Projektijohtamisen sanasto – mitä projektien eri käsitteet tarkoittavat?
Tämä blogiteksti on julkaistu aiemmin Adapron sivuilla. Kumura ja Adapro ovat yhdistyneet.
Yhteinen projektijohtamisen sanasto helpottaa ja selkeyttää huomattavasti viestintää ja vähentää väärinymmärryksiä projekteissa eri rooleissa toimivien välillä. Yhteinen sanasto on myös edellytys projektikulttuurin, vertailukelpoisen projektiraportoinnin ja projektisalkunhallinnan kehittämiselle. Omalta osaltaan se toimii myös projektiosaamisen kehittämisen apuvälineenä.
Olemme koostaneet yleisesti projektijohtamisen yhteydessä ja ABC Projektijohtamismallissamme esiintyvät keskeiset käsitteet. Osa käsitteistä on selitetty suoraan PMBOK®:in tai SFS-ISO/TR 21506 Projektijohtamisen sanaston mukaan. Käsitteet on selitetty suomeksi, ja jokaiselle on englannin- ja ruotsinkielinen vastine.
Löydät etsimäsi sanan kätevimmin selaimen hakutoiminnolla, CTRL + F.
ABC-projektiluokka
ENG: ABC Project Class
SV: ABC projektklass
ABC-projektiluokka ilmaisee projektin kompleksisuuden ja haastavuuden projektinjohtamisen näkökulmasta. Projektin ABC-luokka määritetään ABC Projektiluokittelu -lomakkeen avulla. Projektiluokittelun tuloksena projekti sijoittuu johonkin seuraavista luokista:
A: Hyvin monimutkainen ja paljon riskejä sisältävä projekti
B: Tyypillinen, ns. normaali projekti
C: Yksinkertainen ja suoraviivainen projekti
Projektin luokka vaikuttaa projektin johtamiseen tarvittavaan panostukseen ja siihen käytettävään työaikaan ja muun muassa viestinnän määrään ja vaadittavan projektijohtamisen dokumentaation laajuuteen.
Yhtenäinen projektijohtamismalli tuo ryhtiä ja selkeyttä niin yksittäisen projektin johtamiseen kuin projektisalkun hallintaan, mikä auttaa muun muassa allokoimaan työajan tuloksellisesti sekä säästämään aikaa ja rahaa. Tutustu ABC Projektijohtamismalliin tarkemmin täällä.
Agile
Myös ketteryys, ketterät menetelmät
ENG: Agile
SV: Agil
Ketteryys on ajatustapa, jota hyödynnetään organisaatioissa projektinhallinnan ja kehitystyön välineenä. Parhaimmillaan ketterät menetelmät ovat ympäristöissä, joissa muuttuvien tekijöiden määrä on suuri eikä lopputulosta haluta/voida kuvata kovin tarkasti. Yksi ketterässä kehittämisessä käytetty viitekehys on Scrum.
Aiesalkku
ENG: Portfolio pipeline
SV: Idéportfölj
Joukko mahdollisuuksia, joita tarkastellaan mahdollisina salkkukomponentteina (SFS-ISO 21506). ABC Projektimallissa ideat, jotka eivät ole saavuttaneet vielä päätöksentekoportteja.
Vertailukohta
ENG: Baseline
SV: Basplan
Voimassa oleva, hyväksytty suunnitelma projektille, jota voidaan muuttaa vain omistajan/ohjausryhmän/asiakkaan päätöksellä. Baseline sisältää mahdolliset hyväksytyt muutokset projektin alkuperäiseen suunnitelman. Termiä käytetään yleensä liittäen se johonkin projektin toteutuksen tavoitteeseen (kustannusten baseline, aikataulun baseline ja laajuuden baseline).
Budjetti
Myös kustannustavoite
ENG: Budget
SV: Budget
Budjetti on projektin kustannustavoite, joka muodostaa kustannusten vertailukohdan (baseline) projektin kustannusohjausta varten. Budjetti sisältää sekä ulkoiset kustannukset (hankinnat) että sisäisen työn kustannukset (henkilötyöpäivät). Budjetin laadinnan pohjana toimii usein projektin kokonaiskustannusarvio, joka pohjautuu tehtäväkohtaisiin kustannusarvioihin. Budjetti voi myös toimia projektin suunnittelun lähtökohtana. Budjetissa kustannukset on jaettu tarkoituksenmukaisella tavalla osituselementeille, jolloin budjettia voidaan seurata sekä osituselementtien että aikataulun suhteen.
Edellytykset
ENG: Prerequisities
SV: Förutsättningar
Ehdot ja lähtökohdat, joiden tulee olla toteutuneena ennen projektin tai sen tiettyjen tehtävien toteuttamista.
Edistymäraportti
Myös tilanneraportti
ENG: Progress Report (Project Report, Status Report)
SV: Progressrapport
Edistymisraportti on dokumentti, joka kuvaa projektin toteutusvaiheen (G2-G3) aikana projektin kokonaistilanteen projektisuunnitelmassa määriteltyihin tavoitteisiin nähden. Se sisältää myös ennusteita ja arvioita tulevasta kehityksestä sekä mahdollisia ehdotuksia korjaaviksi toimenpiteiksi.
Hyötytavoite
Myös liiketoimintahyötytavoite, päämäärätavoite
ENG: Business Objective (Goal, Business Benefit)
SV: Affärsmål
Hyötytavoite on projektin tavoittelema lopullinen liiketoiminnallinen lopputulos tai hyöty, esimerkiksi kasvanut asiakasmäärä tai pienentyneet kulut. Hyötytavoite on varsinainen motiivi projektin toteuttamiselle. Projektin tavoittelemat hyödyt tulee kuvata mitattavissa olevalla tavalla. Tyypillisesti projektin lopulliset hyödyt ovat saavutettavissa vasta jonkin ajan kuluttua projektin päättymisestä. Hyötyjä tulee verrata projektin alkuperäiseen liiketoimintatarkasteluun (business caseen).
Jana-aikataulu
Myös Gantt-kaavio
ENG: Gantt Chart (Bar Chart)
SV: Gantt-schema
Jana-aikataulu, eli Gantt-kaavio, on graafinen kuvaus projektin aikataulusta. Jana-aikataulussa projektin tehtävät ja usein myös niiden väliset riippuvuudet kuvataan aikajanalla. Tyypillisessä jana-aikataulussa projektin tehtäväkokonaisuudet tai tehtävät on listattu vasemmassa reunassa olevaan sarakkeeseen, aika esitetään vaakatasossa ja tehtävien kestot esitetään vaakasuorilla janoilla.
Hyvin aikataulutetut ja suunnittelut projektit on helpompi saada onnistumaan. Voit lukea lisää projektinjohtopalveluistamme täältä.
Jälkiarviointi (PE)
ENG: Post-project Evaluation (PE)
SV: Projektutvärdering
Projektin jälkiarviointi (PE) toteutetaan projektin päättymisen (G4-päätöksen) jälkeen. Jälkiarvioinnin tarkoituksena on selvittää, saavutettiinko alun perin projektille asetetut liiketoimintahyötytavoitteet toisin sanoen toteutuiko business case. Projektin omistaja on vastuussa jälkiarvioinnin suorittamisesta. Projektin jälkiarvioinnin suorittamisen edellytys on, että projektin hyödyt on asettamisen aikana dokumentoitu ja määritelty mitattavina tavoitteina. Jälkiarviointi voidaan suorittaa, kun tietty aika (tyypillisesti 6–12 kk) on kulunut projektin lopetuksesta ja hyödyt ovat voineet toteutua.
Korjaava toimenpide
ENG: Corrective Action
SV: Korrigerande åtgärd
Korjaavilla toimenpiteillä tarkoitetaan toimia, joilla projektin havaittu tai ennustettu suunnitelmista poikkeava eteneminen voidaan korjata suunnitelmien mukaiseksi. Korjaavat toimenpiteet ovat yleensä seurauksia havaituista poikkeamista.
Kriittinen polku
ENG: Critical Path
SV: Kritisk linje
Kriittinen polku muodostuu aikataulullisesti toisistaan riippuvista projektin tehtävistä, jotka määrittelevät projektin lyhimmän mahdollisen keston. Jos kriittisellä polulla oleva tehtävä viivästyy, viivästyy koko projekti. Kriittinen polku voidaan kuvata jana-aikataulun (Gantt-kaavion) avulla.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Liiketoimintatarkastelu
Myös kustannus-hyötyanalyysi, business case
ENG: Business Case
SV: Affärskalkyl
Liiketoimintatarkastelu, eli kustannus-hyötyanalyysi, määrittelee projektin liiketoiminnallisen perustelun. Liiketoimintatarkastelu tehdään projektin valmisteluvaiheessa ja tyypillisesti sitä tarkennetaan suunnitteluvaiheen aikana. Liiketoimintatarkastelu kattaa ainakin arvion projektin ulkoisista kustannuksista, sisäisen työn kustannuksista, oletetuista taloudellisista ja muista hyödyistä sekä projektin riskeistä. Liiketoimintatarkastelu toimii projektin jälkiarvioinnin vertailukohtana.
Joskus on hyödyllistä arvioida koko organisaation projektitoimintaa, jotta toimivat seikat ja kompastuskivet tulevat näkyviksi, ja projektit palvelevat liiketoimintaa. Tällaisissa tilanteissa projektin ulkoinen arviointi on avuksi.
Linjaesimies
ENG: Line Manager
SV: Linjechef
Linjaesimies on pysyvän organisaation ryhmän, osaston tai yksikön päällikkö, jolla on määritelty esihenkilötehtävä ja liiketoimintavastuu. Projektien näkökulmasta linjaesimiehet ovat projekteissa tarvittavien resurssien omistajia ja tyypillisesti toimivat ohjausryhmien jäseninä.
Lopetusvaihe
ENG: Closing Phase
SV: Stängningfas
Projektin lopetusvaihe sijoittuu porttien G3-G4 välille ja alkaa, kun projektin lopputuotokset on hyväksytty. Lopetusvaiheen aikana projektipäällikkö yhdessä projektiryhmän kanssa laatii projektin loppuraportin sisältäen suunnitelman projektin jälkeisten liiketoimintahyötyjen arvioinnista. Lopetusvaiheen aikana varmistetaan, että vastuu projektin tuotoksista on siirretty pysyvälle organisaatiolle ja muut tarvittavat lopetustoimet on tehty. Lopetusvaihe päättyy porttiin G4, jossa loppuraportti hyväksytään.
Loppuraportti
ENG: Final Report
SV: Slutrapport
Loppuraportti on projektin lopetusvaiheessa laadittava yhteenvetoraportti. Loppuraportin dokumentoi projektipäällikkö yhdessä projektiryhmän kanssa. Se on yhteenveto projektin tähänastisesta onnistumisesta, kokemuksista ja projektissa opituista asioista. Loppuraportti hyväksytään projektin lopetuspäätöksen (G4) yhteydessä.
Muutosesitys
ENG: Change Request
SV: Ändringsförfrågan
Muutosesityksellä tarkoitetaan ehdotettua muutosta projektin voimassa olevaan suunnitelmaan. Muutosesitys voi koskea projektin laajuutta, aikataulua tai budjettia. Ehdotettujen muutosten vaikutukset arvioidaan, muutospyynnöt dokumentoidaan ja niiden hyväksymisestä päättää projektin omistaja (ja ohjausryhmä). Muutosesityksistä (toteutetuista ja hylätyistä) pidetään muutoslokia.
Muutosten hallinta
ENG: Change Management (Change Control)
SV: Förändringsstyrning
Projektin muutosten hallinnalla tarkoitetaan projektin laajuuteen, aikatauluun ja budjettiin kohdistuvien muutosehdotusten systemaattista käsittelyä. Muutosten hallinta alkaa projektin toteutuspäätöksestä (G2) ja päättyy projektin lopetukseen (G4). Muutosten hallinta on hyvä erottaa käsitteellisesti projektin muutosjohtamisesta, jota tarvitaan organisatoristen muutosten onnistuneeseen läpivientiin.
Laajemman muutoksen johtaminen näkyy organisaationne arjessa todennäköisesti sekä pienkehityksenä, laajana innovaatiotoimintana että suurina muutoshankkeina. Laadukas muutosjohtaminen varmistaa onnistuneen uudistumisen.
Ohjaus
ENG: Control
SV: Styrning
Todellisen suorituskyvyn (etenemisen tai toteuman) vertaaminen suunniteltuun suorituskykyyn, poikkeamien analysointi sekä tarvittaviin korjaaviin ja ehkäiseviin toimenpiteisiin ryhtyminen.
Ohjausryhmä
ENG: Steering Group
SV: Projektstyrgrupp
Projektin ohjausryhmä on projektin omistajan ja projektipäällikön tueksi nimetty ryhmä, jonka kaksi pääroolia ovat liiketoimintahyötyjen toteutumisen ja projektin resursoinnin varmistaminen. Ohjausryhmä tekee merkittävät päätökset koskien projektin laajuutta, kustannuksia, resursseja ja aikataulua ja näitä koskevia muutoksia. Projektin omistaja tai hänen nimeämänsä henkilö toimii ohjausryhmän puheenjohtajana. Jokaisella ohjausryhmän jäsenellä tulee olla selkeästi kuvattu lisäarvo ja rooli projektin ohjaamiselle. Pienimmillään ohjausryhmä voi koostua omistajasta ja projektipäälliköstä.
Ohjaussopimus
ENG: Steering Plan
SV: Styrplan
Projektin ohjaussopimuksessa esitetään, kuinka projektin toteutusta tullaan ohjaamaan ja muun muassa kuinka ohjausryhmä tekee projektia koskevat päätökset. Ohjaussopimuksessa kuvataan tyypillisesti ohjaukseen osallistuvien henkilöiden roolit, vastuut, tehtävät ja valtuudet projektin onnistumisen varmistamiseksi sekä projektin ohjausryhmätyön käytännöt. Projektin ohjaukseen voi osallistua ohjausryhmän jäsenten lisäksi muitakin henkilöitä.
Ohjelma
ENG: Program
SV: Program
Ohjelma on useasta projektista ja mahdollisista muista tehtävistä muodostuva kokonaisuus, jota johdetaan koordinoidusti ja jonka avulla tavoitellaan laajaa strategista muutosta. Ohjelman kesto on tyypillisesti joitakin vuosia. Ohjelman johtamisessa korostuvat kokonaisuuden hallinta, sidosryhmien hallinta, muutosjohtaminen ja liiketoimintahyötyjen hallinta.
Osaprojekti
Myös aliprojekti
ENG: Subproject
SV: Delprojekt
Projekti jaetaan tarvittaessa osaprojekteihin, jotta kokonaisuuden vastuuttaminen ja hallinta helpottuvat. Jokaisella osaprojektilla on oma osaprojektipäällikkönsä, joka vastaa osaprojektin suunnittelusta, toteutuksesta ja raportoinnista koko projektin projektipäällikölle.
Joskus sisäiset tekijät eivät riitä kaikkien projektien johtamiseksi. Tästä oppaasta saat kätevän tarkistuslistan siihen, kuinka organisaationne onnistuu yhteistyössä ulkoisen projektinjohdon kanssa.
Perustyö
Myös prosessityö, linjatyö
ENG: Line Work (process work)
SV: Linjearbete
Kaikki sellainen työ, jota ei voida katsoa kuuluvaksi projektityön piiriin (esimerkiksi hallinnolliset työt, linja- ja prosessityöt) ja joka on useissa organisaatioissa niin sanotusti toimenkuvaan kuuluvaa perustyötä. Projekteihin osallistuvien henkilöiden kokonaistyöajassa on huomioitava sekä projekti- että perustyö (linjatyö).
Poikkeama
ENG: Deviation
SV: Avvikelse
Poikkeamalla tarkoitetaan projektin havaitun tai ennustetun etenemisen eroa voimassa olevaan suunnitelmaan (baselineen) nähden. Poikkeama voi liittyä projektin tuotosten laajuuteen, laatuun, projektin aikatauluun tai kustannuksiin. Poikkeamiin pyritään reagoimaan mahdollisimman aikaisin. Katso myös korjaava toimenpide.
Projekti
ENG: Project
SV: Projekt
Projekti on linjatyöstä erillinen kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, joka toteutetaan ennalta määritellyn lopputuotoksen aikaansaamiseksi. Projektilla on hyöty-, tuotosta- ja toteutuksen tavoitteet (laajuus-, aikataulu- ja kustannustavoite) sekä oma tilapäinen organisaatio.
Ennen projektin aloitusta on hyvä varmistaa, että projektiosaamista on riittävästi. Tarvitessanne organisaatiollenne räätälöityä projektivalmennusta autamme teitä mielellämme.
Projektiehdotus
ENG: Project Proposal
SV: Projektförslag
Ehdotus projektin asettamiseksi perustuu havaittuun muutostarpeeseen tai ideaan. Projektiehdotus voidaan esimerkiksi johtaa suoraan strategiasta, se voi syntyä asiakkaan tarpeesta tai toimintaympäristön muutoksesta. Projektiehdotuksesta kuvataan perustiedot, hyötytavoitteet ja muut alkuvaiheessa tiedossa olevat lähtökohdat. Projektiehdotuksen hyväksyminen (G0-päätös) käynnistää projektin valmisteluvaiheen.
Projektien priorisointi
ENG: Project Prioritization
SV: Projektprioritering
Projektien priorisoinnilla tarkoitetaan projektisalkun tasolla tehtäviä systemaattisia päätöksiä siitä, mitkä projektit ovat tärkeimpiä ja toteutetaan ensin. Projektin prioriteetti riippuu siitä, kuinka tärkeä tai kiireellinen projekti on verrattuna organisaation strategiaan ja muihin projekteihin.
Hyvin johdettu projektisalkku varmistaa, että alatte toteuttaa juuri oikeita projekteja. Esimerkiksi Keski-Suomen sairaanhoitopiiri paransi sisäistä viestintää ja työnsuunnittelua kehittämällä projektisalkunjohtamista.
Projektijohtamismalli
ENG: Project Management Model
SV: Projektledningsmodell
Projektijohtamismallilla tarkoitetaan organisaatiokohtaista, systemaattista johtamismallia, jota sovelletaan aina kun tehtäväkokonaisuus toteutetaan projektina. Projektijohtamismallissa kuvataan organisaation projekteja koskeva päätöksentekoprosessi, projekteihin liittyvät roolit ja vastuut sekä projektinjohtamisen käytännöt, prosessit ja käytettävät dokumentit ja työkalut.
ABC Projektijohtamismalli on Suomen laajimmin käytetty projektimalli – tutustu tästä!
Projektijohtamismallin perusrakenne
ENG: Project Management Model Framework
SV: Projektledningsmodellens basstruktur
Projektijohtamismallin perusrakenne kuvaa yleisellä tasolla projektin elinkaaren vaiheet, niihin liittyvät päätöksentekopisteet (projektisalkunhallinnan taso), projektijohtamisen prosessit (projektinjohtamisen taso) ja projektin toteutustyön esimerkkivaiheistuksen (projektin toteutustaso).
Projektikuvaus
Myös projektin asettamisasiakirja
ENG: Project Charter (Project Description, Set up Letter)
SV: Projektdirektiv
Projektikuvaus laaditaan projektin valmisteluvaiheessa G0-päätöksen jälkeen. Projektikuvauksen sisällöstä vastaa projektin omistaja. Projektikuvauksen tarkoituksena on kuvata, miksi projekti tulisi toteuttaa. Projektikuvaukseen tiivistetään mahdollisista esiselvityksistä ja liiketoimintatarkastelusta saatavat tiedot. Projektikuvaus hyväksytään päätöksentekopisteessä G1. Projektikuvaus toimii lähtötietona projektisuunnitelman laatimiselle.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Projektin elinkaaren vaihe
ENG: Project Lifecycle Phase
SV: Fas i projektlivscykeln
Projektijohtamismallissa projektin elinkaari jakautuu neljään päävaiheeseen: valmistelu, suunnittelu, toteutus ja lopetus. Jokainen vaihe alkaa ja päättyy päätöksentekopisteeseen (G). Projektin elinkaaren vaiheet liittyvät projektinjohtamisen prosesseihin, jotka voivat ulottua yli useamman vaiheen. Katso myös projektinjohtamisen prosessi.
Projektin laajuus
ENG: Project Scope
SV: Projektomfattning
Projektin laajuus kattaa ne työt ja tuotokset, ja vain ne, jotka on sovittu projektin omistajan tai asiakkaan kanssa toteutettavaksi, jotta saavutetaan sovitut hyötytavoitteet. Projektin laajuutta kannattaa selkiyttää määrittelemällä, mitä projektiin ei sisälly. Laajuutta voidaan muuttaa vain projektin omistajan (ja ohjausryhmän) päätöksellä.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Projektin omistaja
Myös projektin tilaaja
ENG: Project Owner (Project Sponsor)
SV: Projektets sponsor
Projektin omistaja asettaa projektin tai tekee asettamisehdotuksen projektisalkunhallinnan johtoryhmälle. Projektin omistaja on se henkilö, jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset. Projektin omistaja toimii yleensä ohjausryhmän puheenjohtajana tai nimeää tämän. Projektin omistajalla on aina liiketoimintavastuu koko projektista. Projektin omistaja määrittelee projektin hyötytavoitteet, hyväksyy projektisuunnitelman, hyväksyy poikkeamat ja muutokset suunnitelmiin ja tukee projektipäällikköä projektin onnistumiseksi.
Asiakastoimitusprojekteilla on yleensä kaksi omistajaa: projektin tilaaja eli liiketoimintaomistaja (asiakas) ja toimittajan omistaja. Onnistunut asiakastoimitusprojekti parantaa asiakastyytyväisyyttä ja pidemmällä tähtäimellä mahdollistaa yhä vaativimpien kokonaisuuksien toimittamisen yhä kannattavammin.
Projektin ositus
ENG: Work Breakdown Structure (WBS)
SV: Arbetsnedbrytning
Projektin ositus tehdään suunnitteluvaiheessa. Projektin osituksella jaetaan projekti pienempiin osakokonaisuuksiin. Ositus kuvaa tarkoituksenmukaisella tarkkuustasolla projektin sisällön ja laajuuden. Osituksen avulla voidaan muun muassa tunnistaa tarvittavat resurssit ja laatia realistinen aikataulu ja budjetti projektille.
Ositus voidaan tehdä eri näkökulmista. Projekti voidaan osittaa muun muassa tuotosten ja tehtävän työn näkökulmasta. Projektin ositusrakenne muodostaa tarkentuvan hierarkian, jossa tasoja voivat olla projekti, osaprojekti, tehtäväkokonaisuus ja tehtävä. Jokainen aleneva ositustaso muodostuu aina yksityiskohtaisemmin määritellyistä töistä ja tehtävistä.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Projektin resurssienhallinta
ENG: Project Resource Management
SV: Projektresurshantering
Projektin resursseilla tarkoitetaan kaikkia projektin toteutettavaksi tarvittavia panostuksia, kuten henkilöiden työaikaa, ulkoisiin kustannuksiin tarvittavia rahavaroja, tiloja, laitteita ja niin edelleen. Resurssienhallinnan tarkoituksena on tunnistaa, analysoida ja aikatauluttaa projektin resurssitarpeet, hankkia tarvittavat resurssit sekä seurata ja ohjata resurssien käyttöä. Projektin resurssienhallintasuunnitelma on osa projektisuunnitelmaa, ja resurssien käytön seuranta jatkuu läpi projektin.
Jos omat resurssienne eivät riitä, on projektinjohdon ulkoistaminen ratkaisu. Tällä oppaalla saat yhteistyön onnistumaan ulkoisen projektinjohdon kanssa.
Projektin riski
ENG: Project Risk
SV: Projektrisk
Projektin riski on epävarma tapahtuma, jolla on tietty toteutumistodennäköisyys ja jolla on toteutuessaan vaikutus projektin aikatauluun, kustannuksiin, projektin hyötytavoitteiden toteutumiseen tai tuotoksen laajuuteen tai laatuun.
Projektiin liittyy aina sekä liiketoimintariskejä että toteutuksen riskejä. Liiketoimintariskejä arvioidaan projektin valmisteluvaiheessa liiketoimintatarkastelun yhteydessä, ja niistä kantaa vastuun projektin omistaja. Projektin toteutukseen liittyviä riskejä tunnistetaan ja analysoidaan sekä laaditaan riskienhallintasuunnitelma projektin suunnitteluvaiheen aikana.
Yksi keino vähentää projektien riskejä on ulkoistaa projektin johtaminen. Näin voitte laajentaa projektinne käytössä olevaa kokemusta ja aiemmin projektien tuomaa oppia sekä turvata projektin jatkumisen esimerkiksi sairausloman tilanteissa.
Projektin tilanne
Myös projektin status
ENG: Project Status
SV: Projektstatus
Projektin tilanne tai status kertoo tietoja projektin etenemisestä, esimerkiksi minkä päätöksentekopisteen (G0-G4) projekti on ohittanut tai onko projekti keskeytetty. Tilannetietoihin voi sisältyä myös budjettiin tai aikatauluun liittyviä asioita.
Projektinjohtaminen
ENG: Project Management (PM)
SV: Projektledning
Projektinjohtaminen viittaa yksittäisen projektin johtamiseen, projektin asettamisesta projektin lopettamiseen ja jälkiarviointiin. Projektinjohtaminen on kokonaisprosessi, johon liittyy erilaisten tietojen, taitojen, työkalujen ja menetelmien soveltamista, jonka tuloksena projekti saadaan johdettua tavoitteiden mukaisiin tuotoksiin ja hyötyihin. Projektinjohtaminen sisältää myös projektiryhmän jäsenten ohjauksen ja projektin yleisten asioiden hallinnoinnin. PMI:n Project Management Body of Knowledge (PMBOK) -standardi kuvaa yksityiskohtaisesti projektinjohtamisen sisältöjä.
Ensimmäinen oma projekti alkamassa? Tutustu Projektityön perusteet -valmennukseen!
Projektinjohtamisen prosessiryhmä
ENG: Project Management Process Group
SV: Projektledningsprocessgrupp
Projektijohtamismallissa projektinjohtamisen prosessiryhmät ovat asettaminen, suunnittelu, toteutuksen ohjaus (sisältäen johtamisen toimeenpanon) ja lopetus. Prosessit ulottuvat läpi koko projektin elinkaaren ja voivat ulottua yli useamman projektin vaiheen. Projektinjohtamisen prosessit asettuvat painotuksiltaan kronologiseen järjestykseen, mutta toteutuvat kuitenkin vahvasti limittäin tai eri vaiheissa.
Projektipäällikkö
ENG: Project Manager
SV: Projektledare
Projektipäällikkö nimetään viimeistään projektin suunnittelupäätöksen G1:n yhteydessä. Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman laatimisesta ja projektin operatiivisesta johtamisesta hyväksytyn projektisuunnitelman mukaan. Projektipäällikkö ohjaa projektiryhmän työskentelyä ja raportoi projektin etenemisestä projektin omistajalle ja ohjausryhmälle. Asiakastoimitusprojekteissa on usein kaksi projektipäällikköä: toimittajan ja asiakkaan projektipäälliköt.
Ensimmäinen oma projekti alkamassa? Tutustu Projektityön perusteet -valmennukseen!
Projektiryhmä
ENG: Project Group
SV: Projektgrupp
Projektiryhmä koostuu henkilöistä, jotka ovat vastuussa projektin konkreettisesta toteutustyöstä. Projektiryhmään ei tule nimetä sellaisia henkilöitä, joiden projektille tarvittava työpanos on hyvin vähäinen ja se liittyy heidän normaaliin työhönsä (esimerkiksi lakimies kommentoi sopimusluonnoksia).
Projektiryhmän jäsenet ovat projektipäällikön työnjohdon alaisuudessa projektin ajan ja he raportoivat projektipäällikölle työn edistymisestä. Laaja projekti voi jakautua osaprojekteihin, joilla on nimetyt osaprojektipäälliköt. Tällöin osaprojektiryhmien jäsenet raportoivat osaprojektipäällikölle, jotka raportoivat edelleen projektipäällikölle.
Organisaation projektiosaamista on helppo lisätä teille räätälöidyllä valmennuksella.
Projektiryhmän jäsen
ENG: Project Group Member
SV: Projektgruppmedlem
Henkilö, joka on nimetty projektiryhmään ja jolla on määritetty vastuu projektin toteutustyöstä sekä tarvittava osaaminen ja työaikaa tehtävien toteutukseen. Projektiryhmän jäsenet raportoivat projektitehtävistä projektipäällikölle.
Projektiryhmäläisten merkitykselliseksi kokema projekti onnistuu paremmin. Maksuton opas kertoo sinulle, kuinka johdat projekteissa ihmisten lisäksi myös merkitystä.
Projektisalkku
Myös projektiportfolio
ENG: Project Portfolio
SV: Projektportfölj
Organisaation projektisalkku koostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista (ja ohjelmista). Projektisalkun projektien avulla tuetaan organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista. Koska ehdotetut projektit kilpailevat samoista resursseista, projektisalkkutasolla tehdään viime kädessä priorisointipäätökset siitä, mitkä projektit saavat edetä.
Jokaisesta projektisalkusta vastaa nimetty projektisalkun johtoryhmä, joka tarkastelee säännöllisesti projektisalkun tilannetta ja tekee tarvittavat päätökset.
Tutustu johdolle suunnattuihin valmennuksiimme!
Projektisuunnitelma
ENG: Project Plan
SV: Projektplan
Projektisuunnitelma laaditaan projektin suunnitteluvaiheessa G1-päätöksen jälkeen. Hyväksytty projektikuvaus toimii lähtötietona projektisuunnitelman laatimiselle. Projektisuunnitelma on realistinen suunnitelma projektin toteuttamiseksi sisältäen muun muassa kuvauksen projektin laajuudesta ja rajauksista, projektin aikataulun, budjetin ja organisoinnin. Projektisuunnitelma hyväksytään päätöksentekopisteessä G2. Hyväksytty projektisuunnitelma toimii vertailukohtana (baselinena) projektin edistymisen seurannalle ja muutostenhallinnalle. Projektisuunnitelmaa voidaan muuttaa vain projektin omistajan (ja ohjausryhmän) päätöksellä.
Ensimmäinen oma projekti alkamassa? Tutustu Projektityön perusteet -valmennukseen!
Projektijohtamisen standardit
Projektijohtamisen kansainvälisiä standardeja ovat ensi sijassa ISO:n julkaisemat 21000-sarjaan kuuluvat standardit, joista osan on vahvistanut ja suomentanut myös SFS. Näitä SFS:n vahvistamia standardeja, joiden mukaan linjassa on myös Projektijohtamismalli, ovat SFS-ISO 21500 (Ohjeita projektinhallinnasta), SFS-ISO 21504 (Ohjeita salkunhallinnasta), SFS-ISO 21503 (Ohjeita ohjelmanhallinnasta) ja SFS-ISO 21506 (Projektin-, ohjelman- ja salkunhallinta. Sanasto).
Tunnetumpi standardi on kuitenkin PMI:n julkaisema Yhdysvaltain standardointijärjestön ANSI:n standardi ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)”. Tämä standari on linjassa myös ISO-standardien kanssa, joskin huomattavasti syvemmälle aiheeseen paneutuva.
Projektitoimisto
Myös projektipalvelut
ENG: Project Management Office (PMO)
SV: Projektledningskontor
Projektitoimisto on yksikkö, asiantuntijaryhmä tai henkilö, joka on vastuussa projektimallin ja projektijohtamisen menetelmien kehittämisestä, ylläpitämisestä ja tukemisesta. Lisäksi projektitoimisto tyypillisesti vastaa projektijohtamisen osaamisen kehittämisestä (yhdessä HR:n kanssa) sekä projektisalkunhallinnan prosessien kehittämisestä, ylläpitämisestä ja tukemisesta.
Lisää PMO:n tehtävistä ja perustamisesta saat tietää PMO-ammattilaisten PM Master -valmennusohjelmasta. Olemme valmentaneet PMO-ammattilaisia jo vuodesta 2001!
Projektityyppi
ENG: Project Type
SV: Projekttyp
Projektityyppi on jokaiseen projektiin liitettävissä oleva luokittelu-/metatieto. Projektityyppitietoa käytetään muun muassa projektisalkkunäkymien luomisessa. Eri projektityypeille voidaan määritellä erilaisia toteutusmalleja sekä muuta tyyppikohtaista ohjeistusta projektin toteutusvaiheeseen. Organisaation projektityypit on kuvattu Projektiohjeessa.
Prosessi
ENG: Process
SV: Process
Prosessi on toistuva, toisistaan riippuvien tehtävien muodostama tehtäväketju, jonka tuotoksena voi syntyä esimerkiksi palvelu tai tuotos. Organisaation prosessit kuvataan usein prosessikuvauksin, jotta ne voidaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti. Projektit eroavat prosesseista siten, että projektit ovat ainutkertaisia ja tilapäisiä. Projektien johtamisessa ja toteutuksessa hyödynnetään kuitenkin prosesseja.
Päätöksentekopiste
Myös portti
ENG: Decision Point (Gate, G)
SV: Beslutspunkt (Port)
Päätöksentekopiste eli portti (G) on projektin elinkaaren vaiheiden alkuun ja loppuun sijoittuva ajanhetki, jolloin tehdään päätös projektin etenemisestä. Esimerkiksi ABC Projektijohtamismallissa on viisi porttia: G0, G1, G2, G3, G4.
Organisaation projektijohtamismallissa määritellään, millä organisaatiotasolla mikäkin porttipäätös (G0-G4) tehdään. Jokaisessa päätöksentekopisteessä tehdään päätös, saako projekti edetä seuraavaan vaiheeseen, lopetetaanko projekti, tarvitaanko päätöstä varten lisäselvityksiä tai pysäytetäänkö projekti tilapäisesti (esimerkiksi odottamaan päätöksiä, tuotoksia tai resursseja muualta).
Rajaukset
ENG: Limitations
SV: Avgränsningar
Projektin rajaukset kuvaavat sellaisia projektin lähellä olevia tai siihen riippuvuussuhteessa olevia tehtäviä (tai muita projekteja), jotka eivät kuulu kyseisen projektin laajuuteen. Rajausten kuvaamisen avulla täsmennetään projektin laajuutta.
Riskien toimenpidesuunnitelma
ENG: Risk Response Plan
SV: Riskbehandlingsplan
Projektin riskien toimenpidesuunnitelma on dokumentti, johon kuvataan projektin tunnistetut riskit, niiden arvioidut todennäköisyydet ja vaikutukset. Lisäksi riskien toimenpidesuunnitelma sisältää riskinhallintatoimenpiteet riskien ehkäisemiseksi ja pienentämiseksi, tai miten niiden toteutumisen voidaan varautua, sekä toimenpiteisiin liittyvät vastuut.
Sertifikaatti
Sertifikaatti on laajasti tunnustettu todiste projektiosaamisesta. Sertifikaatteja voi suorittaa joko projektiosaamisesta yleisesti tai tietyltä projektitoiminnan osa-alueelta, kuten projektitoimiston (PMO) johtamisesta.
Voit sertifioida projektiosaamistasi urasi kaikissa vaiheissa. Tutustu erilaisiin sertifikaatteihin täällä.
Seuranta
ENG: Monitoring
SV: Uppföljning
Projektin seurannalla tarkoitetaan projektin etenemisen toteamista, analysointia, ennustamista ja raportointia. Projektin tilannetta verrataan suhteessa voimassa olevaan suunnitelmaan (vertailukohtaan, baselineen).
Sidosryhmien hallintasuunnitelma
ENG: Stakeholder Management Plan
SV: Plan för intressenthantering
Projektin sidosryhmien hallintasuunnitelma on dokumentti, jossa analysoidaan projektin eri sidosryhmien tarpeita ja vaikutuksia ja luokitellaan sidosryhmiä analyysin perusteella. Lisäksi sidosryhmien hallintasuunnitelmassa kuvataan suunnitellut sidosryhmien hallintatoimenpiteet, kuten viestintä, osallistaminen ja vaikuttaminen, sekä toimenpiteisiin liittyvät vastuut. Sidosryhmien hallinta kohdistuu tyypillisesti projektiorganisaation ulkopuolisiin sidosryhmiin.
Sidosryhmä
ENG: Stakeholder (Interest Group)
SV: Intressent
Projektin sidosryhmiä ovat kaikki henkilöt, ryhmät, organisaatiot tai muut tahot, jotka voivat vaikuttaa projektiin tai joihin projekti vaikuttaa. Sidosryhmät eivät aina osallistu aktiivisesti projektin toteuttamiseen. Sidosryhmät voivat olla joko aktiivisia tai passiivisia projektin suhteen ja heidän asennoitumisensa voi olla positiivista, neutraalia tai negatiivista.
Henkilö, ryhmä tai organisaatio, jolla on johonkin projektin osa-alueeseen liittyviä tavoitteita tai vaikutusmahdollisuuksia tai joka on tai kokee olevansa projektin (3.59), ohjelman (3.50) tai salkun (3.42) jonkin osa-alueen vaikutuksen kohteena (SFS-ISO 21506).
Suunnitteluvaihe
ENG: Planning Phase
SV: Planeringsfas
Projektin suunnitteluvaihe sijoittuu porttien G1-G2 välille. Projektin suunnitteluvaiheen tärkein tavoite on dokumentoida suunnittelutyön tulokset projektisuunnitelmaksi. Projektisuunnitelma sisältää tiedot siitä, mitkä kaikki tuotokset tulee olla valmiina, kun projekti päättyy, miten projektia tullaan johtamaan ja mitkä ovat tuotosten hyväksymiskriteerit ja -prosessi. Projektipäällikkö on vastuussa projektisuunnitelman laatimisesta. Suunnitteluvaihe päättyy porttiin G2, jossa projektisuunnitelman versio 1.0 hyväksytään.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Tehtävä
ENG: Task, Activity
SV: Aktivitet
Projektin toteutus koostuu useista erilaajuisista tehtävistä. Projektiin kuuluvat tehtävät määritetään suunnittelun yhteydessä ja tunnistetaan projektin osituksen avulla. Jokaiselle tehtävälle määritetään vastuuhenkilö ja tehtävät aikataulutetaan.
Projektin suunnittelumenetelmät opit Projektityön perusteet -valmennuksessa!
Toteutuksen tavoitteet
ENG: Implementation objectives
SV: Genomförandemål, implementeringsmål
Projektin toteutuksen tavoitteet tarkoittavat projektin tuotoksiin, aikatauluun ja kustannuksiin kohdistuvia, projektin toteutusta ohjaavia tavoitteita, jotka esitetään usein tavoitekolmion muodossa. Tuotostavoite viittaa projektin konkreettisten lopputulosten laajuuteen ja laatuun. Kustannustavoitteet sisältävät myös projektin resurssitarpeen eli työkustannukset. Toteutuksen tavoitteet ovat riippuvaisia toisistaan, ja yhteen tavoitteeseen kohdistuvat muutokset vaikuttavat myös toisiin tavoitteisiin. Esimerkiksi jos projektin tuotostavoitteita laajennetaan, se vaikuttaa väistämättä myös aikatauluun ja/tai kustannuksiin.
Toteutusvaihe
ENG: Execution phase
SV: Genomförandefas
Projektin toteutusvaihe sijoittuu porttien G2-G3 välille. Projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten vastuulla on, että kaikki hyväksytyn projektisuunnitelman tehtävät suoritetaan toteutusvaiheen aikana. Projektipäällikkö raportoi projektin edistymisestä ohjausryhmälle. Toteutusvaihe päättyy porttiin G3, jossa projektin tuotokset hyväksytään.
Tuotos
Myös lopputuote
ENG: Deliverable (end product)
SV: Leverabel
Projektin tuotos on mitattava tai todennettava tuotos tai tuote, joka on saatava aikaan projektin lopputuloksena. Projektiin voi liittyä useita osa- tai välituotoksia. Projektin lopulliset tuotokset hyväksytään projektin toteutusvaiheen päätteeksi G3-päätöksen yhteydessä.
Vaatimukset
ENG: Requirements
SV: Krav
Vaatimukset kuvaavat täsmällisesti määritellyt tarpeet ja odotukset projektin tuotoksia koskien. Vaatimukset voidaan jakaa esimerkiksi toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin vaatimuksiin. Esimerkiksi IT-projektissa toiminnalliset vaatimukset kuvaavat ohjelmistolta vaadittavat ominaisuudet. Ei-toiminnalliset vaatimukset taas kuvaavat määritellyt vaatimukset muun muassa käytettävyydelle, luotettavuudelle, suorituskyvylle ja ylläpidon helppoudelle (laatuvaatimukset).
Valmisteluvaihe
ENG: Preparation phase
SV: Preparationfas
Projektin valmisteluvaihe sijoittuu porttien G0-G1 välille. Valmisteluvaiheen aikana projektiehdotusta työstetään edelleen, suoritetaan tarpeelliset esiselvitykset liiketoiminnallisista lähtökohdista ja dokumentoidaan valmistelutyön tulokset projektikuvaukseksi. Valmisteluvaiheesta vastaa projektin omistaja. Työ tehdään usein normaalina linja-, johtamis- ja asiantuntijatyönä. Valmisteluvaihe päättyy porttiin G1, jossa projektikuvaus hyväksytään.
Viestintäsuunnitelma
ENG: Communication Plan
SV: Kommunikationsplan
Projektin viestintäsuunnitelma on dokumentti, jossa kuvataan, miten projektin eri sidosryhmien kanssa viestitään projektin aikana. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan, mitä kullekin sidosryhmälle viestitään, millä keinoilla ja kanavilla, milloin ja kenen toimesta. Projektin viestintäsuunnitelma voi olla erillinen dokumenttinsa tai se voi sisältyä projektisuunnitelmaan.
Projektiviestinnässä tarvittavia taitoja opit kaikille avoimissa projektivalmennuksissamme!
Virstanpylväs
Myös tarkistuspiste
ENG: Milestone (MS)
SV: Milstolpe
Virstanpylväät jakavat projektin toteutustyön vaiheisiin tai ovat muuten merkittäviä tapahtumia tai tarkistuspisteitä. Näiden määrä ja ajoitus riippuvat projektin sisällöstä ja valitusta toteutusmallista. Ne sijoittuvat tyypillisesti projektin jonkin toteutusvaiheen tai osatuotoksen valmistumiseen. Tarkistuspisteet mahdollistavat projektin toteutuksen seurannan.
Projektin (3.59), ohjelman (3.50) tai salkun (3.42) tarkistuspiste, joka on merkittävä ja joko suunniteltu tai joka tullaan suunnittelemaan (SFS-ISO 21506).
Tarvitsetko taitoja projekteissa toimimiseen?
Projektien sanastoa ja erilaisia projektitoiminnassa vaadittavia taitoja opit kaikille avoimissa projektivalmennuksissamme. Tutustu koulutuskalenterin tarjontaan!
Virpi Elers
Kuulumisia
Kokemuksia tekoälystä projektipäällikön työkaluna
Millaisia käyttötapoja projektipäällikkömme Päivi on löytänyt tekoälylle projektityössä? Missä tekoäly on erityinen valttikortti? Lue Päivin ajatukset tästä kirjoituksesta.
Helpotusta muutoskylläisyyteen muutosportfolion johtamisella
Milloin muutosta on liikaa? Silloin, kun ämpäri valuu yli. Muutosjohtamistakin valmentaja ja siinä konsultoiva Virpi Elers kertoo, kuinka muutosportfolio parantaa muutoksessa onnistumista muutoskylläisyyttä ehkäisemällä.
Yksilön muutosmatka osana laajaa muutosohjelmaa
Niin pienen kuin isonkin muutoksen onnistuminen on loppujen lopuksi kiinni ihmisistä. Muutoksen johtaminen myös yksilön tasolla auttaa sitouttamaan ihmiset tavoiteltuun muutokseen ja saamaan aikaan pysyvän toiminnan muuttamisen.
