Projektisalkunhallinta tehostaa projektitoimintaa
Kilpailuetua projektisalkunhallinnalla
Projektisalkunhallinta tehostaa projektitoimintaa etenkin silloin kun projektien määrä organisaatiossa lisääntyy ja tehokkuuden vaatimukset kasvavat. Organisaatioissa, joissa projektitoiminta on kokonaisuutena hyvin hallittua, syntyy kilpailuetua, joka näkyy mm. lyhyempinä projekteina, projektien selvästi parempana läpivientikyvykkyytenä sekä selkeinä säästöinä.
Tässä blogissa lähestymme projektisalkunhallintaa viiden ydinkysymyksen näkökulmasta. Ensimmäiseksi kuitenkin kuvaamme lyhyesti, mitä projektisalkunhallinta tarkoittaa.
Mikä projektisalkunhallinta?
Projektisalkunhallinta tarkoittaa organisaation käynnistettävien ja käynnissä olevien projektien hallinnoimista keskitetyssä paikassa.
Projektisalkku tarjoaa tietoa siitä, mitä projekteja juuri kyseisellä hetkellä organisaatiossa on käynnissä, ja mitä uusia ollaan mahdollisesti tulevaisuudessa käynnistämässä. Projektisalkku tarjoaa käyttäjälleen eturivin paikan nähdä missä ollaan ja minne ollaan menossa, miten projekteilla menee ja ketkä niiden äärellä työskentelevät.
Projektisalkku tarjoaa käyttäjälleen eturivin paikan nähdä missä ollaan ja minne ollaan menossa, miten projekteilla menee ja ketkä niiden äärellä työskentelevät.
Projektisalkun omistajan ovella saattaa aika ajoin olla ruuhkaa. Asiakastoimeksiannot, asiakkaiden muuttuvat tarpeet, talon sisältä nousevat ideat ja tarpeet sekä mahdolliset lakiuudistukset saapuvat salkkuun projektiehdotusten muodossa. Kaikkea ei voi eikä kannata toteuttaa, varsinkaan samanaikaisesti. Projektinsalkun tärkeimpiä tehtäviä on päättää käynnistettävistä projekteista. Se, toteutetaanko toimenpide lopulta projektina vai linjatyönä, on myös yksi projektisalkun valinnoista. Tyypillisesti, kun työn toteuttamiseen vaaditaan sekä päätöksentekoa että resursseja yli yksikkörajojen, on toteutus syytä johtaa projektina.
Vaikkei projektien ja linjatöiden tunnistaminen ja erottaminen ole aina helppoa, tulee tähän luoda läpinäkyvät pelisäännöt. Se, että osa ideoista ohjataan tässä vaiheessa linjatyönä toteutettavaksi, on osaltaan myös merkki hyvästä johtamisesta.
Projektisalkunhallinta ja viisi ydinkysymystä
Projektisalkunhallintaa kannattaa lähestyä seuraavien viiden ydinkysymyksen kautta:
- Mistä projekteista saamme suurimman hyödyn?
- Tukevatko projektimme organisaation strategiaa?
- Onko projekteillamme merkitystä?
- Mikä on optimaalinen käynnissä olevien projektien määrä?
- Onko projektitoiminta läpinäkyvää?
Seuraavaksi tarkastelemme kutakin kohtaa hieman lähemmin.
1. Mistä projekteista saamme suurimman hyödyn?
Projektien tavoitteena on aina arvon tuottaminen organisaatiolle, organisaation asiakkaille tai loppukäyttäjille. Projektisalkunhallinnan tavoite on siis varmistaa, että investoidaan projekteihin, jotka tuottavat suurimman arvon. Tämä on mahdollista, kun projektit käynnistetään hallitusti ja niiden hyötyjen arviointi tapahtuu yhteismitallisella tavalla. Käynnistämispäätös on projektin elinkaaren tärkein päätös. Yhteismitallisia arviointikriteereitä voivat olla yhtä lailla taloudelliset ja numeeriset mittarit, tukeeko projekti yrityksen strategiatavoitteita, panoksien, riskien ja tuotto-odotusten väliset suhteet, resurssitarpeet, asiakas- tai loppukäyttäjähyödyt jne. tai jokin näiden arviointitapojen yhdistelmistä.
Käynnistämispäätös on projektin elinkaaren tärkein päätös.
Projektisalkun kapasiteetilla on aina rajansa, jotka ovat riippuvaisia omista resursseista. Resurssien tulisi siis ohjautua sinne, missä suurimmat hyödyt odottavat ottajaansa.
Projektit eivät ole ikuisia eivätkä ne myöskään nauti koskemattomuuden suojaa. Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan. Maailma muuttuu ja arviot projektien tuottamista hyödyistä yleensä tarkentuvat ajan myötä. Kun samanaikaisesti nousee esiin uusia projekti-ideoita, niin yksittäisen projektin paikka projektisalkussa voi kääntyä kyseenalaiseksi. Projekteja on myös uskallettava keskeyttää, ja vapauttaa näin resurssit muualle, missä on odotettavissa suuremmat hyödyt.
Vaikutus-läpimenoaika -matriisi projektin hyödyn arvioimisessa
Yksi tapa arvioida, minkälaisin resurssein projekti ansaitsee paikkansa salkussa, on alla oleva vaikutus-läpimenoaika -matriisi, jossa hahmotellaan projektin liiketoimintavaikutuksia tai muita odotettavia hyötyjä sekä hyötyjen realisoitumisen aikataulua. Mikäli projekti on osa organisaation strategiaa, sen hyötynäkökulma selkeä ja odotettavissa oleva läpimenoaikakin on lyhyehkö, kannattaa projektiin panostaa resursseja ainakin suhteessa enemmän.
Esimerkkikuvassa ainakin Projekti W ja Projekti R ansaitsevat etuoikeutetusti paikkansa projektisalkussa, kun taas Projekti X ei.
2. Tukevatko projektimme organisaation strategiaa?
Projektit ovat yksi yrityksen strategian toteuttamisen työkaluista, joten projektisalkunkin tulisi olla myös omistajansa strategian näköinen. Tämä edellyttää projektien linkittämistä strategiaan. Kaikille projekteille ei aina löydy välitöntä linkkiä strategiaan, mutta strategian vastaisia projekteja salkussa ei saisi olla.
3. Onko projekteillamme merkitystä?
Projektit onnistuvat kun ihmiset onnistuvat. Ihmiset onnistuvat todennäköisemmin kokiessaan työnsä merkitykselliseksi. Merkitykselliseksi koetuilla projekteilla on siis lähtökohtaisesti hyvät onnistumisen edellytykset. Harvassa projektisalkussa kuitenkaan katsotaan projekteja tästä näkökulmasta.
Projektin tärkein kysymys on ”Miksi?”. Vastaus löytyy suurelta osin projektin tuomista hyödyistä ja yhteydestä organisaation strategiaan. Tämä ei kuitenkaan aina riitä. Ihmisten sitouttaminen projektiin ei saisi jäädä projektipäällikön vastuulle, vaan siihen tulisi panostaa myös projektinsalkun tasolla.
4. Mikä on optimaalinen käynnissä olevien projektien määrä?
Projektisalkun kapasiteetilla on rajansa, jotka on syytä tuntea. Samanaikaisesti käynnissä olevien projektien täytyy pysyä hallinnassa. Projektisalkunhallintaan pätee useimmiten perinteinen sääntö ”vähemmän on enemmän”. Ajantasainen projektisalkku kertoo resurssien käyttöasteen, ja resurssien optimaalinen käyttö on projektisalkunhallinnan avainasioita. Hallitun projektimäärän ansiosta projektit todennäköisesti valmistuvat nopeammin ja organisaatio saa tavoittelemiaan hyötyjä tasaisena virtana. Sopiva määrä samanaikaisia projekteja auttaa varmistamaan, että projektit saavat edellyttämänsä huomion ja tuen johdolta sekä kaikilta tarvittavilta sidosryhmiltä.
Projektisalkun kapasiteetilla on rajansa, jotka on syytä tuntea.
Näkymä projektisalkkuun kertoo projektien tilan ja auttaa näin reagoimaan projektinsalkun tasolla mahdollisiin poikkeamiin. Projektisalkku kertoo myös projektien väliset prioriteetit, mikä on olennaista esimerkiksi silloin, kun joudutaan tekemään päätöksiä rajallisten resurssien jakamisesta projektien kesken.
5. Onko projektitoiminta läpinäkyvää?
Projektisalkku on kuin ikkuna organisaation sisällä tapahtuvaan huiskeeseen. Se suoraviivaistaa ja helpottaa viestintää organisaation eri suuntiin. Siinä missä johtoryhmällä on suurin tarve nähdä kokonaiskuva ja tehdä luotettavaan tietoon perustuvia päätöksiä, kaipaa yksittäinen projektityöntekijä tietoa mihin kaikkiin projekteihin hän työskentelee tällä hetkellä, millä prioriteetilla hänen projektinsa ovat, ja mihin hänet mahdollisesti kiinnitetään seuraavaksi.
Projektisalkunhallinta lisää siis läpinäkyvyyttä organisaation kaikille tasoille. Samalla viestintä yksiköiden tai liiketoimintojen välillä tehostuu, päällekkäinen tekeminen vähenee ja synergiaetuja havaitaan herkemmin.
Kun projektien käynnistämiset on läpinäkyvästi linkitetty strategiaan, on organisaation suunnasta helppoa keskustella
Projektisalkunhallinta lisää myös hallinnantunnetta
Ihmisillä roolista riippumatta on tarve nähdä kokonaisuuksia, jaotella saman tyyppisiä asioita yhteen, mitata ja vertailla. Tämä tuo hallinnan tunnetta. Hyvin johdettuna projektisalkku tukee vahvasti organisaation strategiaa ja sen viestintää. Silloin salkkudiagrammit, kaaviot ja roadmapit kertovat millä strategia painotuksilla organisaatiota ohjataan ja mihin suuntaan ollaan panostamassa. Projektien käynnistämiset on läpinäkyvästi linkitetty strategiaan ja organisaation suunnasta on helppoa keskustella.
Olemme mukana 3PMO tapahtumassa kumppanin roolissa. Hyödynnä 100€ arvoinen ale-koodi 3PMO-tapahtumasivullamme.
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoitukses
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
