Ohjausryhmä luo edellytykset projektin onnistumiselle

Kun ohjausryhmän jäsenet ymmärtävät oman roolinsa, heidän on helpompi täyttää vastuunsa projektissa: varmistaa se, että projekti onnistuu liiketoiminnan näkökulmasta.

Mikä ohjausryhmä on ja tarvitaanko sitä?

Ohjausryhmä on osa projektin hallintarakennetta, joka usein liittyy yrityksen tai organisaation omiin hallintarakenteisiin, prosesseihin ja tapoihin toimia. Sen tarkoitus on auttaa projektia onnistumaan sekä ohjata sitä koko sen elinkaaren ajan tilanteiden ja olosuhteiden muuttuessa.

Ohjausryhmällä on selkeä rooli ja vastuut, aivan kuten omistajalla ja projektipäälliköllä. Tarve ohjausryhmälle selviää jo aivan projektin alkuvaiheessa, kun tehdään sidosryhmäanalyysi ja määritellään projektin riskitaso ja tavoitteet.

Analyysin tuloksena ymmärretään projektin ”toimintaympäristö” sekä siihen vaikuttavat tekijät, roolit ja henkilöt ja heidän edellytyksensä auttaa projektia onnistumaan.

Jokainen projekti tarvitsee ohjausryhmän

Jokaisella projektilla tulisi olla ohjausryhmä, joka on pienimmillään projektin omistaja ja projektipäällikkö. Suuremmissa projekteissa tai ohjelmissa ohjausryhmä on usein suurempi, koska sidosryhmiä on enemmän. Ohjausryhmän johtajana toimii projektin omistaja, jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset.

Kaikilla ohjausryhmän jäsenillä tulee olla oma määritelty roolinsa – tällä varmistetaan se, ettei ohjausryhmä kasva tarvettaan suuremmaksi. Pääasiallisen ohjausryhmän lisäksi voi olla myös niin sanottu laajennettu ohjausryhmä tai neuvoa-antava ryhmä, joka auttaa tarvittaessa päätöksenteossa. Pääasialliseen ohjausryhmään kuuluvat he, joilla on valta päättää asioista.

Roolien ymmärtäminen auttaa projektin onnistumisessa

Koska ohjausryhmään kuuluvat vastaavat projektin onnistumisesta, on heidän ymmärrettävä oma roolinsa. Toimiessaan tarkoituksen mukaisesti ohjausryhmä pystyy ohjaamaan projektipäällikköä ja omaa organisaatiotaan niin, että projekti onnistuu.

Ohjausryhmäläisten vastuulla on

Lisäksi ohjausryhmän vastuulla on varmistaa, että projektin kannattavuuslaskelma eli business case on realistinen ja projekti on linjassa yrityksen liiketoiminnan ja strategian kanssa. Myös projektin riittävien resurssien varmistaminen yhdessä projektin omistajan kanssa on ohjausryhmän vastuulla.

Ohjausryhmän odotukset projektipäällikölle

Projektipäälliköltä ohjausryhmä odottaa tietenkin kyvykkyyttä johtaa niin projektia kuin projektitiimiä projektitiimin johtamista (management ja varsinkin leadership) projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi ohjausryhmä voi odottaa projektipäälliköltä

Ohjausryhmän toiminta on vaativaa. Jokaisen siihen kuuluvan on hyvä ymmärtää perimmäinen syy sen olemassaololle ja sille, miten ohjausryhmätyöskentelyyn kannattaa asennoitua. Näin ohjausryhmäläinen ei kuormitu liikaa ja onnistuu tehtävässään.

Ohjausryhmän ja organisaationne projektitoiminnan kehittämisessä auttaa projektin ulkoinen arviointi Flash-kartoitus. Lue lisää tilannekuvan tekemisestä.

Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.

Vesa Ilama

Kuulumisia

Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa

Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.

Lue lisää

Verkostolaiseksi

Työskenteletkö oman yrityksesi kautta ja tahdot osaksi projektiammattilaisten yhteisöä, jonka kautta pääset mukaan mielenkiintoisiin projekteihin? Hae verkostoomme!

Lue lisää