Artikkeli on julkaistu Projektiyhdistys ry:n Projektitoiminta lehdessä 2/2019, sivut 10-13

Millaisia ihmistyyppejä kohtaat palavereissasi ja työssäsi? Tiedätkö, millainen ihmistyyppi seisoo milloinkin vastapäätäsi? Mitä hyötyä sinulle on siitä, että tunnistat eroavaisuuksia eri käyttäytymistyylien välillä?

Ihmisten käyttäytymistyylit ovat moninaisia ja onneksemme kuorrutettu erilaisilla vahvuuksilla. Yhteiselomme olisi kovin ”väritöntä” ja tylsää, mikäli kaikki toimisivat samalla lailla. Yllätyksiä ei juuri tulisi ja toimintamme olisi melko ennakoitavaa. On avartavaa oppia ymmärtämään, miksi toiset käyttäytyvät eri lailla kuin itse. Mitä asioita he arvostavat yhteistyötilanteissa ja millaisia toiveita heillä on kohtaamisen hetkillä? Ja ennen kaikkea, miten itse käyttäytyy ja miksi.

”Kalenterimerkintä vilkuttaa muistutusta vartin päästä alkavasta palaverista. Osallistuttava on, vaikka turhauttaa jo etukäteen. Arvaan, että palaverissa puhutaan taas liian pitkään ja liian paljon, eikä selkeitä vastuita tai toimenpiteitä määritellä. Mietin mitä hyödyllistä voisin sillä välin tehdä ”salassa”, ettei aikani mene hukkaan.”

Kuulostaako tämä tutulta? Voisiko tämä olla sinun ajatuksesi? Palaveritilanteet ovat yksi useimmiten toistuvia tilanteita työssämme, jossa joudumme osittain pakonkin sanelemana erilaisten ihmisten kanssa saman pöydän ääreen. Joskus nämä tilanteet ovat hedelmällisiä ja energisoivia, ja joskus taas turhauttavia ja energiaa vieviä. Joskus itse palaverin vetäjä voi olla palaveriin täysin tyytyväinen, mutta muut osallistujat saattavat poistua paikalta täysin vastakkaisilla ajatuksilla, jolloin jälkijupinat ovat taattuja. Siksi palaveritilanteet ovat niin herkullisia tilanteita seurata meidän ihmisten välistä vuorovaikutusta, ja sitä millaisia seurauksia sillä on. Me ihmiset koemme saman tilanteen niin äärimmäisen monella eri tavalla.

EMME TOIMI PAHUUTTAMME ERI LAILLA

Ihmisistä on usein helpottavaa oivaltaa, että me ihmiset emme yleensä ole pahuuttamme erilaisia. Emme siis yleensä toimi esimerkiksi palavereissa tarkoituksella toisia turhauttavalla tai ärsyttävällä tavalla. Me vain toimimme niin kuin meille luontaista on. Meidän on vaikea muuttaa toimintaamme, jos emme tiedosta ihmisten erilaisia tapoja lähestyä asioita ja tunteita. Tätä tilannetta voi tarkastella jo alussa kuvattua palaveriesimerkkiä laajentamalla:

”Juhani istui koko palaverin ajan hiljaa, ja kertoi minulle jälkikäteen, ettei hänen mielestään palaverista tullut yhtään konkreettista tehtävää hänelle jatkotyöstettäväksi. Hänen mielestään palaveri oli sekava eikä hän ymmärrä miksi Hannelen piti aluksi kertoa kaikille koko eilisen päivän ongelmat asiakkaan kanssa. Eikö ne kuuluisi ratkaista jossakin muualla? Juhani kertoi myös minulle, että mikäli palaverissa käsiteltyä ideaa lähdetään edistämään, tulisi asianedistäjien ehdottomasti huomioida järjestelmän X ja Y riippuvuus keskenään.

Matti sen sijaan paljasti minulle, että Hannelen esittämät asiakasongelmat saivat hänen oman akuutin keskeneräisen asiakastyön mieleen ja stressitaso nousi heti. Hän kuitenkin tunsi myötätuntoa Hannelea kohtaan ja halusi auttaa tätä ongelmassaan. Matti kuunteli ja ehdotti, miten me kaikki yhdessä voisimme auttaa Hannelea ongelmassa. Matti lupautui sparraamaan Hannelea iltapäivällä, vaikka hänellä oli itsellään tiukka aikataulu loppupäiväksi.

Piia sen sijaan huomautti, että palaverissa käsiteltiin aivan liian kauan eri mahdollisuuksia ja ilman hänen ”sekaantumistaan” palaverin kulkuun, emme olisi saaneet valmista. Piia oli jokseenkin turhautunut, mutta oli sentään siihen tyytyväinen, että oli ottanut ohjat käsiinsä ja koonnut pääideat fläpille. Piia sanoi, että seuraavassa palaverissa hän ehdottaa jämäkämpää toimintamallia heti alkuun.

Hannele oli sen sijaan hyvällä fiiliksellä ja helpottunut, että oli saanut jakaa tuntemuksiaan muiden kanssa ja saanut siihen ymmärrystäkin muilta. Palaveri oli hänen mielestään sujunut ihan suht mukavasti. Ideoita oli tullut paljon ja niistä oli poikinut aika mahtavia uusia visioita.”

On hyvin tyypillistä, että menemme yhteistyötilanteisiin oma luontainen toimintatapa edellä. Pidämme kokouksia siten, kuin se meille itsellemme on mukavinta. Saamme silloin samantyyliset ihmiset helposti mukaan, mutta entäpä ne muut ja heidän tärkeät ajatuksensa. Emme herkästi kyseenalaista, mitä voisimme tehdä seuraavalla kerralla toisin. Miksi tämä kuitenkin kannattaisi?

PARAS ESIIN ERITYYLISISTÄ IHMISISTÄ

Kun oppii tunnistamaan erityylisiä ihmisiä ja heille ominaisempia toimintatapoja, pystyy itse rakentamaan vuorovaikutustilanteista monipuolisia. Silloin esimerkiksi palaveritilanteesta saadaan sellainen, että kaikkien osapuolien mielenkiinto pysyy yllä ja jokainen onnistuu tuomaan omat näkemyksensä esille.

Aiemmassa palaveriesimerkissä Hannele, Matti, Juhani ja Piia edustavat karkeasti jaettuna neljää eri käyttäytymistyyliä. Jokaisella heistä on tyylillensä tyypillisiä toimintatapoja ja omanlaisia toiveita tulla kohdatuksi vuorovaikutustilanteissa. Hannele arvostaa yhteistyössä avoimuutta, ja toivoo tulla kuulluksi ja kohdatuksi niin ongelmissa kuin iloissa. Hän haluaa jakaa tietoa ja keskustella avoimesti niin tunteista kuin asioistakin. Matti arvostaa harmoniaa, soljuvaa yhteistyötä ja on kiinnostunut ihmisten hyvinvoinnista. Matti haluaa kuunnella ja auttaa mielellään muita, ja uhraa rakentavan yhteistyön nimissä joskus jopa oman etunsa. Juhanilla on pitkälle ja huolellisesti pohdittuja ajatuksia, mutta ei mielellään halua tuoda omia näkemyksiään keskeneräisinä esille. Hän arvostaa yhteistyössä sitä, että asioista puhutaan asioina ja eikä tunne itseään kotoisaksi rönsyilevissä palavereissa. Näiden lisäksi mukana on vielä Piia, joka haluaa asioiden edistyvän ripeästi kohti selkeitä tavoitteita ja toimenpiteitä. Hän ottaa tarvittaessa ohjat käsiinsä, jollei työskentely edisty hänen mielestään tarpeeksi ripeästi.

Jokaisella käyttäytymistyylillä on omat vahvuutensa, jotka kannattaa ehdottomasti valjastaa yhteisen tiimin hyödyksi. Tähän on olemassa konkreettisia tapoja, joita on helppo harjoitella kenen tahansa. Palaveriesimerkissä ryhmän eduksi olisi esimerkiksi ollut, jos Juhanin arvokkaat näkemykset riippuvuuksista olisi saatu kaikkien tietoon. Osattiinko Juhanilta kysyä suoraan ja selkeästi mielipidettä? Annettiinko hänelle tarvittava aika ja rauha kertoa oma mielipiteensä? Olisiko palaverin pääkysymyksen voinut lähettää jo ennen palaveria osallistujille, jolloin Juhani olisi todennäköisesti jo vastannut etukäteen sähköpostilla. Annettiinko palaverin lopuksi mahdollisuus kommentoida pääkysymystä jälkikäteen sähköpostilla? Tähän tapaan löytyy kyllä jokaiselle käyttäytymistyylille omia sopivia tapoja toimia yhteistyössä.

KÄYTTÄYTYMISTYYLIT JOHTAMISEN APUNA

Käyttäytymistyylien tuntemisesta on hyötyä ihan jokaiselle asemasta riippumatta. Kuitenkin erityisesti johtajille, toimi sitten projektipäällikkönä tai esimiestehtävässä, käyttäytymistyylien tunteminen ja hyödyntäminen on aivan oleellinen taito jokapäiväisessä kanssakäymisessä.

Johtajan on tunnettava tiiminsä jäsenet ja huomioitava heitä yksilöllisesti. Se mikä toimii toiselle, voi olla toiselle kauhistus. Johtajan on esimerkiksi tarkkaan tiedettävä kenelle hän voi puhua hyvin suoraan ja kenen kanssa asioita kannattaa pohtia yhteisesti. Jo pelkästään niin yksinkertaiselta kuulostava asia kuin tehtävien jakaminen, vaatii onnistuakseen räätälöintiä. Siinä missä toinen kaipaa ja tarvitsee tarkempaa ohjeistusta ja tukea, haluaa toinen kuulla vain suurpiirteisen tavoitteen ja deadlinen. Hukkaan menee aika, jos viimeisemmälle henkilölle kirjaa sivuntäydeltä ohjeita. Huonoimmassa tapauksessa tämän vuoksi jää koko tehtävä suorittamatta. Johtajan kannattaa siis hyödyntää ihmistuntemustaan kaikenlaisissa vuorovaikutustilanteissa; niin palautteen antamisessa ja vastaanottamisessa, tiimipalavereissa ja tehtävistä sopimisessa, esimiehen ja alaisen 1x1 palavereissa jne. Oman ja toisen käyttäytymistyylin tunteminen ja huomiointi edistää vuorovaikutusta ja palvelee sekä johtajaa että johdettavaa.

ROHKEASTI KATSE PEILIIN

Käyttäytymistyylien opettelu on hauskaa ja avartavaa, eikä suinkaan vaikeaa. Positiivisena vaarana on, että itseään ja muita ihmisiä ei enää sen jälkeen katsele samojen silmälasien lävitse. Ensin lisääntyy ymmärrys itseään kohtaan, jonka jälkeen voi kiinnittää huomiota omaan toimintaan. Sen jälkeen lisääntyy ymmärrys muita kohtaan, jonka jälkeen ihmisten kohtaaminen onkin joka kerta omanlaisensa koelaboratorio. On mielenkiintoista astua hetkeksi omalta mukavuusalueeltaan ulos ja kokeilla uusia toimintatapoja. Kokeilemalla oivaltaa ja oppii parhaiten. Tuloksen ja palautteen näkee heti itse silmiensä edessä. Omaa luontaista käyttäytymistapaa kannattaa tilanteesta riippuen mukauttaa, jos mielii saada yhteistyökumppaneiden aidon läsnäolon ja luottamuksen puolelleen.

Käyttäytymistyylien opetteluun on olemassa erilaisia viitekehyksiä. Yksi niistä on PeiliTM-käyttäytymisprofiili, joka on monipuolinen väline vuorovaikutus- ja yhteistyötaitojen kehittämiseen. Peili-käyttäytymistyyliprofiili kuvaa ihmisten erilaisia toimintatapoja ja se luo yhteisen kielen arjen tutuille yhteistyön ilmiöille. Peili-profiilin avulla ihminen oppii ymmärtämään omaa luontaista toimintatapaansa ja parantaa näin omaa itsetuntemusta. Ihmisen käsitys omasta toimintatavastaan ja vuorovaikutustaidoistaan on usein jossain määrin erilainen kuin muilla ihmisillä. Tämä vuoksi Peili-profiilin tuloksiin sisältyy aina itsearvion lisäksi muiden henkilöiden arvio henkilön käyttäytymistyylistä.

MIKÄ ERILAISUUDEN JOHTAMISESSA KIEHTOO?

Me ihmiset koemme saman tilanteen niin äärimmäisen monella eri tavalla. Tämä on asia, joka jaksaa hämmästyttävää minua itseäni yhä uudelleen ja uudelleen. Ihmistaitojen valmentajana toivon lisääväni yhteistä ymmärrystä ihmisten erilaisuudesta. Ymmärryksen luominen on lähtökohta, josta jokainen voi ponnistaa omien voimavarojensa mukaisesti kohti parempaa yhteistyötä. Iloitsen, kun valmennettava tunnistaa uusia vahvuuksia tai tulee ylipäätään tietoiseksi vahvuuksistaan. Haluan rohkaista ihmisiä toisaalta olemaan aidosti sellaisia kuin ovat, mutta toisaalta haluan myös rohkaista heitä uusien toimintatapojen kokeiluun ja harjaannuttamiseen.

Itsensä ja erilaisuuden ymmärtäminen ja opiskelu on helppoa, koska jokaisella on siitä omakohtaisia kokemuksia. Sitä voi myös harjoitella päivittäin omissa vuorovaikutustilanteissa. Kun on oppinut tuntemaan itsensä, ei voi enää laittaa tiettyjä asioita toisten ihmisten syiksi. Ei voi enää paeta vastuuta yhteistyötilanteissa, vaan ymmärtää paremmin oman toiminnan seurauksia. Ja tätä kautta on valmiimpi niitä omia pinttyneitäkin tapoja välillä haastamaan ja muokkaamaan. Aikoinaan luin saksalaisesta julkaisusta vapaasti suomennetun lauseen: ”Kun olet kerran löytänyt itsesi, et voi hukata sitä koskaan enää elämässä.” Huumorimielellä voisi sanoa, että eipähän tarvitse enää niin usein ihmetellä miksi toimi taas niin kuin toimi.

Merja Galler

Merja toimii projektijohtamisen ja vuorovaikutustaitojen asiantuntijana Kumura Oy:ssä. Merjalla on laaja kokemus projektitoiminnan kehittämisestä niin yksittäisen projektin kuin koko organisaationkin näkökulmasta. Merja on myös sertifioitu Peili™ valmentaja.