PMO Competency Framework – Uusi työkalu PMO-ammattilaisten kehittymiseen
Vuoden 2024 tammikuussa ilmestyi toinen painos PMO-kompetenssien kehittämiseen tarkoitetusta PMO Competency Framework -kirjasta. Näyttää siltä, että Euroopassa kiinnostus PMO-toimintaa kohtaan nousee vuosi vuodelta.
Uuden viitekehyksen tarkoituksena on auttaa PMO-ammattilaisia tunnistamaan ja kehittämään keskeisiä taitojaan. Tässä kirjoituksessa pyrin lyhyesti kuvaamaan mitä viitekehys sisältää ja mihin sitä voi käyttää.
Mikä on PMO-osaamisen viitekehys?
PMO-osaamisen viitekehys määrittelee, millaista osaamista eri PMO-rooleissa tarvitaan. Toisin kuin monet projektinhallinnan standardit (esimerkiksi APM tai PMI), tämä viitekehys on luotu PMO-ammattilaisilta PMO-ammattilaisille.
Kompetenssi määritellään kirjassa siten, että se koostuu kolmesta elementistä:
| Komponentti | Määritelmä | Esimerkki |
| Tiedot (Knowledge) | Merkitykselliset yhteydet, jotka ihmiset muodostavat mielessään tiedon ja sen soveltamisen välillä tietyssä ympäristössä. (Dixon, 2000) | Osallistuminen riskienhallinnan koulutukseen ja sen perusteella riskirekisteripohjan parantaminen. |
| Taidot (Skills) | Opittu kyky tehdä jotain hyvin. | Kyky mukauttaa viestintää eri yleisöille. |
| Käyttäytyminen (Behaviour) | Havainnoitava toiminta, joka kuvaa, miten henkilö käyttäytyy tai toimii, erityisesti suhteessa muihin. | Tehtävien omistajuuden ottaminen ja niiden suorittaminen ajallaan, asiakkaan ajan tasalla pitäminen edistymisestä. |
Kompetenssit ovat organisaatioiden tai vastaavien määrittelemiä tietojen, taitojen ja käyttäytymisten yhdistelmiä.
PMO Competency domains
PMO:n ydinosaamiset (PMO Competency Domains) on jaettu neljään kategoriaan, joissa käytetään lyhennettä P3M kuvaamaan yksittäisen projektin (Project), projektisalkun (Project Portfolio) ja ohjelman johtamista (Program Management).
P3M-hallinto (P3M administration) kattaa projektien, ohjelmien ja portfolioiden hallinnollisen tuen, esimerkiksi kokousten järjestämisen ja pöytäkirjojen laatimisen.
P3M-toimitustuki (P3M delivery support) liittyy projektien, ohjelmien ja portfolioiden johtamisen tukemiseen, kuten riskienhallintatyöpajan fasilitointiin tai projektisuunnitelman ylläpitoon. Tähän kategoriaan kuuluu 15 yksittäistä kompetenssia, jotka kattavat projektin, salkun ja ohjelman “teknisiä” osa-alueita, kuten Business case, muutostenhallinta, muutoksen johtaminen, talouden hallinta, suunnittelu ja aikataulutus jne.
P3M-mahdollistaminen (P3M enabling) kattaa PMO-spesifin työn, joka tukee organisaation toimituskyvykkyyttä projektien, ohjelmien ja portfolioiden tasolla. Näitä voivat olla toimitusmallin käyttöönotto, koulutusohjelmien luominen ja P3M-työkalun käyttöönotto.
P3M-mahdollistamiseen sisältyy kuusi kompetenssia:
- varmistustoimenpiteet (Assurance)
- kyvykkyyden kehittäminen
- kapasiteetin kehittäminen
- toimitusmallit
- hallintamallit (Governance Frameworks)
- P3M-ohjelmistot.
PMO-hallinta (PMO management) kattaa PMO:n suunnittelun, perustamisen, operoinnin, muutosprosessin ja lakkauttamisen, kuten uuden palvelun lanseerauksen tai väliaikaisen PMO:n perustamisen. Tämä kompetenssi ei sisällä PMO-tiimin johtamista tai hallinnointia, sillä nämä osa-alueet kuuluvat erillisiin johtajuuden ja hallinnan kompetenssikehyksiin.
Tiedolliset, taidolliset ja käyttäytymiskompetenssit
Viitekehyksen kiintoisin osa on PMO-kompetenssien luettelot tiedollisten, taidollisten ja käyttäytymisen näkökulmista.
Tiedollisia elementtejä (Knowledge Areas) on 16, ne jakautuvat jokseenkin viiteen eri luokkaan:
- organisaation toimintaympäristö ja ihmiset
- hallintamallit ja menetelmät
- liiketoiminnan malli ja mittarit
- vastuualueiden ja toimivallan rajat
- käytettävät sovellukset ja ohjelmistot.
Taidollisia elementtiryhmiä on kahdeksan, jotka jakautuvat yksityiskohtaisempiin elementteihin. Ryhmät ovat
- oman itsen johtaminen
- ihmissuhteiden johtaminen
- ajattelu
- viestintä
- analyyttisyys
- ongelmanratkaisu
- strategia
- yhteistyö.
Käyttäytymiskompetensseja on listattu 16, jotka nekin varsin osuvia: “Kiinnitä huomiota yksityiskohtiin, mutta ole pragmaattinen – älä unohda isoa kuvaa” tai “Ole sinnikäs ja säilytä positiivinen asenne“.
Osaamisprofiileja eri PMO-rooleille
Viitekehyksessä on esitetty esimerkinomaisesti myös osaamisprofiileja eri PMO-rooleille, kuten
- PMO-managerit: laaja ymmärrys projektinhallinnasta ja vahvat johtamistaidot
- PMO-analyytikot: syvällinen analyysiosaaminen ja kyky hallita tietoa tehokkaasti
- PMO-koordinaattorit: vankka perustietämys projektinhallinnasta ja vahvat viestintätaidot.
Kuten jo rooleista näkyy, kirja on kirjoitettu isoille organisaatioille, joissa voi olla PMO:ssa useitakin henkilöitä, mutta toimii viitekehyksenä myös pienemmille organisaatioille.
Kullekin mainituista rooleista on tehty ehkä turhankin tarkka profiili käyttäen edellä esitettyjä kompetensseja. Viitekehyksessä ei tosin ole tarkkaa pisteytysjärjestelmää, mutta se määrittelee, millä tasolla eri osa-alueiden hallinnan tulisi olla kussakin roolissa (esim. perus-, keski- tai edistynyt taso).
Viitekehys toimii myös koulutussuunnittelussa ja itsearvioinnissa
Viitekehys ei ole tarkoitettu sertifioinnin perustaksi, mutta mielestäni se voi toimia suunnittelualustana PMO-ammattilaisten koulutukselle. Kirjan lopussa onkin itsearviointilomakkeet, jonka avulla voi pohtia omaa osaamistaan. Mielestäni kirja on kiinnostava ja ajatuksia herättävä kokoelma osaamisista ja voin suositella sitä kaikille aiheesta kiinnostuneille.
Juuso Äikäs
Kuulumisia
10CON Oy ja Kumura Oy ryhmittymänä Hanselin johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2024–2032 DPS:ssä
Kumura Oy ja 10CON Oy ovat iloisia voidessaan ilmoittaa, että yritykset on hyväksytty ryhmittymänä osaksi johtamisen ja kehittämisen konsultoinnin hankintajärjestelmää (DPS) vuosiksi 2024–2032.
Tekoälylukutaito projektipäälliköille – vastauksia webinaarin kysymyksiin
Järjestimme 17.3.2025 Tekoälylukutaito projektipäälliköille – Pakollinen taito vai turhaa hypeä? -webinaarin. Tässä artikkelissa webinaarin asiantuntijat projektityön tekoälydraiveri Mika Purola ja muutosjohtamisen konsultti Virpi Elers vastaavat webinaarin aikana nousseisiin kysymyksiin.
Onko PMO ilman tekoälyä kilpailukykyinen tulevaisuudessa?
Tekoälyn nopea kehitys ravistelee projektinhallintaa ja jo nyt on nähtävissä merkkejä, että AI:sta tulee projektijohtamisen perusosa. Mitä PMO:lle tapahtuu tässä muutoksessa? Mika Purola vastaa!
