Näillä 5:llä askeleella onnistut projektisuunnitelman kanssa!
Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.
Projektisuunnitelma on projektipäällikön tärkein työväline. Siinä on dokumentoituna koko projektin askelmerkit, projektin tavoitteet ja kuinka niihin päästään. Kuinka projektisuunnitelma oikein syntyy? Tässä kirjoituksessa kerron oman kokemukseni kautta onnistuneista projektisuunnitteluista.
1. Varaa projektisuunnitteluun aikaa
Projektisuunnitelma ei synny yhdessä yössä. Varaa siihen siis aikaa paitsi omasta myös kollegoiden kalenterista. Huomaa myös, että ketterän toteutusmallin käyttö muuttaa suunnittelun luonnetta verrattuna suunnitteluperusteiseen projektiin.
2. Suunnittele suunnittelu
Kun projektiehdotus on hyväksytty, on aika suunnitella, miten projekti suunnitellaan. Projektin suunnittelu on siis eri asia kuin projektisuunnitelman kirjoittaminen. Sinun on mietittävä mitä toteutusmalleja mahdollisesti tarvitaan, ketkä ovat kriittiset resurssit ja keitä ylipäänsä tarvitaan projektin toteuttamiseen.
3. Älä suunnittele yksin
Tähän on varmastikin sortunut yksi, jos toinenkin projektipäällikkö. Projektin toteuttaminen on aina ryhmätyötä, joten suunnittelu onnistuu harvoin yksin. On siis ensiarvoisen tärkeää, että saat projektin sidosryhmät yhteisen pöydän ääreen, kasvokkain tai virtuaalisesti. Tämän takia myös sidosryhmäanalyysi pitää tehdä jo projektin asettamisvaiheessa.
4. Suunnittele projektin sisäinen ja ulkoinen viestintä
Vanha viidakon sanonta kuuluu ”Projektinjohtaminen on viestintää, viestintää ja viestintää”. Projektissa on aina kahdenlaista viestintää: johtamisviestintää, jonka tarkoituksena on viestiä projektin tilaa ja tarvittaessa hälyttää osallisia toimimaan, sekä sidosryhmäviestintää, joka on projektin onnistumisen kannalta ensiarvoista.
Alla on listattu näiden kahden viestintätavan eroja Marja-Liisa Niinikoskea mukaillen.
Johtamisviestintä
- Toiminnan johtamista käyttäen menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla pyritään lisäämään toiminnan ennustettavuutta ja tavoitehakuisuutta.
- Formaalia viestintää, joka on ”koodattu”, esimerkiksi liikennevaloraportti.
Sidosryhmäviestintä
- Projekti- ja tilannekohtaista.
- Ei pyritä täydelliseen formaalisuuteen.
- Viestin vastaanottajalta ei voi edellyttää koodien tuntemusta.
5. Huolehdi, että projektinomistaja ja ohjausryhmä ovat kiinnostuneita projektistasi
Projektia ei koskaan tehdä vain tekemisen ilosta, vaan sen lopputuloksesta täytyy olla hyötyä tai iloa jollekulle taholle. Tämä taho on, tai ainakin sitä edustaa, projektin omistaja. Jos et saa häneltä aikaa projektisuunnitelman läpikäymiseksi, ilmoita, että projekti odottaa hänen kalenteristaan vapautuvaa aikaa.
Toinen tärkeä ja tyypillisesti haastava taho on ohjausryhmä. Heidän tehtävänsä on huolehtia projektin onnistumisen edellytyksistä, kuten resursseista ja projektipäällikön tukemista. Omistaja pystyy usein vaikuttamaan ohjausryhmän kokoonpanoon, joten kehotan keskittymään projektinomistajan kanssa keskusteluun.
Lopuksi
Kun tehtävistä, aikatauluista, kustannuksista ja resursseista on päästy yksimielisyyteen, on mielestäni vielä kaksi huomioon otettavaa seikkaa:
- Mihin kohtaan projektia niin kutsutut milestonet eli tarkistuspisteet pitäisi sijoittaa, jotta ne mahdollisimman yksiselitteisesti osoittaisivat projektin etenemisen?
- Mistä tiedämme, että projekti on saavuttanut tuotostavoitteensa? Liian usein käy niin, että projektista tuleekin prosessi, koska projektia ei saatukaan lopetettua.
Jos sinua kiinnostaa oppia syvemmin projektin suunnittelua ja siihen liittyviä menetelmiä, suosittelen valmennuksiamme ”Projektityön perusteet” ja ”Syventävä projektipäällikkövalmennus”, molemmat löytyvät valmennuksen nimellä hakemalla koulutuskalenteristamme.
Juuso Äikäs
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
