Asianmukaisesti jalkautetut projekti- ja palvelusalkunhallinnan käytännöt ovat jokaisen organisaation kulmakiviä. Prosessien ytimessä on liiketoimintakriittisten toimenpiteiden ja tiedon hallinta, joka tukee organisaatiossa tapahtuvaa johtamistyötä, päätöksentekoa ja tavoitteellista toimintaa.

Tässä blogisarjassa Kumura ja Justin käsittelevät projekti- ja palvelusalkunhallintaa eri näkökulmista. Kerromme mitä salkunhallinta näistä kahdesta eri näkökulmasta tarkoittaa, miten salkunhallinnasta voi hyötyä ja mitä haittoja koituu, jos projekti- ja palvelusalkunhallinnan
käytänteet eivät ole kunnossa. Lisäksi annamme vinkkejä, miten organisaatiot voivat kehittää näiden alueen toimintamalleja omissa organisaatioissaan.




Oletko perustamassa tai jo perustanut projektisalkun organisaatiossasi? Projektisalkusta vastaavana sinun on tärkeää ymmärtää, mistä kaikesta projektisalkunhallinnassa on kyse. Tässä muutamia avainkysymyksiä alkuun pääsemiseksi

Ovatko kaikki projektit varmasti menossa mukana?

Ensimmäisiä konkreettisia askelia projektisalkun käynnistämisessä on koota käynnissä olevat projektit salkkuun. Usein projektisalkun perustamishetkellä ei ole kristallinkirkasta ajatusta vielä siitä, mikä kaikki tekeminen ja kehittäminen tulisi toteuttaa projektina ja alkuvaiheessa salkkuun saatetaankin tuoda myös ns. linjassa toteutettavia kehitystöitä. Tämä on hyvä hetki käynnistää keskustelu siitä, millaisen tekemisen ylipäätään tulisi nousta projektisalkun tasolle näkyväksi.

Kun projekti löytyy omana rivinsä salkusta, voidaan seuraavaksi kysyä keneltä saa lisätietoa tähän liittyen. Kuka onkaan projektin omistaja, ja kuka toimii tässä projektipäällikkönä? Riippuen projektisalkun tavoitteista ja käyttäjistä, valitaan muut määrittävät tekijät, joita projekteista tarvitaan tietää. Alkuunsa salkussa on tyypillisesti hyvin kirjavat tiedot näkyvillä. Toisista projekteista löytyy aikataulutietoa, toisista pelkästään aloittamispäivä, joistakin voi löytyä budjetti, mikäli sellainen on luotu. Salkku voi näyttää kuin reikäiseltä juustolta. Tästä ei kannata kuitenkaan lannistua, vaan juhlia ensimmäisen kerran jo siitä, kun kaikki projektit ovat nimen muodossa jo näkyvissä. 

Ovatko ja pysyvätkö projektien avaintiedot ajan tasalla?

Projektisalkku ja sen perustaminen kuulostaa selkeältä ja yksinkertaiselta, ja näin sen pitäisi ollakin. Projektisalkulle on nimetty omistaja ja ylläpitovastuusta on sovittu. Salkun ylläpitämisellä varmistetaan, että kaikki käynnissä olevat projektit löytyvät salkusta ja kaikki tärkeiksi katsotut tiedot löytyvät kaikilta projekteilta, ja vieläpä ajantasaisina.

Projektisalkun haltijan tai vartijan rooli sisältää kuitenkin useimmissa työkulttuureissa aikamoisen diplomaatin, houkuttelijan, innostajan, tukijan, sparraajan ja välillä vähän taikurinkin roolia. Harvemmin riittää kertaluontoinen ilmoitus tietojen päivitysprosesseista ja vastuista, vaan tarvitaan monenmoisia taitoja, jotta saadaan kaikki oleelliset roolit menoon mukaan. Selvitettäviä asioita on ainakin kuka päivittää projektin tiedot projektisalkkuun, kuinka usein avaintiedot päivitetään, kuka niitä tarkastelee ja kuinka usein, ja lopuksi miksi koko salkun tietoja tarkastellaan?

Kun viimeiseen kysymykseen syvennytään, päästään koko salkun lähteen alkujuurille. Vastauksia siihen, miksi projektisalkkua ylipäätään tarvitaan, löytyvät projektisalkku-blogin ensimmäisestä osiota.

Käynnistetäänkö uudet projektit läpinäkyvin valintakriteerein?

Jo pelkästään projektisalkun perustaminen ja olemassaolo toimii hyvänä motivaattorina vähentää samanaikaisesti käynnissä olevien projektien määrää. Projektien määrän vähentäminen taas toimii useimmiten hyvänä ohjauksena resurssienhallinnan parantamiselle sekä avoimelle pohdinnalle siitä, mitkä tekemiset tuottavat meille tällä hetkellä ja pitkällä tähtäimellä suurinta arvoa. Ja se taas haastaa priorisoimaan, mikä toimii oivallisena lähtökohtana hyvinvoivan projektikulttuurin luomisessa.

Eli viimeistään projektisalkun ensimmäisen kokoamisen jälkeen on varmistettava, että kaikille sinne uusina mukaan otettaville projekteille on tilaa ja niille on luotu onnistumisen mahdollisuudet käynnistyspäätöstä tehdessä. Käynnistämispäätös on tehty läpinäkyvin valintakriteerein ja projektille on vahvat perustelut olemassa. Perustelut voivat viitata esim. tavoiteltuihin hyötyihin, strategian toteuttamiseen, synergiaetuihin tai ohituskaistalta tuleviin pakkotilanteisiin. Projektit eivät kuitenkaan saa ilmestyä salkkuun salaa hiipien, vaan käynnistämispäätökset pohjautuvat yhteisesti luotuihin pelisääntöihin.

Entäpä sitten, hyödynnetäänkö projektisalkun tietoja aktiivisesti johtamisessa

Salkku on perustettu, projektit koottu ja päivitetty ja uusille tulokkaille on selkeät kriteerit, millä päästä salkkuun mukaan. Entäpä sitten? Kuka näistä tiedoista hyötyy ja hyödynnetäänkö tietoja aktiivisesti organisaation johtamisessa?

Aika monesti salkku on perustettu innokkaasti ja aika nopeastikin. Avainryhmällä on käsitys siitä, mitä hyötyjä salkku parhaimmillaan tuo ja antaa. On kuitenkin saatettu ”unohtaa” tai ei ole kerrassaan oivallettu, että salkun tarjoamat hyödyt, tarkoitus ja tavoitteet on hyvä käydä eri roolien kanssa yhdessä heidän näkökulmistaan läpi. Johtoryhmä, esimiesporras ja palvelujen omistajat saattavat olla erittäinkin kiinnostuneita näkemään kokonaisuuden ja siihen liittyvät raportit, mutta käytännössä nämä raportit eivät itsestään ohjaa johtamistyötä.

Kun salkku on aktiivisessa johtamisessa mukana, hyödynnetään sieltä saatavaa tietoa mm. käynnistyspäätösten yhteydessä, priorisoinnissa, resurssiristiriitojen puntaroinneissa, riippuvuuksien ja rajapintojen sekä synergiaetujen hahmottamisessa, viestinnässä läpi organisaation sekä sidosryhmien, strategisessa ohjauksessa, budjetoinnissa ja vuosisuunnittelussa, jopa rekrytoinnin taustatietona.

Kumura-Justin blogisarjamme seuraavassa blogissa Merja Kumuralta ja Aki Justinilta pohtivat palvelu- ja projektisalkunhallinnan integroimista, sekä miten organisaatiot voisivat hyötyä näiden välisistä synergioista.

MERJA GALLER

Merja toimii projektijohtamisen ja vuorovaikutustaitojen asiantuntijana Kumura Oy:ssä. Merjalla on laaja kokemus projektitoiminnan kehittämisestä niin yksittäisen projektin kuin koko organisaationkin näkökulmasta. Merja on myös sertifioitu Peili™ valmentaja.