmo Kotkajuuri toimii Kumurassa konsultoivana projektipäällikkönä. Jarmolla on yli 25 vuoden kokemuksella laaja-alainen näkemys ICT:n mahdollisuuksista ja erilaisista ICT-kehitysprojekteista sekä projektimaailman menetelmien ja työkalujen kehityksestä.