Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna

Projektipäällikkönä kohtaan uusia haasteita ja tilanteita, joissa nopea tiedonhaku, riskienhallinta ja tehokas kommunikaatio ovat avainasemassa. Tässä postauksessa jaan kokemuksiani ja käytännön esimerkkejä ChatGPT4:n käytöstä apunani eräässä päivitysprojektissamme.

Käyttäessäsi tekoälyä työssäsi ole varovainen, mitä tietoa syötät keskusteluun tekstinä tai tiedostona. Älä syötä yritystä koskevia asioita saatikka henkilötietoja. Tutustu työpaikkasi politiikkaan tekoälyn käytöstä, ja kiinnitä erityistä huomiota tietoturvanäkökohtiin.

Tekoälyn käyttöön liittyy tietoturvariskejä, esimerkiksi tietovuotoja. Muista, että tekoäly on lopulta ”arvauskone”, joka kokoaa tietoja ja sanoja peräkkäin. Lopullinen vastuu tietojen oikeellisuudesta ja luotettavuudesta sekä tietojen turvallisesta käsittelystä on siis sinulla, ei tekoälyllä.

Asiantuntijoiden jargonin selvittäjä

Yksi suurimmista haasteista projekteissa, joissa työskentelee eri alojen asiantuntijoita, on jargon ja lyhenteiden ymmärtäminen. Tekoäly auttoi minua ymmärtämään nopeasti erilaisia teknisiä termejä ja lyhenteitä ilman, että minun tarvitsi keskeyttää asiantuntijoita heidän kriittisessä työssään.

Tekoäly ei tietenkään tiedä kaikkea, ja tapanani on soitella ahkeraan Teams-puheluita, koska välillä on kiva vaihtaa kuulumisia muutoinkin projektiasioiden lomassa, jotta yhteydenpito säilyy. Kommunikaatio ja vuorovaikutus tulivat kuitenkin sujuvimmiksi.

Syvensin teknistä osaamistani vaivatta

Mielestäni projektipäälliköllä tulee olla myös teknistä tietämystä, ja tekoälyn kanssa keskustelemalla syvensin omaa teknistä osaamistani vaivatta. Kun ymmärrän asiantuntijoita paremmin, osaan selittää asiat ymmärrettävämmin esimerkiksi loppukäyttäjille ja muille ”ei-teknisille” sidosryhmille ilman teknisiä termejä ja jargonia.

Uusia ajatuksia riskienhallintaan

Tekoälyn vahvuus riskienhallinnassa on erityisesti se, että se osaa ajatella lennokkaasti. Vaikka riskien analysoinnin vastuu on tietenkin minulla, auttoi tekoäly herättelemään ajatuksia uudella tavalla pitkästä projektijohtamisen kokemuksestani huolimatta.

Pystyin hahmottelemaan ja analysoimaan mahdollisia riskejä projektissamme ennakoivasti ja avarakatseisesti. Tekoäly tarjosi kattavan listan potentiaalisista riskeistä ja ehdotti keinoja niiden hallitsemiseksi. Tämä auttoi riskienhallinnassa, mikä paransi varautumista ja vähensi projektin aikana esiintyneitä ongelmia.

Tekemistä tehostava projektinhallinnan tuki

ChatGPT4:n avulla löysin uusia tapoja tehostaa projektinhallintaa, olipa kyse sitten aikataulutuksesta tai sidosryhmäkommunikaatiosta. Tekoäly tarjosi arvokkaita vinkkejä projektissa hyödynnettäväksi esimerkiksi käyttäjien tekemässä testaamisessa, palautteen keräämisessä projektin aikana sekä projektin ympäristön moninaisten järjestelmien sekä niiden käyttötarkoituksien ja kriittisyyksien ymmärtämisessä.

Olen työskennellyt pitkään hyvinvointialueiden projekteissa, joissa olen törmännyt lukuisiin järjestelmiin. Projekteissa tulee yhä eteen uusia ennestään tuntemattomia järjestelmiä, kuten esimerkiksi Indico-järjestelmä. Nyt tämäkin järjestelmä tuli tutuksi ilman googlettamisen vaivaa tai järjestelmän käyttäjien aikaa kuluttamatta, kiitos tekoälyn.

Laadunvarmistuksen ja -hallinnan vahvistaja

Projektien päätöskyselyissä pyydän palautetta aikataulun, kustannusten ja tavoitteiden saavuttamisen lisäksi myös laadunhallinnasta kysymällä esimerkiksi täyttyivätkö projektituotosten laadulliset tavoitteet. Olen pohtinut tätä kysymystä jo pitemmän aikaa ja yrittänyt asettua kyselyyn vastaajan asemaan. Miten vastaaja tietää, mitkä ovat laadulliset tavoitteet?

Omissa projekteissani selvitän projektisuunnitelmassa mahdollisimman yksityiskohtaisesti mitä laadunvarmistuksella tavoitellaan. Eräässä meneillään olevassa projektissa olen avannut laadunvarmistusta seuraavasti:

Olen käynyt runsaasti keskustelua tekoälyn kanssa ja saanut vinkkejä mittareiden määrittämiseen, asiakaspalautteiden luomiseen, jatkuvaan parantamiseen ja ennen kaikkea laadunvarmistuksen kuvaamiseen selkokielellä.

Laadunvarmistusta tehdään koko projektin ajan esimerkiksi projektin puolivälissä tehtävällä kyselyllä, joihin yleensä tulee vain muutama vastaus. Olen saanut tekoälyltä vinkkejä, miten voisin nostaa kyselyiden vastausprosenttia. Näistä keinoista en ole löytänyt mitään järisyttävää, ja osa menetelmistä olikin sellaisia, joita olen jo kokeillut. Tyydyn siis siihen, että jos palautetta ei tule, kaikki on hyvin. Sen sijaan kyselyn tuottamiseen, sen tiiviinä pitämiseen ja nopean vastaamisen mahdollistamiseen olen saanut ChatGPT4:ltä hyvin apua.

Keskustelua tekoälyn kanssa

Kysyin taannoin tekoälyltä, miten se ymmärtää ”Täyttyivätkö projektituotosten laadulliset tavoitteet?” -kysymyksen. Tähän on monta vastausta, jotka riippuvat käytetystä tekoälystä (ChatGPT4:n lisäksi olen kokeillut Microsoftin Copilotia ja Googlen Geminiä) riippuen kysymyksenasettelusta sekä millaisesta projektista on kyse. Teknisempi projekti, esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönotto tai järjestelmän päivitys, tai prosessin kehittäminen tai uuden luominen, vastaukset ovat erilaisia. Yhteistä on vain aikataulun ja budjetin noudattaminen ja käyttäjäkokemus.

Asiantuntijuus kertoo, milloin tekoäly ei enää tuota uusia näkökulmia

Keskustelua tekoälyn kanssa projektin laadunvarmistuksesta ja laadullisista tavoitteista voisikin jatkaa ties miten pitkään, mikä nostaa jälleen projektipäälliköllä olevan asiantuntijuuden merkityksen esiin. Siihen tukeutuen tiedän, milloin tekoälyn kanssa keskustelu ja siltä kysely ei tuota enää uusia, hedelmällisiä näkökulmia.

Korvaamaton työkalu projektipäällikölle

Tekoäly on osoittautunut korvaamattomaksi työkaluksi projektijohtamisessa tarjoten nopean pääsyn tärkeään tietoon, auttaen riskienhallinnassa, tiivistämällä tekstejä, tekemällä yhteenvetoja teksteistä (esimerkiksi projektisuunnitelman alkuun tiivistelmä projektista, jonka kiireisimmätkin ehtivät lukemaan) ja tehostaen päätöksentekoprosesseja.

Tekoälyn kyky ymmärtää laajoja konteksteja ja tarjota kohdennettuja ehdotuksia on parantanut merkittävästi tehokkuutta ja projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Itse suosin ChatGPT4:ää, mutta suosittelen tarkistamaan asian useammalla tekoälysovelluksella. Sekä ennen kaikkea käyttämään omaa osaamista ja kokemusta sekä maalaisjärkeä tuotoksia arvioitaessa.

Tekoälyn arvo on monimutkaisten projektien helpottamisessa ja keskusteluun vapautuvassa ajassa

Tekoäly ei korvaa ihmisjohtajaa, mutta se on arvokas työkalu, joka voi auttaa navigoimaan monimutkaisissa projekteissa vaivattomammin. Tekoälyn arvo on erityisesti siinä, että se säästää projektipäällikön ja projektitiimiläisten aikaa, minkä ansiosta tiimiläisten kanssa keskustellessa on enemmän aikaa vaihtaa kuulumisia ja antaa tiimiläisille heidän tarvitsemaansa tukea.

Suosittelen lämpimästi muitakin projektipäälliköitä tutustumaan tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin. Hyvän pohjan tekoälyn hyödyntämiseen saat Tekoäly projektityössä -valmennuksestamme sekä muista tekoälyosuuden sisältävistä, kaikille avoimista projektivalmennuksistamme. Tutustu täällä: Tekoäly projektityössä.

Artikkelin kuva on luotu DALL·Ella.

Päivi Kähönen-Anttila

Päivi on asiakasorientoitunut, määrätietoinen projektijohtamisen ammattilainen, joka nostaa rohkeasti esiin vaikeatkin asiat. Hän on ratkaisukeskeinen vaativissakin tilanteissa. Hänellä on kyky hahmottaa osista muodostuvia kokonaisuuksia sekä priorisoida ja keskittyä olennaiseen monitoimittajaympäristössä. Hän kiinnostuu helposti uusista asioista ja erityisesti sydäntä lähellä on Leanin ja tekoälyn hyödyntäminen projektinhallinnassa, laadunvarmistus ja projektitiimien hyvinvointi asiakastyytyväisyyden lisäksi.

Kuulumisia

Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella

Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.

Lue lisää