Sote-uudistuksen keskiössä – kuinka hyvinvointialueiden rakentaminen sujuu?
Kirjoittaja Päivi Kähönen-Anttila työskentelee Kumura Oy:ssä konsultoivan projektipäällikön roolissa. Hän on työskennellyt sosiaali- ja terveydenhuollon sekä julkishallinnon (oppilaitokset ja kaupunki) projekteissa hanke- ja projektipäällikkönä usean vuoden muun muassa Medbitissä, 2M-IT Oy:ssä ja Istekki Oy:ssä. Tällä hetkellä Päivi toimii Kumuran kautta Istekin hanke- ja projektipäällikkönä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ICT-infrahankkeessa.
Hyvinvointialueet ja tammikuun aluevaalit ovat olleet paljon lehtien sivuilla ja herättäneet hyvin monenlaisia tunteita. Alla oleva teksti sisältää Päivin omia näkemyksiä asiasta sekä useista lähteistä koottuja otteita.
Mistä sote-uudistuksessa ja hyvinvointialueissa on kyse?
Viimeisen parin vuoden aikana tiedotusvälineissä on ollut runsaasti uutisia hallituksen sote-uudistuksesta. Mistä oikein on kyse? Hyvinvointialueella tarkoitetaan kunnista ja valtiosta erillistä julkisoikeudellista yhteisöä, jolla on alueellaan itsehallinto. Suomi jakaantuu 21 hyvinvointialueeseen, joista Pirkanmaa on isoin. Työntekijöitä alueella tulee olemaan noin 18 000.
Pirkanmaalaisena itseäni kiinnostaa erityisesti oman hyvinvointialueeni muodostaminen. Hyvinvointialueille siirtyvät kuntien sosiaali- ja terveyspalvelut sekä pelastustoimi. Uuden organisaation henkilöstölle pitää olla valmiina muun muassa talous- ja henkilöstöjärjestelmät, it-järjestelmät ja monet muut tukipalvelut.
Toimin Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella hanke- ja projektipäällikkönä, mikä antaa loistavan katsauksen toisen hyvinvointialueen muodostamiseen. Samanlaisia haasteita on useilla hyvinvointialueilla. Istekin hanke- ja projektipäällikkönä seuraan aktiivisesti muiden hyvinvointialueiden hankkeiden etenemisiä.
Meillä Istekin hyvinvointialueiden hanke- ja projektipäälliköillä on laaja verkosto tukenamme, jossa jaamme osaamistamme ja kokemuksiamme. Osa alueista on pidemmällä kuin toiset. Kaikille yhteistä on kuitenkin tiukka aikataulu. Vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen järjestämisestä siirtyy uusille hyvinvointialueille 1.1.2023.
Hyvinvointialueiden tiukka rahoitus
Useimmat meistä ICT-alalla työskentelevistä ovat lukeneet tai kuulleet uutisia hyvinvointialueiden ICT-rahoitusten tiukoista budjeteista ja kireistä aikatauluista, jotka vaativat asioiden priorisointia, jotta työt jatkuvat katkotta vuoden 2023 alusta. Hyvinvointialueiden ICT-muutoksessa ei ole kyse ainoastaan ICT-infran yhtenäistämisestä, vaan huomattavasti laajemmasta kokonaisuudesta, vaikkakin keskityn tässä ICT-asioihin. Hyvinvointialueelle siirtyvää sotehenkilöstöä on Länsi-Uudellamaalla noin 8 500, Pirkanmaalla vastaava luku on 18 000.
Suurin haaste jokaisella hyvinvointialueella on muutosvaiheen rahoitus. Helsingin Sanomissa 27.12.2021 kerrottiin ”Tietojärjestelmien sovitteluun on varattu rahoitusta noin 400 miljoonaa euroa, mutta alueet ovat hakeneet sitä varten rahaa noin miljardin euron edestä.” Yksi miljardi/1000 miljoonaa versus myönnetyt 400 miljoonaa! ICT-hankkeissa meidän toimittajien tavoitteenamme on toteuttaa vain ja ainoastaan turvallinen siirtymä hyvinvointialueelle. Tämä vaatii jokaiselta hankkeeseen osallistuvalta sujuvaa ja kitkatonta yhteistyötä yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi.
”Turvallinen siirtymä hyvinvointialueella vaatii sujuvaa yhteistyötä.”
Länsi-Uudellamaalla on tarkoitus yhdistää kymmenen kunnan 36 erilaista potilastietojärjestelmää. Kehittämisjohtaja Tommi Kuukan mukaan ”Muita pienempiä toimialajärjestelmiä on noin 60 ja erilaisia hallinnollisia järjestelmiä on toista sataa. Järjestelmien välillä on noin 300 erilaista integraatiota ja liittymää.” (Länsiväylä 11.11.2021)
Epäsuhta tehtäväksi suunniteltujen muutostöiden ja budjetin välillä asettaa isoja haasteita jokaisen hyvinvointialueen hanke- ja projektipäälliköille. Esimerkiksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue sai rahoitusta noin 12,6 miljoonaa haetun 72,6 miljoonan sijaan ja Pirkanmaa noin 14,3 miljoonaa haetun 97,4 miljoonan sijaan (STM 22.12.2021).
Kari Hakari sosiaali- ja terveysministeriöstä toteaa samassa Länsiväylän lehtiartikkelissa, että ”Länsi-Uusimaa on yksi pahimmista, kun siellä lähdettiin niin hitaasti liikkeelle. Esimerkiksi Pirkanmaalla pantiin koneet huomattavasti nopeammin käyntiin.” Tämä ei kuitenkaan saa vaikuttaa ICT-infrahankkeen etenemiseen, vaan hankkeessa pyrimme kirimään aikataulua mahdollisuuksien mukaan umpeen, jotta tavoitteet toteutuvat. Haasteet on luotu voitettaviksi ja asiakastyytyväisyys on yksi tärkeimmistä tavoitteistamme.
”Asiakastyytyväisyys on yksi tärkeimmistä tavoitteistamme.”
Hyvääkin on, mutta priorisointia on tehtävä
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ICT-infrahankkeessa haasteet ovat konkreettisia, mutta on paljon positiivisiakin asioita. Olemme pystyneet ennakoimaan resurssitarpeita ajoissa: ympäristö on tuttu ja aiempaa kokemusta toimittajan organisaatiosta löytyy, joten projektiin on varattu osaavat asiantuntijat ja samalla varmistettu, että he ovat käytettävissä tarvittaessa. Lisäksi hankkeessa on mukana pitkäaikaisia kumppaneita. Asiakkaan puolella on halu ja motivaatio onnistua hankkeessa, vaikka työtä kunnissa tehdään oman työn ohessa. Hankkeessa kuntien henkilöstöä kuormitetaan niin vähän kuin mahdollista, sillä jokapäiväiset tehtävät on hoidettava hyvinvointialueen rakentamisen rinnalla.
Kireälle aikataululle ei ole vielä löytynyt ratkaisua. Länsi-Uudenmaan perusturvajohtaja Sanna Svahn arvioi vielä puoli vuotta sitten seuraavaa: ”Länsi-Uudellamaalla ei ole mahdollisuutta ottaa järjestämisvastuuta vastaan vuoden 2023 alussa.” Positiivisesti ajatellen Svahn jatkaa 27.12.2021 Helsingin Sanomissa: ”Meillä on nyt mahdollisuus luoda maailmanluokan sote-palveluiden koneisto. Alueella on korkeasti koulutettu väestö ja sairastavuus vähäistä, joten pelimerkit ovat toistaiseksi hyvät.” Uskoa tulevaan siis on.
Mikä on toimivuuden minimitaso?
Hanke- ja projektipäälliköillä sekä tiimin jäsenillä tulee olla uskallusta tuoda ajoissa esiin aikatauluhaasteet, mahdolliset vaihtoehdot ja priorisoinnit. Mikäli kaikkia annettuja vaatimuksia ei kyetä toteuttamaan annetussa aikataulussa, pitää tuoda ajoissa esille vaihtoehtoisia ratkaisuja.
Suurin haaste ICT-infrahankkeessa on varmistaa Länsi-Uudenmaan 8 500 sote-työntekijän toimivat ja kriittisimmät IT-palvelut, jotta jokapäiväinen työ ei vaarannu vuoden 2023 alussa. Hankkeen tarkoitus on selvittää, mikä on minimitaso, jolla hyvinvointialue saadaan toimivaksi. Tekemisiä tulee priorisoida ja selvittää, mitä voidaan toteuttaa aikataulun puitteissa ja mitä siirtää tulevaisuuteen. Huomioitavia tahoja on runsaasti, ja aikataulujen yhteensovittaminen on melkoinen palapeli. Saumattomalla yhteistyöllä eri tahojen kanssa uskon tavoitteiden toteutuvan. Tämä vaatii kaikkien osapuolten joustoa ja kitkatonta viestintää myös asiakkaan suuntaan.
”Saumattomalla yhteistyöllä eri tahojen kanssa uskon tavoitteiden toteutuvan.”
Hyvällä aikataulun suunnittelulla tunnistetaan kriittiset työvaiheet ja huomioidaan nämä koko hankkeen ajan. Vähemmän kriittisten järjestelmien siirtämistä hyvinvointialueelle voidaan siirtää myöhemmäksi kirjaamalla nämä ylös backlogille ja toteuttamalla ne myöhemmin, kun hyvinvointialueen kriittisimmät järjestelmät ja tehtävät on saatu aikaan. Riskienhallinnalla on erityisen suuri vaikutus onnistumisen varmistamiseksi. Hyvällä ja ennakoivalla riskienhallinnalla pyritään minimoimaan, jollei kokonaan poistamaan, potentiaaliset riskit.
Avoin viestintä säästää ylimääräisiltä ongelmilta
Isot hankkeet edellyttävät avointa ja ymmärrettävää viestintää niin tiimin sisällä kuin asiakkaan suuntaan. Hankkeen keskiössä on asiakas, kymmenen kunnan henkilöstö. Erityisesti tiedottamista ja vuorovaikutusta tulee käydä ICT-hankkeeseen osallistuvien kuntien edustajien kanssa. Heillä on parhain tietämys oman kunnan nykyisestä tilanteesta. Avoin viestintä antaa tilaa yhteiselle arvioinnille ja keskustelulle siitä, mikä on mahdollista ja mikä ei. Projektitiimin ei pitäisi koskaan luvata mitään, mitä se ei pysty toteuttamaan. Kieltäytymällä epärealistisista toiveista voidaan säästyä ylimääräisiltä ongelmilta. Hanke vaatii onnistuakseen runsaasti resursseja ja tiivistä yhteistyötä eri osapuolten kesken.
Sote-uudistuksessa hyvinvointialueilla on paljon yhteistä, joten tietojen ja kokemusten jakaminen hyödyttää kaikkia osapuolia. Lisäksi sairaanhoitopiirien aiempien projektien kokemuksista on suuresti apua, sillä ajan saatossa resurssit ovat tulleet tutuksi ja työskentely tuttujen resurssien kanssa sujuu saumattomasti.
”Hyvinvointialueilla on paljon yhteistä, joten tietojen jakaminen hyödyttää kaikkia osapuolia.”
Länsi-Uudenmaan hanke etenee, mutta haasteita on varmasti vielä tulossa. Tällä hetkellä useisiin haasteisiin on jo reagoitu ja vaihtoehtoisia ratkaisuja etsitään aktiivisesti. Edellisten hankkeiden ja projektien opittuja asioita pyritään hyödyntämään mahdollisimman paljon, jotta aiempia virheitä voitaisiin välttää ja hyviksi todettuja tapoja hyödyntää.
Lähteitä ja linkkejä
Tiedotustilaisuuden tallenne 22.12.2021. Mukana on perhe- ja peruspalveluministeri Krista Kiuru, digitalisaation ja tiedonhallinnan ryhmän johtaja Minna Saario sekä tietohallintopäällikkö Markku Heinäsenaho.
Sote-uudistus muuttaa kuntien tehtäviä ja julkishallinnon rakenteita. Valtiovarainministeriö.
Hyvinvointialueet ja aluevaalit. Sote-uudistus.
Miten sovitetaan yhteen 36 potilastietojärjestelmää? ”Piti kääriä hihat”, sanoo Espoossa historiallista hallinnon uudistusta johtava Sanna Svahn. Marjukka Liiten, Helsingin Sanomat 27.12.2021.
Onko soten tietojärjestelmien muutosbudjetti miljardia euroa vai puolet siitä? Hyvinvointialueiden ja ministeriön laskelmat eroavat rajusti. Kimmo Hiltula, Yle 20.12.2021.
Jättimäinen ICT-uudistus käynnistyy: mukana 6 500 työasemaa, yli 30 sote-järjestelmäasennusta ja yli sata hallintojärjestelmää yksin Länsi-Uudellamaalla – 84 miljoonan euron hintalappu on vasta alkua. Mikko Välimaa, Länsiväylä 11.11.2021.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. Espoon kaupunki.
Noin 18 000 ihmisen työnantaja vaihtuu Pirkanmaalla, luvassa yt-neuvotteluita ja muutoksia työnkuviin. Kati Kalliosaari, Aamulehti 1.9.2021
STM jakaa valtionavustuksia hyvinvointialueiden ICT-infrastruktuurin ja tietojärjestelmien muutoksiin. STM 22.12.2021.
Päivi Kähönen-Anttila
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
