Avaimia merkitykselliseen projektityöhön
Merkityksellisyyden tunteen vahvistaminen paitsi taklaa osaajapulaa myös parantaa ihmisten hyvinvointia ja imua työhön. Kevään 2022 webinaarissamme keskityimmekin tähän tärkeään teemaan, ja tämä artikkeli kokoaa tärkeimmät puolitoistatuntisesta keskustelusta.
Kanssamme keskustelemassa olivat Adapron energinen, innovatiivinen ja ratkaisukeskeinen projektitoiminnan kehittämisen ammattilainen Milla Ranta ja paremman työelämän puolestapuhuja, Tampereen korkeakouluyhteisön yliopettaja ja tutkija Annukka Tapani. Keskustelua fasilitoi ihmisistä ja projekteista välittävä toimarimme Mikko Saastamoinen, minkä lisäksi kumuralaiset ammattiprojektipäälliköt lähettivät terveisiä omista projekteistaan.
Jos koosteen lukemisen sijaan uppoudut mieluummin täysiin puheenvuoroihin, saat maksuttoman tallenteen käyttöösi tästä.
Löydä merkitys yksilö- ja organisaatiotasolla
Merkitys on sitä vahvempi, mitä moninaisempi se on. Siksi Milla Rannan mukaan projektitiimeissä kannattaa saada jokaisen tekijän oma merkityksellisyys selville luomalla yhteistä ymmärrystä, käyttämällä yhdessä määriteltyjä termejä sekä panostamalla vuorovaikutukseen.
Kysymällä tarpeeksi monta kertaa “Miksi?” projektin merkitys löytyy paitsi projektitiimiläisille myös organisaation tasolla. Henkilökohtaisen merkityksen löytäminen sitouttaa projektitiimiläisiä työhönsä ja tekee sen tekemisestä antoisampaa. Tässä auttamisessa korostuu projektipäällikön johtamisen toinen puoli: projektin lisäksi projektipäällikön on johdettava myös ihmisiä ja luotava heille vuoropuhelun kautta motivaatiota ja merkitystä.
”Merkitys löytyy kysymällä tarpeeksi monta kertaa ’Miksi?'”.
Koska jokaisen projektin on oltava organisaation tavoitteiden saavuttamista edistävä, ei organisaatiotasonkaan merkitystä kannata vähätellä tai lyödä laimin. Jotta erilaiset projektit olisivat verrattavissa toisiinsa, kannattaa niitä varten luoda systemaattinen asettamisen ja käynnistämisen tapa, mikä synnyttää laadullisen turvaverkon.
Tärkein ajankohta esittää miksi-kysymystä onkin hetket ennen projektin starttaamista ja sen käynnistyessä. Kun projektitiimiläiset ja organisaation edustajat osaavat vastata kysymykseen “Miksi tämä projekti on olemassa?”, merkityksellisyys paitsi kirkastuu myös pysyy paremmin matkassa koko projektin ajan.
Aloituksen lisäksi valppaana kannattaa olla myös projektin päätyttyä: jälkiarvioinnin tärkeyttä ei useinkaan tunnisteta ja se jätetään tekemättä, vaikka juuri toiminnan ja se vaikutuksen arvioiminen auttaa organisaatiota kehittymään.
Mikä merkityksellisyyttä nakertaa?
Annukka Tapani kertoi projektitiimien sisältävän yleensä monenlaisia ihmisiä ja persoonia, joilla voi olla erilaisia motivaatiotekijöitä. Merkityksellisyydestä on hankala pitää kiinni, jos kaikki motivoituvat eri asioista – tämä ei kuitenkaan estä sitä, että tiimi voisi löytää yhteisen, jaetun merkityksellisyyden projektille. Se on mahdollista vuorovaikutuksen ollessa kunnossa.
Vuorovaikutus rakentaa merkityksellisyyttä, joten luonnollisesti sen puute tai heikkoudet vähentävät merkityksellisyyttä ja estävät sitä muodostumasta. Jos avoimuus puuttuu, ei onnistumisista ja epäonnistumisista puhuminen ole luontevaa. Avoimuutta on vaikea saada aikaan, jos työnteon kulttuuri on yksinäinen ja sitä värittää epäonnistumisen pelko.
”Avoimuus on osa toimivaa vuorovaikutusta.”
Epäonnistumisen stigman hälventämiseksi projekteissa voidaankin järjestää pilke silmäkulmassa esimerkiksi epäonnistuneiden projektien messut. Kun epäonnistumiseen ja virheiden tekemiseen saadaan arkipäiväisempi näkökulma, avoimuus ja kokemus työnteon kulttuurista parantuvat. Nämä tukevat kompetenssin, autonomian ja kuulumisen tuntemusten syntymistä, jotka ovat kaikki itsemääräytymisteorian mukaan aineksia motivaation ja hyvinvoinnin luomiseen.
Kumuralaisten terveiset: käytännön kokemuksia merkityksellisyyden luomisesta
Koska projekteja tekevät ihmiset, on heidän huomioimisensa ja arvostuksen tunteensa luominen tärkeämpään kuin minkään muun. Kysyminen ja kuunteleminen ovat avaintekijöitä arvostuksen rakentamiseen. Tätä varten ei kuitenkaan tarvita mitään “ihmetemppuja”, vaan perustekeminen ja arjen käyttäytymissäännöt riittävät.
Kun keskusteleminen on mahdollista myös tilanteissa, joissa tehtävälistalla on vähemmän mielekkäämpiä kohtia, on projektitiimiläisillä tilaisuus ottaa ihmisyytensä mukaan töihin. Kun tiimissä toimiva voi esimerkiksi kertoa avoimesti ja luottamuksella omasta elämäntilanteestaan, tulevat hiljaiset signaalit paremmin tunnistetuiksi ja projektille koituu vähemmän riskiä nostavia tilanteita. Projektipäällikkö voi näyttää esimerkkiä tunteiden hyväksymiseen reflektoimalla omaa toimintaansa ja sitä energiaa, jota itse tuo tilanteisiin.
Käytännön keino keskustelun mahdollistamiseksi on luopua minuuttiaikataulutetuista palavereista ja varata sen sijaan aikaa vapaaseen ajatustenvaihtoon. Tämä antaa tilaisuuden oppia uutta ja sitouttaa myös ongelmanratkaisuun.
Arvostus syntyy kysymällä ja kuuntelemalla
Kysyminen ja kuunteleminen ovat avaimia myös parhaiden tekemistapojen löytämiseen. Kun toteutustavat ovat selvillä, kannattaa projektipäällikön jakaa valtaa ja vastuuta, ja myös luottaa siihen, että hommat hoituvat. Mikramanageeraaminen on todellinen luottamussyöppö, ja luottamus syntyykin vain tekemällä ja siihen aktiivisesti panostamalla. Projektipäällikön kuulukin tunnistaa roolinsa luottamuksen rakentajana.
”Projektipäälliköllä on rooli luottamuksen rakentajana.”
Luottamuksen yhtenä osana on kiitos ja palaute sen antamisen yhteydessä. Perusteltu, spesifioitu kiitos lisää merkityksellisyyden tunnetta enemmän kuin pelkkä “Hienosti tehty” tai “Hyvin hoidettu”. Kiitos kannattaa antaa monikanavaisesti ja pitää huoli siitä, että se kantautuu myös esihenkilön korviin. Kiitosta kannattaa antaa sekä pienistä että suurista teoista ja varsinkin haasteiden voittamiseksi tehdyistä ponnisteluista.
Projektipäällikön tarve osata juuri ihmisten johtamista korostuu myös kiitoksen antamisessa: kun osaa esittää kiitoksen juuri tietyn tiimiläisen persoonaan sopivalla tavalla, se tuntuu entistäkin paremmalta. Yhdelle sopivat julkiset aplodit, toinen taas kuulee palautetta mieluummin sähköpostiin kirjoitettuna. Projektipäälliköltä tuleva kehu ja kiitos koetaankin erityisen tärkeäksi.
Merkitykselliset projektit onnistuvat paremmin
Webinaarimme puhujat viittasivat tekemäämme selvitykseen, jonka mukaan projekteissa toimivat henkilöt kokevat itsekin, että merkitykselliset projektit onnistuvat paremmin. Selvityksessä vapaasti annetuissa kommenteissa sanottiinkin muun muassa “Tylsin on projekti, joka ei tunnu merkitykselliseltä eikä merkityksellisyys ole tiedossa.” Myös heikon vuorovaikutuksen vaikutus projektien epäonnistumiseen nousi esiin.
Merkityksellisyyden vahvistaminen parantaakin projektien onnistumisen mahdollisuuksia laajasti.
Hale Okkonen
Kuulumisia
Kumuran projektipäälliköt keräävät kiitosta – huippuarvosanat asiakaspalautteissa
Olemme keränneet palautetta johtamistamme IT-projekteista marraskuusta 2021 lähtien. Nyt vastauksia on kerääntynyt yli 750 kappaletta, ja arviot ovat erinomaiset.
Osaamismerkki on todiste projektitaidoista
Vuoden 2019 elokuusta lähtien projektivalmennuksistamme on voinut saada digitaalisia osaamis- ja sertifikaattimerkkejä. Nyt valmennuksiemme osallistujat ovat ansainneet yli 2 500 merkkiä!
Kumuralaiset Tampereella
Syksyllä 2024 kohtasimme leikkimielisen kisailun ja cocktailkoulun merkeissä Tampereella.
