Lumme Energia sai Kumuralta projektiammattilaisen, joka huolehti myös tiimin jaksamisesta

Kun Lumme Energia ja Loiste Sähkönmyynti yhdistivät voimansa 2021 keväällä, syntyi tarve siirtää noin 160 000 asiakasta tietojärjestelmästä toiseen. Tälle ainutlaatuiselle migraatioprojektille lisähaastetta toivat suuren kokoluokan lisäksi tiukka aikataulu sekä viranomaisvaatimukset.

Aikataulultaan ja kokoluokaltaan ennätyksellinen projekti koko sähkönmyynnin toimialalla

Projektin päämäärä oli jo alussa tarkkaan tiedossa: kahden energiayhtiön yhdistyessä oli yhdistettävä myös asiakaskannat 1.12.2021. Laajuudeltaan, vaativuudeltaan ja haastavuudeltaan noin 160 000 asiakkaan siirtäminen tietojärjestelmästä toiseen oli toimialalla ennätyksellinen projekti. Valtakunnallisessa mediassa fuusiosta kerrottiin maaliskuussa 2021.

“Meillä oli tiedossa mitä ja miten pitää tehdä. Tarvitsimme avuksemme asiantuntijan, joka pitäisi kokonaisuuden hallinnassa ja täyttäisi projektijohtamisen resurssivajeemme. Kumuran Mikko Saastamoinen oli tuttu entuudestaan, joten tiesin Kumuran luotettavaksi toimijaksi. Sitä kautta päädyimme Kumuran konsultoivaan projektipäällikköön Mika Mannoseen”, kertoo Lumme Energian digitalisaatiojohtaja Kari Järvinen, joka vastaa tietohallinnosta ja digitaalisten palveluiden kehittämisestä. Kumuran kanssa yhteistyössä toteutetussa projektissa hän oli vastuussa tietoteknisten järjestelmien hallitusta siirrosta.

Kumuran Mika Mannonen puolestaan johti migraatioprojektia huolehtien siihen liittyvien järjestelmien toimimisesta ja niille suunniteltujen toimenpiteiden toteutumisesta. Lisäksi hän ohjasi muita projektiin osallistuneita toimittajia.

Kireässä aikataulussa pysyttiin viestinnällä ja projektitiimiläisistä huolehtimalla

Aikataulussa pysyminen ei ollut mikään pieni asia Lumme Energian näkökulmasta: asiakkaille annetun tiedon ja fuusion toteutumisajankohdan lisäksi aikataulupainetta loivat viranomaisten määräykset. Yhtä aikaa asiakastietojärjestelmien siirron kanssa alalla tapahtui merkittävä muutos, kun sähkönmyyjien ja sähkönsiirrosta vastaavien tiedonvaihtojärjestelmä Datahub otettiin valtakunnallisesti käyttöön. Datahubiin siirrettävät asiakastiedot oli oltava Lumme Energian alla vain muutama kuukausi fuusiosta tiedottamisen jälkeen ja kesälomatkin sattuivat sille välille.

Tiukan aikataulun vuoksi projektitiimiläisten jaksamisesta oli huolta. Miten he pärjäisivät työmäärän kanssa, kun oman migraatioprojektin ja viranomaisten vaatiman Datahub-tiedonsiirron lisäksi oli tehtävä myös päivittäisiä töitä?

“Lopputulos oli onnistunut. Asiakkaille ei koitunut siirrosta merkittäviä ongelmia ja työntekijöiden työmäärästäkin selvittiin. Yritysten fuusion saimme toteutettua suunnitellusti vuosien 2021 ja 2022 vaihteessa.

“Mikan asenne pysyi hyvänä ja etenemistapa rauhallisena sekä loogisena myös todella tiukassa projektiaikataulussa”, Järvinen kertoo.

“Iso osa onnistumisesta riippui siitä, että tiedottamisesta ja viestimisestä pidettiin huolta. On aina parempi sanoa jotain kuin olla hiljaa, koska viestiminen antaa mielenrauhaa ja kokemusta asioiden etenemisestä.

Projekteissa ei voikaan mielestäni koskaan viestiä liikaa. Hyvin kulkeva tieto takaa sen, että projektin tahot tietävät kokonaisuuden olevan hanskassa ja ovat kartalla siitä, kuka tekee mitäkin. Mika pitikin hyvin yhteyttä projektin tiimiin.”

”On aina parempi sanoa jotain kuin olla hiljaa, koska viestiminen antaa mielenrauhaa ja kokemusta siitä, että asiat etenevät.”

Kumuran Mannonenkin tunnistaa viestinnän tärkeyden ja pitää sitä oleellisimpana keinona projektipäällikön työkalupakissa.

“Tärkein pyrkimykseni oli, että pystyn ansaitsemaan projektiryhmän ja muiden toimijoiden luottamuksen. Tämä syntyi juuri viestinnän kautta. Pidin kahdenkeskisiä juttutuokioita, joiden avulla kykenin seuraamaan projektitiimiläisten jaksamista ja fiilistä. Oman mausteensa migraatioprojektiin toi se, että projekti ajoittui korona-aikaan emmekä nähneet projektitiimillä kertaakaan kasvotusten.

“Panostin siihen, että etäyhteyksistä huolimatta saimme ryhmädynamiikan toimimaan, tsemppasimme toisiamme ja vaikeista tilanteista selvisimme ennemmin huumorilla kuin hampaiden kiristelyllä. Pidin kunnia-asiana laittaa omatkin käteni saveen projektitiimiläisten rinnalla sen sijaan, että olisin vain johtanut tekemistä. Useasti projektitiimin kanssa käytimmekin ilmaisua ‘Olemme samassa veneessä’.”

Avoin keskusteluyhteys ja arvomaailman jakaminen helpottivat uniikin projektin onnistumista

Järvisen mukaan yhteistyö Kumuran kanssa oli mutkatonta ja siinä korostui välittömyys ja avoimuus puolin ja toisin.

“Sikäli mikäli asioita oli tarvetta käsitellä, niistä puhuttiin sellaisenaan ilman pyrkimystä peitellä mitään. Arvomme myös kohtasivat siltä osalta, että pidimme molemmat ihmisiä tärkeinä, vaikka emme saman yrityksen alla työskennelleetkään”, Järvinen kertoo. Myös Mannosella on sama kokemus. Hänellä oli olo, että hän oli “yksi lumpeelaisista”, vaikka hän edustikin ulkoista resurssia.

Lumme Energian migraatio oli ainutlaatuinen koko sähkönmyynnin toimialalla ja siinä epäonnistuminen olisi johtanut merkittäviin liiketoiminnallisiin ongelmiin. Projektin perusteella Järvinen kokee voivansa suositella Kumuraa ja kumuralaisia projektipäälliköitä projektinjohdollisiin tehtäviin. Yhteistyö Lumme Energian ja Kumuran välillä jatkuikin heti seuraavan projektin parissa.

“Mika johti projektia meidän arvoihimme sopivalla tavalla ja huomioi projektitiimiläiset hyvin. Myös asiakkaiden näkökulmasta siirto tapahtui hallitusti”, Järvinen summaa.

Kuva: Koros Design