5 keinoa projektipäällikön lataamiseen

Artikkeli on julkaistu alun perin Projektiammattilaiset ry:n lehdessä, Projektimaailmassa, 1/2023.

Projektipäälliköille on kysyntää: digitalisoituminen jatkuu voimakkaana ja käynnissä on laajoja kehitysprojekteja ympäri maan. Paikoitellen työtä on enemmän kuin tarpeeksi, aikataulu ei voi joustaa ja/tai budjetti on ylittymässä.

Tällaisessa tilanteessa kaikkien etu on, että projektipäällikkö nukkuu yönsä hyvin ja on aamulla valmis seuraaviin haasteisiin. Omien keinojen (syö hyvin, pidä tauot, liiku ja pidä yllä sosiaalisia suhteita) lisäksi työnantajat ja asiakasorganisaatiot voivat olennaisesti vaikuttaa projektipäällikön jaksamiseen.

Tämä artikkeli kokoaa henkilökohtaisista kokemuksistani vinkkejä projektipäällikön hyvinvoinnin vaalimiseen ja merkityksellisen työn aikaansaamiseen. Merkityksellisyys parantaa Kumuran selvityksen mukaan myös projektin onnistumista.

Projektipäällikkö, Supersankari?

Projektipäällikkö muodostaa käden käänteessä kokonaiskuvan asiakkaan tahtotilasta hyödyntäen ylivertaista ajatustenlukutaitoaan. Projektisuunnitelman tehtäviin hän taikoo Superosaajat juuri oikealla hetkellä vakiovarusteena kantamastaan silinterihatusta. Projektipäällikkö lumoaa sidosryhmät uskomattomilla viestintätaidoillaan, ja Superosaajat seuraavat projektipäällikköä loihdittuina huikeaan fiilikseen. Ja niin tehtävät valmistuvat suorastaan lentäen ennen kuin alkavatkaan, ja budjetista säästyy suurin osa projektin hyvästä työstä palkitsemiseen!

Tarina on tietysti tarua. Silloin tällöin kuitenkin projektin valmistelu- ja suunnitteluvaiheessa odotukset saattavat muistuttaa tätä pilke silmäkulmassa kirjoittamaani tarinaa.

Eikä tässä vielä kaikki. Projektipäällikön odotetaan myös varmistavan projektin strategianmukaisuuden, olevan asiakkaan liiketoiminnan ja toimintakulttuurin Superosaaja, tunnistavan ja minimoivan projektin riskit, luovivan sujuvasti projekti- ja linjaorganisaation tahtotilojen välillä, neuvottelevan sopimuksia, motivoivan, ratkaisevan ristiriitoja, tekevän ja teettävän päätöksiä noudattaen hyvää etiikkaa, lakeja, standardeja ja yrityksen toimintamalleja sekä parantavan näitä toimintamalleja matkan varrella.

Projektipäällikkö siis huolehtii sekä ihmisistä että asioista, usein laajoissa ja monimutkaisissa hankkeissa. Supersankari ei projektipäällikkö kuitenkaan ole. Tietenkin hän huolehtii latautumisestaan itse – organisaatioilla on kuitenkin myös suuri valta ja vastuu hyvinvoinnin edistämisessä.

Miten se tehdään?

5 askelta hyvinvoivaan projektipäällikköön

Olen työskennellyt vuodesta 1990 lähtien projektipäällikön, tietohallintopäällikön ja tuoteomistajan rooleissa. Olen saanut työskennellä sekä suurissa että pienemmissä yrityksissä, joissa on ollut hyvin erilaisia organisaatiokulttuureja ja -rakenteita. Myös kokemukseni johtamiskäytännöistä ja työilmapiireistä sekä niiden vaikutuksista työyhteisön hyvinvointiin, hyvässä ja pahassa, ovat moninaiset.

Seuraavat viisi askelta ovat otos toimiviksi kokemistani hyvinvointiteoista. Kerron jokaisesta askeleesta esimerkin Kumuran elävästä elämästä inspiraatioksi siitä, kuinka sitä voi toteuttaa käytännössä.

1. Hyväksy projektipäällikkö kokonaisena

Projektipäällikön hyväksyminen kokonaisena ihmisenä ja häneen luottaminen ammattilaisena on voimaannuttava kokemus. Siltä pohjalta on hyvä ponnistaa mihin haasteeseen tahansa.

Arvostus ja kunnioitus näkyi jo rekrytoinnissa

Hämmästys alkoi jo rekryn aikana. Haastattelussa Kumuralle minulta ei tiukattu kuinka hieno persoona tai hyvä osaaja olen, vaan kartoitettiin toiveitani työsopimuksen sisällöstä ja siitä, mitä haluaisin tehdä. Olin kuulemma vakuuttanut jo etukäteen. Ennen omaa päätöstäni sain myös jutella kahdestaan kumuralaisen kanssa ja kysellä mieltäni askarruttaneet kysymykset.

Taloon astuttuani minuun tutustuttiin ihmisenä ja sain vastailla kiinnostuneisiin, hyväntahtoisiin kysymyksiin. Ihmettelin, miten kaikki puhuvat toisilleen niin kauniisti – eikä se kuulostanut teennäiseltä! Kaunis puhetyyli jatkuu edelleen. Sydänemojista tuli uusi normaali. Harvoin koettu tunne puski pintaan: haluan kuulua tähän joukkoon.

2. Huomioi toiveet mahdollisuuksien mukaan

Työ- ja työmäärätoiveita on hyvä huomioida niin paljon kuin mahdollista. Työn tekeminen on merkityksellisempää, kun saa tehdä omaa kiinnostusta vastaavaa työtä sopivissa määrin. Motivoivassa työssä satunnaiset ja toistuvatkin haasteet on helpompi jaksaa.

Työnkuva rakennettiin mielenkiinnon mukaan

Myyjämme Ari Vättö panosti kertomieni toiveiden mukaisen asiakasprojektin löytämiseen. Sain myös valita, haluanko osallistua sisäiseen kehittämiseen – ja halusinhan minä. On ollut toistuvasti suuri ilo saada luottamus uudentyyppisiin tehtäviin ja huomata itsestään uusia taitoja tarvitsematta todistaa kyvykkyyttään etukäteen.

3. Rakenna psykologista turvallisuutta

Psykologisen turvallisuuden ja luottamuksen ilmapiirin luominen ovat työhyvinvoinnin kivijalka. Psykologisesti turvallisessa työyhteisössä jokainen uskaltaa olla avoin ja rehellinen kokemuksistaan ja pyytää apua sitä tarvitessaan. Haasteissa punnitaan, löytyykö tilanteessa tukea, arvostavaa kohtaamista ja ratkaisuhakuisuutta, vai etsitäänkö virheitä ja syyllisiä.

Haasteita pukkaa – vai pukkaako?

Eräällä syksyisellä viikolla työarjessa kaikki osa-alueet menivät täysin pieleen. Tai niin luulin. Fiilikset olivat pikimustat. Rohkenin kertoa tilanteesta työntekijäkokemuksestamme vastaavalle Merja Gallerille. Samana iltana kotiin saapui kukkia ja viesti ”Olet meille arvokas juuri tuollaisena kuin olet, kaikki järjestyy.” Viesti meni ikiajoiksi talteen suoraan sydämeen (ja piironginlaatikkoon). Eikä luulo ollutkaan tiedon väärti, kaikki päättyi hyvin.

4. Huolehdi yhteisöllisyydestä jokapäiväisessä toiminnassa

Yhteisöllisyys ja yhteenkuuluvuus tuovat voimavaroja arjen haasteisiin. Käytänteet kollegoiden tukemiseen sekä vapaamuotoiseen keskusteluun ja ajanviettoon, myös etänä, ovat tärkeitä. Vuorovaikutus saa aikaan merkityksellisyyttä – harva meistä haluaa pärjätä yksin.

Avun saaminen ja osaamisen jakaminen

Minulle nimettiin aluksi kollega, ”kumuralainen kaveri”, jonka kanssa sain käydä läpi esiin nousseita kysymyksiä. Perehtyessäni Kumuran projektijohtamisen toimintamalleihin ja kollegojen kirjaamiin projektioppeihin huomasin nopeasti liittyneeni erittäin kokeneiden osaajien joukkoon.

Sama kunnioitus herää aina, kun kollegoiden kanssa pohdimme vastauksia kysymyksiimme aktiivisella sparrailukanavalla tai ”heimoissamme”, eli samankaltaisten projektien kanavilla. Valtaisaa iloa ja merkitystä on tuottanut saada olla vastavuoroisesti auttamassa kollegoja omalla osaamisellani.

5. Mahdollista kehittyminen ja osaamisen laajentaminen

Itsensä toteuttaminen ja kehittäminen tuovat varmuutta ja itseluottamusta tekemiseen. On mukava tehdä työtä, kun osaaminen on kunnossa ja kehittymiseen on lupa panostaa. Uudet tehtävät, suuret tai pienet, sisäiset tai ulkoiset, ovat luottamuksen osoitus ja kasvattavat ammattilaisena ja ihmisenä.

Kehittymismahdollisuuksia muissakin kuin projektitehtävissä

Asiakkailla on usein vaatimuksena työkokemuksen lisäksi virallinen projektihallinnan sertifikaatti. Olin valmistautunut pitkälliseen keskusteluun koulutuksen tarpeesta, mutta hämmästyksekseni sertifiointi käynnistyikin nopeasti.

Kumuran kasvun ja Adapro-fuusion myötä esihenkilöiden määrä on noussut, ja ilokseni olen toiveideni mukaisesti yksi heistä. Lähijohtaminen on tuonut erittäin antoisia tuki- ja sparrailuhetkiä sekä uutta, myös minulle. Lisäksi olen saanut hyödyntää aiempaa kokemustani muun muassa työsuojelun ja lähijohtamisen käytäntöjen kehittämisessä.

Luo merkityksellisyyttä

Aitous, arvostus, luottamus, kuunteleminen, jokaisen hyväksyminen, merkityksellisyyden kokemus. Ilmaisia, syvältä koskettavia asenteita, voimaannuttavia tekoja. Hyvinvoiva projektipäällikkö jaksaa pitää yllä hyvää fiilistä myös muille projektiyhteisössä.

Hyvä fiilis, onnistuneempi projekti.

Jaana Heliö

Jaana (DI, IPMA C) työskentelee Kumuralla projektipäällikkönä ja esihenkilönä. Hän on työskennellyt yli 20 vuotta projektiammattilaisena ja yli 10 vuotta esihenkilönä. Hektisessä tietotyössä Jaanan prioriteetti on satsaus hyvinvointiin, joka on satsaus myös tuottavuuteen.

Kuulumisia

Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna

Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoitukses

Lue lisää

Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella

Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.

Lue lisää

Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa

Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.

Lue lisää