Ohjausryhmä luo edellytykset projektin onnistumiselle
Kun ohjausryhmän jäsenet ymmärtävät oman roolinsa, heidän on helpompi täyttää vastuunsa projektissa: varmistaa se, että projekti onnistuu liiketoiminnan näkökulmasta.
Mikä ohjausryhmä on ja tarvitaanko sitä?
Ohjausryhmä on osa projektin hallintarakennetta, joka usein liittyy yrityksen tai organisaation omiin hallintarakenteisiin, prosesseihin ja tapoihin toimia. Sen tarkoitus on auttaa projektia onnistumaan sekä ohjata sitä koko sen elinkaaren ajan tilanteiden ja olosuhteiden muuttuessa.
Ohjausryhmällä on selkeä rooli ja vastuut, aivan kuten omistajalla ja projektipäälliköllä. Tarve ohjausryhmälle selviää jo aivan projektin alkuvaiheessa, kun tehdään sidosryhmäanalyysi ja määritellään projektin riskitaso ja tavoitteet.
Analyysin tuloksena ymmärretään projektin ”toimintaympäristö” sekä siihen vaikuttavat tekijät, roolit ja henkilöt ja heidän edellytyksensä auttaa projektia onnistumaan.
Jokainen projekti tarvitsee ohjausryhmän
Jokaisella projektilla tulisi olla ohjausryhmä, joka on pienimmillään projektin omistaja ja projektipäällikkö. Suuremmissa projekteissa tai ohjelmissa ohjausryhmä on usein suurempi, koska sidosryhmiä on enemmän. Ohjausryhmän johtajana toimii projektin omistaja, jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset.
Kaikilla ohjausryhmän jäsenillä tulee olla oma määritelty roolinsa – tällä varmistetaan se, ettei ohjausryhmä kasva tarvettaan suuremmaksi. Pääasiallisen ohjausryhmän lisäksi voi olla myös niin sanottu laajennettu ohjausryhmä tai neuvoa-antava ryhmä, joka auttaa tarvittaessa päätöksenteossa. Pääasialliseen ohjausryhmään kuuluvat he, joilla on valta päättää asioista.
Roolien ymmärtäminen auttaa projektin onnistumisessa
Koska ohjausryhmään kuuluvat vastaavat projektin onnistumisesta, on heidän ymmärrettävä oma roolinsa. Toimiessaan tarkoituksen mukaisesti ohjausryhmä pystyy ohjaamaan projektipäällikköä ja omaa organisaatiotaan niin, että projekti onnistuu.
Ohjausryhmäläisten vastuulla on
- auttaa projektia onnistumaan
- opastaa ja ohjata projektipäällikköä koko projektin elinkaaren ajan
- ottaa vastuuta projektin onnistumisesta projektia hidastavien tai sen toimintakykyä estäviä tekijöitä vähentämällä
- tehdä päätöksiä ja ottaa vastuu sekä niistä että niiden kommunikoinnista muutoksen johtamiseksi
- toimia eskalointipisteenä silloin, kun projektilla on ongelmia, joita se ei pysty sisäisesti hoitamaan
- ohjata projektin tuotoksen tavoitteita aikataulun/budjetin ja tuotoksen/sisällön tasoilla
- toimia portinvartijana tarkistuspisteissä eli milestoneissa
- toimia projektin puolestapuhujana yrityksen sisällä.
Lisäksi ohjausryhmän vastuulla on varmistaa, että projektin kannattavuuslaskelma eli business case on realistinen ja projekti on linjassa yrityksen liiketoiminnan ja strategian kanssa. Myös projektin riittävien resurssien varmistaminen yhdessä projektin omistajan kanssa on ohjausryhmän vastuulla.
Ohjausryhmän odotukset projektipäällikölle
Projektipäälliköltä ohjausryhmä odottaa tietenkin kyvykkyyttä johtaa niin projektia kuin projektitiimiä projektitiimin johtamista (management ja varsinkin leadership) projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi ohjausryhmä voi odottaa projektipäälliköltä
- realistista, ajantasaista näkyvyyttä projektiin ja sen etenemiseen
- vastuuta projektin johtamisesta ja sen tuloksista
- ennakoivaa riskien ja ongelmien hallintaa seurannan lisäksi
- lisätietoa päätöksenteon tueksi
- toimimista ohjausryhmän ohjauksen mukaisesti
- läpinäkyvää viestintää projektitiimille.
Ohjausryhmän toiminta on vaativaa. Jokaisen siihen kuuluvan on hyvä ymmärtää perimmäinen syy sen olemassaololle ja sille, miten ohjausryhmätyöskentelyyn kannattaa asennoitua. Näin ohjausryhmäläinen ei kuormitu liikaa ja onnistuu tehtävässään.
Ohjausryhmän ja organisaationne projektitoiminnan kehittämisessä auttaa projektin ulkoinen arviointi Flash-kartoitus. Lue lisää tilannekuvan tekemisestä.
Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
