Näillä 5:llä askeleella onnistut projektisuunnitelman kanssa!

Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.

Projektisuunnitelma on projektipäällikön tärkein työväline. Siinä on dokumentoituna koko projektin askelmerkit, projektin tavoitteet ja kuinka niihin päästään. Kuinka projektisuunnitelma oikein syntyy? Tässä kirjoituksessa kerron oman kokemukseni kautta onnistuneista projektisuunnitteluista.

1. Varaa projektisuunnitteluun aikaa

Projektisuunnitelma ei synny yhdessä yössä. Varaa siihen siis aikaa paitsi omasta myös kollegoiden kalenterista. Huomaa myös, että ketterän toteutusmallin käyttö muuttaa suunnittelun luonnetta verrattuna suunnitteluperusteiseen projektiin.

2. Suunnittele suunnittelu

Kun projektiehdotus on hyväksytty, on aika suunnitella, miten projekti suunnitellaan. Projektin suunnittelu on siis eri asia kuin projektisuunnitelman kirjoittaminen. Sinun on mietittävä mitä toteutusmalleja mahdollisesti tarvitaan, ketkä ovat kriittiset resurssit ja keitä ylipäänsä tarvitaan projektin toteuttamiseen.

3. Älä suunnittele yksin

Tähän on varmastikin sortunut yksi, jos toinenkin projektipäällikkö. Projektin toteuttaminen on aina ryhmätyötä, joten suunnittelu onnistuu harvoin yksin. On siis ensiarvoisen tärkeää, että saat projektin sidosryhmät yhteisen pöydän ääreen, kasvokkain tai virtuaalisesti. Tämän takia myös sidosryhmäanalyysi pitää tehdä jo projektin asettamisvaiheessa.

4. Suunnittele projektin sisäinen ja ulkoinen viestintä

Vanha viidakon sanonta kuuluu ”Projektinjohtaminen on viestintää, viestintää ja viestintää”. Projektissa on aina kahdenlaista viestintää: johtamisviestintää, jonka tarkoituksena on viestiä projektin tilaa ja tarvittaessa hälyttää osallisia toimimaan, sekä sidosryhmäviestintää, joka on projektin onnistumisen kannalta ensiarvoista.

Alla on listattu näiden kahden viestintätavan eroja Marja-Liisa Niinikoskea mukaillen.

Johtamisviestintä

Sidosryhmäviestintä

5. Huolehdi, että projektinomistaja ja ohjausryhmä ovat kiinnostuneita projektistasi

Projektia ei koskaan tehdä vain tekemisen ilosta, vaan sen lopputuloksesta täytyy olla hyötyä tai iloa jollekulle taholle. Tämä taho on, tai ainakin sitä edustaa, projektin omistaja. Jos et saa häneltä aikaa projektisuunnitelman läpikäymiseksi, ilmoita, että projekti odottaa hänen kalenteristaan vapautuvaa aikaa.

Toinen tärkeä ja tyypillisesti haastava taho on ohjausryhmä. Heidän tehtävänsä on huolehtia projektin onnistumisen edellytyksistä, kuten resursseista ja projektipäällikön tukemista. Omistaja pystyy usein vaikuttamaan ohjausryhmän kokoonpanoon, joten kehotan keskittymään projektinomistajan kanssa keskusteluun.

Lopuksi

Kun tehtävistä, aikatauluista, kustannuksista ja resursseista on päästy yksimielisyyteen, on mielestäni vielä kaksi huomioon otettavaa seikkaa:

  1. Mihin kohtaan projektia niin kutsutut milestonet eli tarkistuspisteet pitäisi sijoittaa, jotta ne mahdollisimman yksiselitteisesti osoittaisivat projektin etenemisen?
  2. Mistä tiedämme, että projekti on saavuttanut tuotostavoitteensa? Liian usein käy niin, että projektista tuleekin prosessi, koska projektia ei saatukaan lopetettua.

Jos sinua kiinnostaa oppia syvemmin projektin suunnittelua ja siihen liittyviä menetelmiä, suosittelen valmennuksiamme ”Projektityön perusteet” ja ”Syventävä projektipäällikkövalmennus”, molemmat löytyvät valmennuksen nimellä hakemalla koulutuskalenteristamme.

Juuso Äikäs

Juuso innostui projektijohtamisesta pari vuosikymmentä sitten ja on toiminut niin projektipäällikkönä kuin projektitoiminnan kehittäjänä. Nyt hän auttaa ihmisiä ja organisaatiota löytämään tapoja onnistua projekteissa paremmin.

Kuulumisia

Vuoden 2022 Projektipäivien parhaat palat

Projektipäivät toivat taas mukanaan monta ajatusta, oppia ja kohtaamista. Tämä artikkeli kokoaa kohokohtia paikalla olleilta kumuralaisilta, ja tarjoaa linkin esitysmateriaaleihin.

Lue lisää

Kumura ja Suomen Projekti-Instituutti fuusioituvat

Kumura Oy ja Adapro-nimellä toimiva Suomen Projekti-Instituutti Oy yhdistyvät 1.1.2023 alkaen muodostaen Suomen johtavan projektitoiminnan kehittämiseen ja ICT-projektien johtamiseen keskittyvän asiantuntijaorganisaation. Jatkossa toimimme yhteisellä nimellä Kumura Oy.

Lue lisää

Rekry: ICT-projektijohtamisen ammattilainen

Välitämme ihmisistä ja projekteista. Tarjoamme ICT-projektijohtamisen ammattilaisille työpaikan, jossa viihdytään ja kehitytään ammatillisesti. Sitoutunut, hyvinvoiva ja osaava henkilöstö on meillä avainasemassa. Haluamme riveihimme merkityksellisyydestä innostuvia, joko työntekijöinä tai kumppaneina.

Lue lisää