Projektinhallintaa voi tehdä etänä - Koska projektien kuuluu onnistua - Kumura Oy

Etätyö ja sen mahdollistaminen työntekijöille on viime vuosina noussut Suomessa julkiseen keskusteluun. Yhä useammalla työntekijällä on mahdollisuus tehdä ainakin osa työajasta työpaikan ulkopuolella. Monille työntekijöille etätyömahdollisuus antaa paremman tavan sovittaa yhteen työ ja perhe-elämä.

TYÖKALUT TAIPUVAT MONEEN

Modernit tietotyöläisen kokoustyökalut mahdollistavat nykyään erilaisten kokousten pitämisen virtuaalisesti. Etäosallistujilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua kokoukseen siinä missä neuvotteluhuoneessa istuvat kollegatkin. Samoin käytössä olevat sähköiset työtilat antavat mahdollisuuden dokumenttien tallentamiseen ja muokkaamiseen istumapaikasta riippumatta.

Projektin tilannekuvan ylläpitäminen ja seuraaminen on myös nykyään mahdollista erilaisissa tiimityöskentelytiloissa ja täten etäjäsenen on mahdollista seurata ja työstää projektin tehtäviä siinä missä muidenkin projektiryhmän jäsenien.

MITÄ PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ TEKEE?

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu yleensä mm. projektidokumentaation laatimista, projektikokousten järjestämistä, viestintää ja kommunikointia sähköpostilla sekä puhelimitse, erilaista raportointia sekä projektin tilannekuvan ylläpitämistä. Modernit työkalut mahdollistavat kaiken edellä mainitun tekemisen myös etänä projektiryhmästä.
Monissa projekteissa projektiorganisaatio koostuu asiakkaan ja järjestelmätoimittajan lisäksi muista sidosryhmistä. Läheskään aina kaikki projektiorganisaation jäsenet eivät ole edes fyysisesti samalla paikkakunnalla. Tämän takia monet projektikokoukset hoidetaan ainakin osittain virtuaalikokouksina.

KAIKKEA EI VOI KOKEA ETÄNÄ

Projektin käynnistysvaiheessa ja projektiryhmään tutustuessa projektipäällikön läsnäolo on enemmän kuin perusteltua. Tutustuminen projektiryhmän jäseniin ja muihin sidosryhmiin rakentaa luottamusta, jota tullaan tarvitsemaan projektien kuluessa, projektista riippumatta.

Vaikka kokoustyökalut mahdollistavat virtuaalikokouksissa helpon tavan jakaa dokumentteja ja katsella samaa, käsiteltävää dokumenttia, niin jotain kokouksesta jää kuitenkin puuttumaan: kehonkielen havaitseminen. Mitä vaikeampi, monimutkaisempi tai tunnepitoisempi käsiteltävä asia on, sen tärkeämpää kehonkielen havaitseminen projektipäällikölle olisi. Esimerkkinä edellä mainitusta asiasta voisi vaikka olla reklamaatiotilanteet ja niiden käsittely. Näiden asioiden käsittely etänä ei todennäköisesti johda parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.

Projekteissa tulee välillä vastaan myös ongelmatilanteita, jotka johtuvat projektiryhmän sisäisistä ristiriidoista tai henkilökemioista. Näiden ongelmatilanteiden hoitamiseen projektipäällikkö tarvitsee hieman muutakin kuin virtuaalikokoustyökalun ja tunnin kalenterivarauksen. Parempana tapana voisi olla vaikka kahdenkeskinen keskustelu kahvikupposen äärellä….olla läsnä.

On myös olemassa projekteja, joissa esimerkiksi koko kehitystiimi istuu samoissa työtiloissa ja vieläpä mahdollisesti lähellä loppuasiakasta. Tällaisissa projekteissa etäprojektipäällikkö ei todennäköisesti pääse kiinni päivittäiseen tekemiseen ja voi jäädä hyvinkin etäiseksi.

MIKSI PROJEKTINHALLINTAA VOI TEHDÄ ETÄNÄ?

Projektinhallintaa voi todellakin tehdä etänä, kiitos modernien kokoustyökalujen. Modernien kokoustyökalujen lisäksi projektipäällikkö hyödyntää jokapäiväisessä yhteydenpidossa puheluja. Monet projektissa esiin tulevat asiat on syytä käydä sähköpostin lisäksi läpi myös puhelimitse. On kuitenkin muistettava, että aivan kaikkia tilanteita ja projektien vaiheita ei voi onnistuneesti hoitaa etänä. Näiden tilanteiden tunnistaminen vaatii projektipäälliköltä pelisilmää ja tunneälytaitoja. Ammattitaitoisella projektipäälliköllä toki näitäkin taitoja löytyy, tehtiin töitä sitten etänä tai läsnäolevana?

Juha Eerola on toiminut viimeiset 10 vuotta Sote-ICT-projektien parissa niin järjestelmätoimittajan kuin asiakkaankin puolella. Juhan tuo kokemuksellaan projekteihin projektinhallinnan lisäksi asiakaslähtöisyyttä.

Kumura Oy on olemassa, koska projektien kuuluu onnistua. Autamme asiakkaitamme onnistumaan projektitoiminnassa ja yksittäisissä projekteissa. Edistämme projektikulttuuria sen kaikilla tasoilla. Otamme projektit vakavasti.